Formulieren Sie Meldungen so genau wie möglich. Meldungen sollten die aufgetretene Situation möglichst eindeutig beschreiben.

Meldungen sollten dem Benutzer - wenn möglich - eine direkte Hilfestellung zur Fehlerbehebung anbieten. Es ist günstiger, direkt eine Hilfestellung zu geben (s. Beispiele zu "Meldungen, die Aufforderungen an Benutzer enthalten können") als nur eine Fehlerdiagnose anzugeben. Ist dies nicht möglich, kann nur eine Fehlerdiagnose gegeben werden, die so präzise wie möglich in einem positiven Ton formuliert ist. Zusätzlich kann in runden Klammern eine Hilfestellung gesetzt werden, wenn diese bekannt ist.

Formulieren Sie Meldungen in einem freundlichen, positiven Ton und belehren Sie nicht den Benutzer. Vermeiden Sie nichtssagende oder belehrende Worte wie "dürfen", "müssen", "sollen", "gehören", "falsch", "unzulässig", "unvollständig", "nicht erlaubt" oder ähnliches.

Verwenden Sie ein Vokabular, das sich an der Aufgabe des Benutzers orientiert und für den Anwender verständlich ist. Vermeiden Sie auch Fehlermeldungen, die sich auf technische Funktionsweisen des Systems beziehen.

Bauen Sie Meldungen klar und einfach auf und verwenden Sie nur vollständige Satzteile (das erleichtert auch die Möglichkeit maschinell zu übersetzen). Artikel können weggelassen werden; ein Verb (mindestens: ist, sind) sollte aber immer vorhanden sein. Als Zeit ist nach Möglichkeit die Gegenwartsform zu wählen.

Es ist normale Groß-/Kleinschreibung zu verwenden. Verwenden Sie keine Groß- oder Sperrschrift, um Text herauszuheben; Ausnahme: Großschreibung für Reportnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen, Dateinamen.

Mischen Sie nicht mehrere Sprachen durcheinander, sondern verwenden Sie konsequent deutsche bzw. landesübliche Begriffe.

Schließen Sie die Meldung nicht durch ein Satzzeichen ab - auch nicht durch ein Ausrufungszeichen. Vorschläge zur Fehlerbehebung können in Klammern stehen. Setzen Sie nach Interpunktionszeichen immer ein Leerzeichen und davor kein Leerzeichen.

Verwenden Sie keine Sonderzeichen wie < > oder ähnlich, da sie dem Anwender nicht immer bekannt sind; Wertangaben wie z.B. % können verwendet werden. Meldungen dürfen nicht mit Sternchen (***) eingeleitet bzw. abgeschlossen werden. Setzen Sie Feldnamen, Reportnamen und Tabellennamen grundsätzlich nicht in Hochkommata.