Nachträgliche Erfassung von Absprachen 

Verwendung

Im normalen Ablauf der Prozeßkette erfolgt die Erfassung der Absprachen vor der Anlage der umsatzrelevanten Belege. Bei der Preisfindung zu einer Belegposition werden die Konditionssätze ermittelt und in die Belegkonditionen eingestellt. Aufgrund der Einstellung in die Belegkonditionen erfolgt anschließend die Fortschreibung der Umsätze in die Informationsstrukturen des LIS.

In manchen Fällen ist jedoch die rechtzeitige Anlage einer Absprache nicht möglich, z.B.:

In beiden Fällen sind bereits Belege im System vorhanden und es wird nachträglich eine Absprache erfaßt, deren Konditionssätze in den Belegkonditionen nicht vorkommt, obwohl dies bei rechtzeitiger Erfassung der Absprache der Fall gewesen wäre.

Ob eine Absprache nachträglich erfaßt worden ist, können Sie am Erfassungsdatum erkennen (siehe Absprachenpflege ® Zusätze ® Statusinformation). Für Konditionssätze, insbesondere für die Periodenkonditionssätze existiert ein entsprechendes Kennzeichen in der Detailsicht, das Sie bei Bedarf auch ändern können.

Eine Absprache gilt als nachträglich erfaßt, wenn Ihr Gültigkeitszeitraum vor der oder am Tag der Erfassung beginnt. Es können also bereits relevante Belege im System vorhanden sein.

Ein Konditionssatz gilt ebenfalls als nachträglich erfaßt, wenn sein Gültigkeitszeitraum vor der oder am Tag der Erfassung beginnt. Nur eine nachträglich erfaßte Absprache kann also nachträglich erfaßte Konditionssätze enthalten.

Absprache 1, gültig vom 01.01. – 31.12.,
erfaßt am 01.03, 10 Uhr,
monatliche Periodenkonditionen (periodische Teilabrechnung),
Fortschreibung zum Rechnungseingang

Bestellung 4500000010, erfaßt am 10.02.,
Rechnungsnummer 5000000100, Belegdatum 10.03,
Rechnungsnummer 5000000140, Belegdatum 02.04

Bestellung 4500000020, erfaßt am 01.03., 9 Uhr,
Rechnungsnummer 5000000120,

Bestellung 4500000030, erfaßt am 06.03.,
Rechnungsnummer 5000000130

Im obigen Beispiel wurde die Absprache 1 am 01.03. um 10 Uhr erfaßt. Da ihr Gültigkeitsbeginn der 01.01. ist, gilt sie als nachträglich erfaßt. Für die Periodenkonditionssätze der Monate Januar, Februar, aber auch März ist das Kennzeichen Nachträgliche Erfassung gesetzt.

Für den Einkaufsbeleg 4500000030 erfolgt die Fortschreibung der Umsätze auf reguläre Art und Weise (hier beim Rechnungseingang). Für die Belege 4500000010 und 4500000020 ist dies nicht möglich, da in den Belegkonditionen kein Konditionssatz der Absprache 1 eingestellt worden ist, also der Anstoß für die Fortschreibung fehlt.

Aktivitäten

Bei Umsätzen, die nach dem Anlegen der Absprache erfaßt werden, erfolgt eine normale Fortschreibung. Für diejenigen Belege, die vor der Anlage der Absprache erfaßt worden sind, ist jedoch eine nachträgliche Ermittlung und Fortschreibung der Umsätze nötig.

Informationen dazu, wie Sie die fehlenden Umsätze zu nachträglich erfaßten Absprachen und Konditionssätzen ermitteln, finden Sie in Nachträgliche Umsatzfortschreibung in der Nachträglichen Abrechnung.