Belegvorerfassung (SAP-Bibliothek - Releaseinformationen 46C)

Belegvorerfassung

Verwendung

Ab Release 4.6C können Sie Rechnungsbelege vorerfassen. Dabei werden folgende Prozeße unterschieden:

Belegvorerfassung von einem Sachbearbeiter

Ein Sachbearbeiter wird beim Hinzufügen von Rechnungen unterbrochen. Um die schon erfaßten Daten nicht nochmals bearbeiten zu müssen, kann er die Daten der Lieferantenrechnung

Merken: Es finden keine Prüfungen statt, nur die eingegebenen Daten und Selektionen werden gesichert.

Vorerfassen: Es finden erste Fortschreibungen statt, z.B. Bestellentwicklung, Steuerdaten, offene Kreditorenposten

Vollständig sichern: Der Saldo muß Null sein und es finden weitere Fortschreibungen statt, z.B. das Bestellobligo.

Diese gesicherten Rechnungsbelege kann er beim Weiterbearbeiten buchen.

Belegvorerfassung von mehreren Sachbearbeitern mit Anbindung an Workflow

Ein Mitarbeiter hat die Aufgabe, die Daten der Lieferantenrechnung ohne Prüfungen zu merken oder vorzuerfassen. Ein weiterer Mitarbeiter prüft und bucht dann die vorerfaßten Rechnungsbelege. Dieser Ablauf kann über einen Workflow gesteuert werden: Die Mitarbeiter können per Workflow informiert werden, wenn Rechnungsbelege

vorerfaßt sind

vollständig sind und einen Freigabeverfahren unterliegen

Die Belegvorerfassung wird im Design der Logistik-Rechnungsprüfung angezeigt. Damit stehen Ihnen u.a. folgende Funktionen zur Verfügung:

Bestellstruktur

Arbeitsvorrat

Anderer Rechnungsbeleg

Rechnungsbeleg merken

Rechnungsbeleg simulieren

Meldungen anzeigen

Hilfe neben der Anwendung anzeigen

Kopf ein- und ausblenden

Direktbuchen auf Sach- und Materialkonten

Weitere Informationen finden Sie in der Release-Information Erweiterungen in der Logsitik-Rechnungsprüfung .

Weitere Funktion zum Bearbeiten vorerfaßter Belege sind:

Änderungsbelege anzeigen

In den Änderungsbelegen werden alle Änderungen protokolliert unter Angabe der Belegnummer, Zeit des Änderns und des Änderers. Wählen Sie dazu Springen-> Änderungsbelege anzeigen .

Zuordnung aktualisieren

Wenn wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorhanden ist und noch kein Wareneingang gebucht wurde, können Sie bereits durch Sichern der Zuordnung auch ohne Rechnungspositionen einen Rechnungsbeleg vorerfassen. Wenn Sie später diesen vorerfaßten Rechnungsbeleg weiterbearbeiten möchten, und mittlerweile schon ein Wareneingang gebucht wurde, kann das System diesen Wareneingang finden. Wählen Sie dazu das Symbol Zuordnung aktualisieren .

Bisher konnten nur Rechnungsbelege vorerfaßt werden, die mit der herkömmlichen Rechnungsprüfung gebucht werden sollten.

Auswirkungen auf das Customizing

Um eine Anbindung an den Workflow einzustellen, pflegen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Logistik-Rechnungsprüfung die Aktivitäten:

Workflowmuster für Vervollständigung aktivieren

Freigabekriterien festlegen

Workflowmuster für Freigabe zum Buchen aktivieren

Siehe auch

Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter der Komponente Logistik-Rechnungsprüfung -> Belegvorerfassung und unter der Komponente MM - Materialwirtschaft: Workflow-Szenarios -> Vorerfassung: Rechnung vervollständigen (MM-IV-LIV) und Vorerfassung: Freigabe vollständiger Rechnungsbelege (MM-IV-LIV).