FunktionsdokumentationVorbereitung für die Datenerfassung

 

Mit dieser Funktion können Sie eine Datenmatrix für die Erfassung von Finanzdaten vorbereiten. Bei der Vorbereitung sperrt SAP Aktives Excel bestimmte Zellen in der Matrix und nimmt andere automatische Einstellungen vor, siehe nachfolgende Beschreibung. Anschließend werden vorhandene Finanzdaten mit SAP Aktives Excel aus der Datenbank als Referenz für die Datenerfassung importiert.

Durch die Vorbereitung für die Datenerfassung wird sichergestellt, dass die Daten korrekt erfasst werden. Die Vorbereitung kann durch eine Muttergesellschaft vorgenommen werden, bevor die Matrizen an die Tochtergesellschaften verteilt werden, oder die Vorbereitung kann durch die Tochtergesellschaften selbst erfolgen.

Voraussetzungen

  • Sie haben eine Matrix lokal definiert oder eine vordefinierte Matrix von einer Muttergesellschaft erhalten, für die das Kennzeichen Erfassungsmatrix gesetzt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Spalten- und Zeilenlayout definieren.

  • Sie haben Zugriff auf das Backend-System, in das die Daten gesichert werden sollen.

Funktionsumfang

Sperren von Zellen für die Datenerfassung

SAP Aktives Excel prüft alle Zellen im Datenbereich und ermittelt, ob diese für die Datenerfassung relevant sind. Zellen, die für die Datenerfassung nicht relevant sind (z.B. Zellen, die Summenpositionen oder unzulässige Zeichen enthalten) werden gesperrt, so dass die Zellinhalte nicht in die Datenbank gesichert werden können.

Achtung Achtung

  • Wenn Sie Daten in nicht zulässige Zellen eingeben und versuchen, diese in die Datenbank zu exportieren, wird eine Warnmeldung ausgegeben, und Sie können den Fehler korrigieren. Nachdem Sie den Fehler korrigiert haben, können die Daten in die Datenbank exportiert werden. Sie müssen die Vorbereitung nicht erneut ausführen.

  • Wenn Sie einen erkannten Fehler nicht beheben und versuchen, die Daten erneut in die Datenbank zu exportieren, werden die Daten übertragen; die fehlerhaften Daten werden jedoch nicht in die Datenbank gesichert, und es erfolgt ein Eintrag ins Fehlerprotokoll. Mit diesem Verfahren können Sie korrekte Daten sichern, ohne zuvor Daten mit Fehlern korrigieren zu müssen.

Ende der Warnung.

Mithilfe der Funktion Datenherkunft können Sie Zellen anzeigen, die für die Datenerfassung gesperrt sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Datenherkunft.

Einfügen von Summenformeln für Hierarchieknoten

Werte für Hierarchieknoten werden durch Summenformeln ersetzt, mit denen die Summe der Daten berechnet wird, die für alle Positionen unter den Knoten erfasst sind.

Achtung Achtung

Aufgrund der eingefügten Summenformeln ist die Vorbereitung für die Datenerfassung in folgenden Fällen nicht geeignet:

  • Wenn Sie Hierarchien von Gesellschaften/Konsolidierungseinheiten in der Matrix verwenden:

    Nur die Verdichtung innherhalb einer Hierarchie von Konsolidierungspositionen kann einen Wert ergeben, der für Konsolidierungszwecke geeignet ist.

  • Wenn Sie angegeben haben, dass die Vorzeichenlogik Vorzeichengerecht verwendet werden soll:

    Da die Mehrheit der Werte bei dieser Logik als positiv erfasst/angezeigt wird, ergibt die Berechnung der Summen an den Hierarchieknoten falsche Werte.

    Ein Zellkommentar enthält Informationen des SAP-Systems zur Ursache, warum die Aktualisierung nicht erfolgen kann. Mögliche Ursachen:

    • Unterkontierungen wurden nicht aus dem SAP-System übertragen.

    • Die adressierte Gesellschaft existiert nicht.

    • Bei der Position handelt es sich um eine Summenposition.

    • Eine Matrix wurde deaktiviert.

Ende der Warnung.

Nachdem eine Matrix für die Datenerfassung vorbereitet wurde, wird sie deaktiviert. Die Verbindung zur Datenbank wird nicht unterbrochen, aber wenn Sie die Definition der Matrix nachträglich ändern, werden diese Daten nicht automatisch aktualisiert. Sie können die Aktualisierung der Daten jedoch manuell anstoßen.

Beispiel Beispiel

Sie bereiten eine Matrix mit Istdaten für das Jahr 2014 vor. Anschließend definieren Sie die Matrix neu für die Erfassung der Plandaten 2015, wobei die Istdaten für 2014 als Referenz für die Datenerfassung verwendet werden sollen. Wenn Sie das Jahr in 2015 ändern, werden die Daten nicht automatisch aktualisiert.

Ende des Beispiels.
Datenimport

Jegliche Daten, die in der Datenbank für die Kombination von Merkmalswerten in Ihrer Matrixdefinition vorhanden sind, werden in die Matrix eingefügt und dienen als Referenzdaten, die Sie einfach überschreiben können.

Aktivitäten

Sie können die Vorbereitungsfunktion wie folgt ausführen:

  • Klicken Sie beim Sichern einer Matrixdefinition auf Anfang des Navigationspfads Datenmatrix Navigationsschritt Ändern Navigationsschritt Daten lesen Ende des Navigationspfads.

  • Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Datenmatrix Navigationsschritt Daten lesen Ende des Navigationspfads und dann den entsprechenden Arbeitsbereich.