Anfang des Inhaltsbereichs

Prozessdokumentation Ablageszenarios mit Integration der Barcode-Technologie Dokument im Navigationsbaum lokalisieren

Einsatzmöglichkeiten

Sie setzen die Ablageszenarios mit Integration der Barcode-Technologie ein, wenn Sie die Verknüpfung zwischen Dokument und Anwendungsbeleg automatisieren, aber den Arbeits- und Papierfluß nicht umstellen wollen. Das Dokument wird bei diesen Ablageszenarios weiterhin in Papierform durch die Firma gereicht.

Zwei verschiedene Szenarios werden von ArchiveLink unterstützt:

Das Ablegen erfolgt zeitlich nach der Erfassung des Anwendungsbelegs.

Das Szenario wird bei hohen Belegaufkommen genutzt, um den Verknüpfungsvorgang zu automatisieren. Mit diesem Szenario ist es auch möglich, genau ein Dokument mit mehreren SAP-Business-Objekten zu verknüpfen.

Das Ablegen erfolgt zeitlich vor der Erfassung des Anwendungsbelegs.

Das Dokument wird früh abgelegt, aber trotzdem auf Papier zum verantwortlichen Sachbearbeiter transportiert. Mit diesem Szenario ist es möglich, mehrere eingehende Dokumente mit genau einem Business-Objekt zu verknüpfen. Dafür muß auf mehreren Dokumenten der gleiche Barcode aufgebracht sein. Nur für diesen Sonderfall wird das Szenario i. d. R. eingesetzt.

Zusätzlich ist es über die Strukturlinkgenerischen Objektdienste möglich, einem bereits existierenden Anwendungsbeleg den Barcode eines Dokuments zuzuordnen und somit nachträglich die Verknüpfung mit diesem Dokument herzustellen. Informationen dazu finden Sie im Kapitel Anbindung an die generischen Objektdienste unter Einem Objekt den Barcode eines Dokuments zuordnen.

Voraussetzungen

Die SAP-Anwendungskomponente muß

Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation ArchiveLink-Szenarios der Anwendungen. Wählen Sie in der SAP-Bibliothek Querschnittsdokumentation ® StrukturlinkArchiveLink - Szenarios der Anwendungen (BC- SRV-ARL).

Lesen Sie das Kapitel über Ihre Anwendungskomponente.

Ablauf

Auf der ersten Seite eines eingehenden Dokuments wird am Anfang des Verarbeitungsablaufs ein Barcode-Aufkleber aufgebracht.

Es folgen nun zwei unabhängige Schritte. Je nachdem, welcher Schritt zuerst durchgeführt wird, spricht man von spätem oder der frühem Ablegen mit Barcode.

  1. Das Dokument wird in Papierform in den Umlauf gegeben. Es wird zum verantwortlichen Sachbearbeiter transportiert, welcher den entsprechenden Anwendungsbeleg erfasst. Dabei gibt er auch die ID des auf das Dokument geklebten Barcodes ein. Das SAP-System erzeugt bei der Erfassung des Belegs ein Business-Objekt und vergibt eine Business-Objekt-ID. Die SAP-Anwendungskomponente meldet nun die Business-Objekt-ID zusammen mit der ID des vom Sachbearbeiter eingegebene Barcodes an ArchiveLink.
  2. Das Dokument wird in Papierform zur Scan-Stelle weitergereicht. Dort wird es eingescannt und abgelegt. Die Scan-Software des Ablagesystems erkennt den Wert des aufgeklebten Barcodes automatisch. Das Ablagesystem vergibt für das abgelegte Dokument eine Dokument-ID und meldet diese zusammen mit der Barcode-ID an SAP ArchiveLink.

Reihenfolge a – b: Spätes Ablegen mit Barcode

Reihenfolge b – a: Frühes Ablegen mit Barcode

Sobald einer der beiden Schritte ausgeführt wird, schreibt ArchiveLink die gemeldete Barcode-ID als sogenannten „offenen Barcode" in eine Tabelle. Sobald der zweite Schritt ausgeführt wird, kann das System über die Identität der beiden Barcodes die im zweiten Schritt gemeldete Barcode-ID der im ersten Schritt gemeldeten Barcode-ID zuordnen.

Hinweis

Von zentraler Wichtigkeit für das Funktionieren der Szenarios ist die korrekte Eingabe des Barcodes auf beiden Seiten. Wir empfehlen deshalb die maschinelle Barcodeerfassung mit einem Lesestift oder den Einsatz von Prüfziffernalgorithmen.

Ergebnis

Über der Zuordnung der Barcodes werden auch Dokument und Anwendungsbeleg miteinander verknüpft. Mit dieser Verknüpfung hat der Barcode seine Funktion verloren und wird aus der Tabelle der offenen Barcodes gelöscht.

Sie können den Verknüpfungseintrag auf folgende Arten überprüfen:

 Ende des Inhaltsbereichs