Informationssystem mit Verdichtungstechnik (SAP-Bibliothek

Informationssystem mit Verdichtungstechnik

Verwendung

Das Informationssystem für Investitionsprogramme besteht neben den Recherchen für die "normale" Datenbank eines Systems/Mandanten, aus Recherchen, die auf eine Verdichtungsdatenbank zugreifen. Die Verdichtungsdatenbank ermöglicht es, einen verdichteten Datenbestand von einem Investitionsprogramm sowie den zugehörigen Maßnahmenanforderungen und Maßnahmen fortzuschreiben und auszuwerten. Dies hat folgende Vorteile:

Die Recherchen, die auf den verdichteten Datenbestand zugreifen, haben eine bessere Performance als unverdichtete Auswertungen.

In eine Verdichtungsdatenbank können auch Daten von mehreren dezentralen Systemen einfließen. Diese dezentralen Systeme können R/3-Systeme, R/2-Systeme oder Fremdsysteme sein.

Da die Verdichtungsdatenbank in mehreren Versionen verwaltbar ist, können beliebig viele "Snapshots" zu den Investitionsdaten eines Unternehmen verwaltet werden. Auf diese Weise lassen sich Zeitreihen zu den Investitionsentwicklungen eines Unternehmens bilden.

Die Möglichkeit zur Berichterstattung über Vergangenheitsdaten besteht auch dann noch, wenn die auszuwertenden Objekte bereits aus dem System gelöscht wurden.

Funktionsumfang

Kernstück des Verdichtungsreportings ist die sogenannte Verdichtungsdatenbank. Dort können Sie periodisch die verdichteten Merkmale und Kennzahlen zu Investitionsprogrammen, zugehörigen Maßnahmenanforderungen und Maßnahmen ablegen. Sie beinhaltet drei verschiedene Arten von Daten:

Die eigentlichen Werte

Die Stammdaten

Die Investitionsprogrammhierarchie.

Die Verdichtungsdatenbank ist mandatenabhängig. Je Mandant können Sie nur eine Verdichtungsdatenbank für Investitionsprogramme definieren. Dazu sind aber je Mandant beliebig viele Verdichtungsversionen definierbar.

Datenübergabe

Je nach Quelle der Verdichtungsdaten stehen im System unterschiedliche Funktionen für die Übergabe der Daten an die Verdichtungsdatenbank zur Verfügung (Investitionsprogramme ® Periodische Arbeiten ® Verdichtung):

Wenn die Verdichtungsdaten aus demselben Mandanten/R/3-System kommen, wie der Mandant/System in dem die Verdichtungsdatenbank verwaltet wird, können Sie die Verdichtungsdaten sofort selektieren (Programm kopieren) und anschließend in die Verdichtungsdatenbank schreiben (Werte verdichten).

Wenn die Versorgung der Verdichtungsdatenbank aus dezentralen R/3-Systemen erfolgen soll, müssen Sie die Daten in den dezentralen Systemen zunächst in eine entsprechende Datei exportieren (Ausgabe in File). Danach können Sie die Datei im zentralen System einspielen und dort verdichten (Einlesen aus File).

Beim Export der Daten in eine Datei können Sie entscheiden, ob Sie bereits verdichtete Daten oder unverdichtete Daten selektieren möchten. Der erste Fall ist dann sinnvoll, wenn das datenliefernde System eine eigene Verdichtungsdatenbank hat, die mit den Daten untergeordneter Systeme (Konzerngesellschaften) versorgt wird.

Für Daten, die aus einem R/2 RK-P System kommen, steht ein Beschaffungsprogramm zur Verfügung, das die Daten aus den relevanten Projekten selektiert und im R/3-Auswertungssystem in die Verdichtungsdatenbank schreibt. Dazu kann im R/2 RK-P ein Projekt (direkt oder über eine Maßnahmenanforderung) einer Investitionsprogrammposition des Auswertungssystems zugeordnet werden.

Zur Fortschreibung der Verdichtungsdatenbank aus externen Systemen stehen entsprechende Schnittstellen zur Verfügung (vgl. Besonderheiten bei der Verdichtung aus dezentralen Systemen).

Entitäten

Neben der Investitionsprogrammstruktur und den Werten kann die Verdichtungsdatenbank auch mit Schlüssel und Kurztext folgender Entitäten versorgt werden:

Maßnahmen

Maßnahmenanforderungen

Profit Center

Kostenstellen

Werke

Technische Plätze

Die Speicherung von Schlüssel und Kurztext der Entitäten in der Verdichtungsdatenbank ist erforderlich, damit diese Entitäten in Auswertungen angezeigt werden können. Dies gilt auch für die Verdichtung innerhalb eines System/Mandanten. Die entsprechende Funktion finden Sie unter Investitionsprogramme ® Periodische Arbeiten ® Verdichtung.

Die Speicherung in der Verdichtungsdatenbank hat den Vorteil, daß die Entitäten auch noch zur Verfügung stehen, wenn sie in der aktuellen Datenbank geändert oder reorganisiert wurden.

