Buchungslauf erzeugen

Verwendung

Nach Beendigung der Personalabrechnung müssen Sie einen produktiven Buchungslauf erzeugen, um die Personalaufwendungen und -verbindlichkeiten auf die Konten und Kontierungsobjekte der Komponenten des Rechnungswesens zu buchen.

Vor der Erzeugung eines produktiven Buchungslaufs sollten Sie einen Simulationslauf erzeugt haben, dessen Abrechnungsbelege technisch und inhaltlich korrekt sind.

Voraussetzungen

Personalnummern, deren Abrechnungsergebnisse für die Buchung ausgewertet werden sollen, müssen erfolgreich abgerechnet worden sein.

Die Personalabrechnung muss für alle von der Buchung betroffenen Abrechnungskreise beendet worden sein.

Ein Simulationslauf, bei dem technisch und inhaltlich korrekte Abrechnungsbelege erstellt wurden, sollte erzeugt worden sein.

Vorgehensweise

Wählen Sie Personal → Personalabrechnung → Folgeaktivitäten → Pro Abrechn.Periode → Auswertung → Buchung ins Rechnungswesen → Buchungslauf erzeugen .

Zur Selektion der Abrechnungsperiode geben Sie den Abrechnungskreis ein und wählen Sie .

Die aktuelle Abrechnungsperiode wird angezeigt.

Wenn Sie stattdessen eine andere als die aktuelle Abrechnungsperiode auswerten wollen, wählen Sie andere Periode und geben Sie die gewünschte Periode ein.

Machen Sie die erforderlichen Eingaben im Gruppenrahmen Selektion . Normalerweise erfolgt die Selektion über die Eingabe des Abrechnungskreises.

Geben Sie im Feld Art der Belegerstellung den WertP ein.

Sie können einen Text zum Buchungslauf eingeben. Dieser Text ist wahlfrei und dient der Identifizierung des Buchungslaufs in der Buchungslaufübersicht.

Geben Sie im Gruppenrahmen Angaben zur Belegerstellung die gewünschte Buchungsvariante an oder übernehmen Sie die Standardvorgabe.

Nehmen Sie nur in Sonderfällen Einstellungen für die in der folgenden Tabelle beschriebenen Optionen vor.

Um den Buchungslauf zu erzeugen, wählen Sie .

Steuerung des Auswertungsreports in Sonderfällen

Option

Erläuterung

Off-Cycle-Abrechnung

Wenn Sie die Ergebnisse einer Off-Cycle-Abrechnung auswerten wollen, geben Sie die erforderlichen Daten ein. Off-Cycle-Abrechnungen werden nur in bestimmten Ländern vorgenommen.

Protokoll ausgeben

Wenn Sie dieses Kennzeichen setzen, wird nach der Erzeugung des Buchungslaufs ein Protokoll ausgegeben, das für jede abgerechnete Personalnummer detaillierte Informationen – z.B. die für die Buchung ausgewerteten Lohnarten – enthält. Setzen Sie dieses Kennzeichen nur dann, wenn Sie einen überschaubaren Bereich von Personalnummern verarbeiten wollen. Die Erzeugung eines Protokolls für umfangreiche Mengen von Personalnummern stellt hohe Speicheranforderungen und ist nicht zu empfehlen. Wenn Sie das Kennzeichen Protokoll ausgeben nicht setzen, werden Fehler bei der Erzeugung des Buchungslaufs trotzdem personalnummerngenau in einem Protokoll ausgegeben.

Kostenplanung

Wenn Sie die Ergebnisse des Auswertungsreports als Daten für die Personalkostenplanung bereitstellen wollen, wählen Sie Kostenplanung und machen Sie die erforderlichen Eingaben.

Gruppenrahmen Vorgabe für Buchungsdatum

Hier können Sie Einfluss auf die Bestimmung des Buchungsdatums nehmen oder weitere Eingaben für die Buchung in Sonderperioden machen. Bei regulären Buchungsläufen sollte das Kennzeichen laut Periodendefinition gesetzt sein.

Belegdatum

Im Gruppenrahmen Angaben für Belegerstellung können Sie ein Belegdatum eingeben. Wenn Sie kein Belegdatum eingeben, verwendet das System das Datum der Erstellung der Abrechnungsbelege, also das aktuelle Systemdatum.

Ergebnis bei Erfolg

Falls Sie das Kennzeichen Protokoll ausgeben gesetzt haben, gibt das System ein detailliertes Protokoll aus. Wenn Sie das Kennzeichen Protokoll ausgeben nicht gesetzt haben, gibt das System eine Statistik über die ausgewerteten Personalnummern aus.

Der erzeugte Buchungslauf erhält den Status Belege erstellt und wird gespeichert. Er trägt eine eindeutige Nummer. Die zugehörigen Abrechnungsbelege erhalten den Status erstellt .

Über alle verarbeiteten Abrechnungsergebnisse wird ein Index erstellt, der gewährleistet, dass das Zustandekommen einer Belegposition trotz der Belegverdichtung nachvollziehbar ist.

Die verarbeiteten Abrechnungsergebnisse werden markiert, um zu gewährleisten, dass sie nur einmal gebucht werden.

Ergebnis bei Fehler

Bei der Erzeugung eines Buchungslaufs können verschiedene Fehler auftreten:

Tritt ein Fehler bereits bei der Selektion oder Verarbeitung der Abrechnungsergebnisse einzelner Mitarbeiter auf, so lehnt das System die fehlerhaften Personalnummern ab und berücksichtigt sie bei der Belegerstellung nicht. Das Protokoll enthält eine entsprechende Fehlermeldung.

Tritt ein Fehler bei der Belegerstellung auf, so erscheint nach der Belegerstellung eine entsprechende Fehlermeldung in der Beleganzeige. Der Buchungslauf erhält den Status Belege fehlerhaft . Die zugehörigen Abrechnungsbelege erhalten den Status fehlerhaft .

Bestimmte Fehlersituationen (z.B. die Ablehnung aller Personalnummern) können dazu führen, dass keine Belege erstellt werden. Das Protokoll enthält in diesem Fall den Vermerk Keine Belege erzeugt . Der Buchungslauf erhält den Status gelöscht .

Weitere Informationen über die Behandlung von Fehlersituationen bei der Buchung finden Sie unter Personalnummer nicht selektiert oder abgelehnt .