Bezug zur Bestellung

Die Differenzrechnungsstellung erfolgt in der Rechnungsprüfung auf Positionsebene. Die Logistik-Rechnungsprüfung entscheidet anhand des Wertes des Relevanzfeldes Differenzrechnungsstellung innerhalb der Bestellposition, ob für die Rechnungsposition die Differenzrechnungsstellung zutrifft. Das System unterstützt dabei auch Bestellpositionen mit Kontierungen.

Nicht gebuchte Vorgängerrechnung

Nur wenn Sie die jeweilige Vorgängerrechnung bereits gebucht haben, können Sie eine nachfolgende Differenzrechnung oder eine endgültige Rechnung buchen. Das System stellt dies sicher, um Inkonsistenzen durch nachträgliche Änderungen einer Position einer Vorgängerrechnung auszuschließen, denn jede Folgerechnung bezieht sich auf die Vorgängerrechnung.

Wenn eine Vorgängerrechnung nicht gebucht ist, z.B. wenn der Status Gemerkt vorliegt, stellt das System außerdem sicher, dass Sie eine vorläufige Rechnung, Differenzrechnung oder endgültige Rechnung zu der gleichen Bestellposition ebenfalls nicht buchen können.

Ablauffolge der Rechnungsarten

Vorläufige Rechnung, Differenzrechnung und endgültige Rechnung können jeweils für die Differenzrechnungsstellung relevante Positionen und nicht relevante Positionen enthalten. Dabei unterstützt das System Rechnungen mit Bezug zu verschiedenen Wareneingängen und mit Bezug zu verschiedenen relevanten Bestellpositionen.

In den Transaktionen der Rechnungsprüfung (Eingangsrechnung hinzufügen (MIRO) und Eingangsrechnung vorerfassen (MIR7)) können Sie neben den Standardvorgängen (Rechnung, Gutschrift, Nachträgliche Entlastung oder Nachträgliche Belastung) auch einen der Vorgänge zur Differenzrechnungsstellung (Vorläufige Rechnung, Differenzrechnung oder Endgültige Rechnung) wählen:

Welche Rechnungsart Sie dabei als Vorgang für die Differenzrechnungsstellung wählen können, hängt von folgenden Bedingungen ab:

Folgende Tabelle zeigt die erlaubten Kombinationen verschiedener Rechnungsarten innerhalb der Differenzrechnungsstellung.

Stornierungen

Innerhalb der Differenzrechnungserstellung können Sie immer nur die letzte Rechnung im Belegfluss stornieren (Transaktion MR8M). Das System verbietet die Stornierung eines Rechnungsbelegs, zu dem bereits ein Folgerechnungsbeleg existiert, und stellt damit den Erhalt einer gültigen Ablauffolge sicher.

Zweizeilenkonzept

In der Differenzrechnung und endgültigen Rechnung, sofern diese einen Vorgängerrechnungsbeleg hat, zeigt das System sowohl die aktuelle Position als auch die Position des Vorgängerrechnungsbelegs an (zweizeilige Darstellung pro Bestellposition, auf die sich eine Rechnung bezieht): Die erste Zeile zeigt den aktuellen Betrag der Position (Rechnungsposition) an, die zweite Zeile zeigt den bisher berechneten Betrag (Gutschriftsposition) an. Außerdem zeigt das System die Betragsdifferenz zwischen aktueller Rechnung und Vorgängerbeleg an.

Bei der Mengenberechnung berücksichtigt das System einen möglichen Kontenpflegebeleg: Wenn Sie z.B. eine vorläufige Rechnung mit einer Rechnungsmenge verbucht haben, die von der Wareneingangsmenge abweicht, können Sie die Mengendifferenz anschließend über die Transaktion WE/RE-Verrechnungskonto pflegen (MR11) ausgleichen. Wenn Sie eine Folgerechnung (Differenzrechnung oder endgültige Rechnung) buchen, berechnet das System die Menge der Gutschriftsposition als Summe der Menge der vorläufigen Rechnung und der Teilmenge des Kontenpflegebelegs.

Die Buchung der Positionen erfolgt analog zur Buchungslogik der Komponente Finanzwesen für Rechnungs-/Gutschriftspositionen.

Anzeigevariante für Differenzrechnungsstellung

Sie erhalten mit der Layoutvariante Differenzrechnungsstellung für die Rechnungsvorgänge innerhalb der Differenzrechnungsstellung eine übersichtliche Anzeige.

Rechnungssperre

Auf Rechnungspositionsebene gibt es Prüfungen auf Toleranzen, die Sie standardmäßig im Customizing der Materialwirtschaft unter  Logistik-Rechnungsprüfung Rechnungssperre Toleranzgrenzen festlegen definieren können. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, z.B. weil eine zu hohe Preisdifferenz aufgrund einer manuellen Änderung auftritt, setzt das System für die Rechnung eine Zahlungssperre. Für die Differenzrechnungsstellung werden die Standard-Toleranzprüfungen verwendet:

Freigabe von gesperrten Belegen

Mit der Transaktion Gesperrte Rechnungen freigeben (MRBR) können standardmäßig Rechnungspositionen, die aufgrund der Toleranzprüfung gegen den Preis gesperrt wurden (Toleranzschlüssel PP), automatisch erneut hinsichtlich einer Preisabweichung geprüft und gegebenenfalls freigegeben werden (siehe auch Freigeben von Rechnungen). Diese Funktion steht für Rechnungspositionen, die für die Differenzrechnungsstellung relevant sind, innerhalb einer vorläufigen Rechnung, einer Differenzrechnung oder endgültigen Rechnung nicht zur Verfügung. Den Sperrgrund müssen Sie manuell entfernen.

Rechnungsprüfung im Hintergrund

Die Transaktion Eingangsrechnung für Rechnungsprüfung im Hintergrund hinzufügen (MIRA) und das Programm RMBABG00 unterstützen die Verarbeitung von vorläufigen Rechnungen, Differenzrechnungen und endgültigen Rechnungen.

Verrechnungskontenpflege

Sie können die Transaktion WE/RE-Verrechnungskonto pflegen (MR11) analog zum Standard starten, nachdem Sie einen Wareneingang, eine vorläufige Rechnung, eine Differenzrechnung oder eine endgültige Rechnung gebucht haben (siehe Pflege des WE/RE-Verrechnungskontos).

Wenn Sie das Ankreuzfeld Differenzrechnung unter Einschränkungen im Gruppenrahmen Auswahl markieren, selektiert das System nur Vorgänge, die für die Differenzrechnungsstellung relevant sind. Für diese Vorgänge bestehen noch Mengendifferenzen zwischen Wareneingangs- und Rechnungseingangsbuchungen, die Sie durch die Kontenpflege ausgleichen können. Wenn Sie das Ankreuzfeld nicht markieren, werden Vorgänge, die für die Differenzrechnungsstellung relevant sind, von der Trefferliste ausgeschlossen.