ProzessVormerkungs- und Wartelistenverwaltung

 

Mit der Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung des SAP Patient Management können Sie eine flexible Planung durchführen. Sie stellt eine integrierte Form von Planung und Warteliste dar.

Vor der Einführung der Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung war es Ihnen nur möglich, über die Erweiterte Warteliste Bewegungen im Status "Warteliste" anzulegen und danach die Fälle anzulegen. Diese Funktion stellt Ihnen SAP zwar auch weiterhin zur Verfügung, sie wird jedoch nicht weiterentwickelt. Wir empfehlen Ihnen Folgendes:

  • die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung zu nutzen

  • die Erweiterte Warteliste und die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung nicht parallel zu nutzen

Das Anlegen der Vormerkung und die nachfolgenden Bearbeitungsschritte sind fallfrei und patientenfrei ("ohne Nummer") möglich.

Die Arbeitsumgebung für die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung ist der Klinische Arbeitsplatz. Als Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit können Sie damit Benutzern oder Benutzergruppen voreingestellte Vormerkungs- und Wartelisten zur Verfügung stellen. Die für jede Ausprägung des Klinischen Arbeitsplatz gültigen Informationen finden Sie unter Klinischer Arbeitsplatz.

Die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung unterstützt das Verteilen von Vormerkungen auf nachfolgender Bearbeitungskräfte, d. h. automatisches Dispatchen, Verteilen, Zuordnen und Weiterleiten.

Die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung ist in die anderen Funktionen der Patientenbearbeitung integriert:

Zusammen mit den Arbeitslisten im Klinischen Arbeitsplatz (technisch: Sichttyp Vormerkungen), der Terminplanung für Aufnahme und Besuche sowie der Patientenaufnahme unterstützt Sie die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung in folgenden Tätigkeitsbereichen:

  • Erfassen von gewünschten Aufnahmen und Operationen bzw. Behandlungen

  • Monitoring und automatische Weiterleiten der vorgemerkten Patienten an die im Planungsprozess beteiligten Organisationseinheiten bzw. Personen über entsprechende Arbeitslisten im Klinischen Arbeitsplatz

  • Führen und Verwalten von Wartelisten für Aufnahme und Operation/Behandlung

  • Terminplanung für Aufnahme und Operation bzw. Behandlung

  • Organisation und Planung von begleitenden Untersuchungen, z. B. einer präoperativen Abklärungsphase

  • Aufnahme des Patienten auf Basis von vorgemerkten Informationen und geplanten Terminen

  • Flexibles Filtern, Selektieren und Sortieren der Einträge auf diesen Arbeitslisten

Die Möglichkeiten, die sich durch das Erfassen der Vormerkung für Sie ergeben, sind eine große Vielzahl von Planungsschritten, die Sie nutzen können. Sie können diese Möglichkeiten wahlweise für den ambulanten als auch für den stationären Bereich nutzen.

Sie können auf Gesundheitsänderungen beim Patienten flexibel reagieren (z. B. wenn aus der ursprünglich als ambulant vorgesehenen Behandlung ein stationärer Termin wird).

Während sich der Patient auf der Warteliste befindet, können Sie z. B. flexibel Abwesenheiten erfassen.

Hinweis Hinweis

Sie können sich eine Arbeitsliste "Aufgenommene Patienten" erzeugen, diesen Patienten den entsprechenden Status geben und sie dadurch von der Warteliste entfernen.

Ende des Hinweises

Ein Patient könnte nach erfolgter Aufnahme wieder auf die Warteliste zurückgeführt werden, wenn es sich beispielsweise herausstellt, dass er doch nicht operiert werden kann.

Die folgende Grafik verdeutlicht den Ablauf der Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung:

Voraussetzungen

Sie müssen die IMG-Aktivitäten für die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung ausgeführt haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden Krankenhaus unter Anfang des Navigationspfads Patientenmanagement Navigationsschritt Planung Navigationsschritt Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung Ende des Navigationspfads.

Prozess

Dem Krankenhaus liegt eine Anfrage für eine ambulante oder stationäre Untersuchung vor, beispielsweise in Papierform. Eine Erfassungskraft erfasst diese Anforderungsdaten als Vormerkung mit den eingehenden Daten wie z. B. externer Arzt, Wunschdatum und Wunschuhrzeit des Patienten.

Hinweis Hinweis

Diese Vormerkungen können enthalten:

  • Patienten mit Stammdaten

  • Patienten mit vorläufigen Stammdaten

Ende des Hinweises

Die Erfassungskraft für Vormerkungen erhält auf Knopfdruck eine Arbeitsliste über alle neu eingegangenen Vormerkungen innerhalb des Arbeitsplatzes, die für sie relevant sind.