Verdichtbare Merkmale

Der Verdichtungseffekt wird dadurch erreicht, daß das System die Werte eines Investitionsprogramms nicht über alle Merkmale und alle Merkmalsausprägungen speichert, sondern über bestimmte Merkmale verdichtet. Wenn Sie zum Beispiel aus der Verdichtungsdatenbank nur Auswertungen über Organisationseinheiten erzeugen möchten, müssen die Investitionsdaten nicht mehr auf Objektebene gespeichert werden. Das System kann in diesem Fall über die Merkmale "Maßnahme" und "Maßnahmenanforderung" verdichten. Auf diese Weise ist die Anzahl der Datensätze in der Verdichtungsdatenbank erheblich verringerbar.

Per Customizing können Sie einstellen, welche Merkmale das System in der Verdichtungsdatenbank unverdichtet lassen soll und welche verdichtet werden sollen (Informationssystem mit Verdichtungstechnik).

Über die Merkmale "Geschäftsjahr", "Planversion" und "Werttyp" kann nicht verdichtet werden, da sonst die Information, um welchen Typ von Kennzahl es sich handelt, verloren geht. Eine Verdichtung über die Merkmale "Investitionsprogramm" oder "Genehmigungsjahr" ist ebenfalls nicht möglich, da die Verdichtungsdaten immer mit Bezug auf ein Investitionsprogramm abgelegt werden müssen. Da die meisten Standardauswertungen die Programmpositionen als Aufrißmerkmal verwenden, ist eine Verdichtung des Merkmals "Programmposition im allgemeinen ebenfalls nicht sinnvoll.

Verdichtung nach Größenordnung

Wenn Sie die Merkmale "Maßnahmenanforderung" oder "Maßnahme" in der Verdichtungsdatenbank in Einzeldarstellung (d.h. unverdichtet) führen, können Sie per Customizing festlegen, daß Objekte bestimmter Größenordnungen trotzdem verdichtet werden. Entfernen Sie hierzu das Kennzeichen "Einzeldarstellung" aus der Definition der jeweiligen Größenordnung (Maßnahmenanforderungen ® Stammdaten ® Ausprägungen der Stammdatenfelder ® Größenordnung definieren).

Auf diese Weise ist es im Verdichtungsreporting möglich, bei wertmäßig unbedeutenden Maßnahmen/-anforderungen auf eine Einzeldarstellung zu verzichten, während größere Maßnahmen/Maßnahmenanforderungen einzeln gezeigt werden.

Die Größenordnung wird in den Stammdaten von Programmpositionen, Maßnahmenenanforderungen sowie Maßnahmen geführt. Die Größenordnung eines Objektes, welches nicht in R/3 geführt wird, bestimmt das System aus der Größenordnung der zugehörigen Maßnahmenanforderung oder Investitionsprogrammposition.

Verdichtungsversionen

Um zu einem Investitionsprogramm mehrere "Snapshots" zu ermöglichen, speichert das System die Daten der Verdichtungsdatenbank in sogenannten Verdichtungsversionen. Auf diese Weise können Sie zu einem Investitionsprogramm verschiedene Zustände in der Verdichtungsdatenbank "konservieren". Bei der Datenbeschaffung sowie bei Auswertungen müssen Sie die Verdichtungsversion angeben. Erfolgt die Datenbeschaffung für eine Verdichtungsversion, zu der es bereits Daten in der Verdichtungsdatenbank gibt, überschreibt das System die bereits vorhandenen Daten.

Verdichtungsversionen

Per Customizing können Sie beliebig viele Verdichtungsversionen definieren (Informationssystem ® Informationssystem mit Verdichtungstechnik). Eine Verdichtungsversion besteht nur aus einem Schlüssel und einem Text.

Aktivitäten

Das Erzeugen einer Verdichtungsdatenbank erfolgt in folgenden Schritten (Periodische Arbeiten ® Verdichtung):

Kopieren des Investitionsprogramms in die Verdichtungsdatenbank (Verdichtung ® Im eigenen Mandanten ® Programm kopieren).

Exportieren der Investitionsprogrammwerte aus den auszuwertenden Systemen in jeweils eine Datei (Verdichtung ® Ausgabe in File).

Exportieren der Entitäten der auszuwertenden Systeme in jeweil eine Datei

Importieren der Investitionsprogrammwerte und Entitäten (Verdichtung ® Einlesen aus File)

Das Exportieren und Importieren kann entfallen, wenn keine dezentralen Systeme ausgewertet werden sollen (alle Daten befinden sich im System/Mandant der Verdichtungsdatenbank). Stattdessen müssen Sie hier die Funktionen Werte verdichten und Entitäten kopieren ausführen (unter: Verdichtung ® Im eigenen Mandanten).

Zu Release 4.0 kann sich ein Verdichtungsbericht immer nur auf ein Investitionsprogramm beziehen. Außerdem ist ein Bericht, der verschiedene „Snapshots" eines Investitionsprogramms und die Programmhierarchie auswertet, nur dann möglich, wenn die Programmhierarchie in allen "Snapshots" identisch ist.