Es sind für die verschiedenen Erfassungskräfte verschiedene Vormerklisten anzeigbar. Die Arbeitslisten von verschiedenen Erfassungskräften können sich beispielsweise unterscheiden nach Vormerktyp (z. B. Endoskopie) und Status.

Basierend auf diesen Vormerkungen steht Ihnen - neben der Möglichkeit, die Vormerkungen zu bearbeiten, eine Vielzahl an planerischen Schritten zur Verfügung:

  • Warteliste (siehe unten: Wartelistenverwaltung)

    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Bearbeitung der Wartelistendaten.

  • Ambulant: Planung einer Terminreservierung

    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ambulanten Termin aus Vormerkung anlegen.

  • Stationär: Planung eines Aufnahmetermins

    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Stationären Aufnahmetermin aus Vormerkung anlegen.

  • Ablehnung

    Sie können in den Vormerkungsdaten beispielsweise einen Vormerkungsstatus setzen, bei dem Sie in der IMG-Aktivität Vormerkungsstatus einrichten das Kennzeichen inaktiv gesetzt haben. (Durch Setzen dieses Kennzeichens legen Sie fest, dass das System bei Anwendung dieses Status eine (aktive) Vormerkung inaktiv setzen soll. Eine inaktive Vormerkung gilt für die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung als abgeschlossen und nicht mehr relevant.

Wartelistenverwaltung

Ausgehend von der Warteliste, auf welche die Vormerkungen gelangt sind, stehen dem Termindisponenten neben dem Bearbeiten von Einträgen folgende weitere planerischen Schritte zur Verfügung.

  • Erfassung von temporären Abwesenheiten

    Sie haben die Möglichkeit, in den Wartelistendaten das Beginn- und Enddatum von temporären Abwesenheiten zu erfassen.

    Weitere Information finden Sie unter Bearbeitung der Wartelistendaten unter dem Abschnitt Abwesenheiten.

  • Überweisung an ein externes Krankenhaus

    Sie haben die Möglichkeit, in den Wartelistendaten ein externes Krankenhaus, in das Sie den Patienten überweisen, einzugeben.

    Weitere Information hierzu finden Sie unter Bearbeitung der Wartelistendaten unter dem Abschnitt Entfernung von der Warteliste (Feld Beh. Krankenhaus).

  • Ambulant: Planung einer Terminreservierung

    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ambulanten Termin aus Vormerkung anlegen, da die Vorgehensweise für Wartelisteneinträge analog ist.

  • Stationär: Planung eines Aufnahmetermins

    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Stationären Aufnahmetermin aus Vormerkung anlegen, da die Vorgehensweise für Wartelisteneinträge analog ist.

  • Ablehnung

    Sie können in den Vormerkungsdaten beispielsweise einen Vormerkungsstatus setzen, bei dem Sie in der IMG-Aktivität Vormerkungsstatus einrichten das Kennzeichen inaktiv gesetzt haben. (Durch Setzen dieses Kennzeichens legen Sie fest, dass das System bei Anwendung dieses Status eine (aktive) Vormerkung inaktiv setzen soll. Eine inaktive Vormerkung gilt für die Vormerkungs- und Wartelistenverwaltung als abgeschlossen und nicht mehr relevant.

    Darüber hinaus können Sie einen Entfernungsgrund von der Warteliste angeben. Wenn Sie einen Patienten von der Warteliste nehmen wollen, kann dies verschiedene Gründe haben. In der IMG-Aktivität Entfernungsgründe für die Warteliste einrichten legen Sie eine Liste von Gründen fest, welche für die Entfernung eines Patienten von der Warteliste möglich sind, z. B.: Patient wurde operiert bzw. behandelt.

Beispiel

Beispiel für den Ablauf einer Vormerkung für die Aufnahme auf einer Station

Der Patient Tom Fischer kommt zu einer Visite, und Doktor Meyer merkt ihn für die Aufnahme in der Fachabteilung Hals-Nasen-Ohren vor. Die Planungskraft für diese Fachabteilung plant die Aufnahme für einen bestimmten Tag (tagesgenaue Planung); Sie informieren den Patienten, dass er wahrscheinlich an diesem Tag aufgenommen wird. Ein oder zwei Tage vor dem geplanten Datum versichert sich die Planungskraft, dass auf der Station ein Bett frei wird. Sie bestätigt den Termin bzw. ändert ggf. die Planung in der Vormerkung. Am festgesetzten Tag sieht die Aufnahmekraft in ihren Arbeitslisten die Vormerkung und erfasst die Aufnahme.