Manuelle Buchungen durchführen

Vorgehensweise

Hinweis Hinweis

Die Schritte 1 bis 4 hängen davon ab, ob Sie die manuelle Buchung über den Monitor oder über das Detailmenü ausführen.

Ende des Hinweises

Start der Buchungstransaktion über den Monitor:

  1. Wählen Sie im Anwendungsmenü der Konsolidierung Anfang des Navigationspfads Daten Navigationsschritt Monitor Ende des Navigationspfads oder Anfang des Navigationspfads Konsolidierung Navigationsschritt Monitor. Ende des Navigationspfads

  2. Überprüfen Sie die globalen Parameter. Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Umfeld Navigationsschritt Globale Parameter. Ende des Navigationspfads

  3. Positionieren Sie den Cursor auf der zu bebuchenden Organisationseinheit und der relevanten Maßnahme, und wählen Sie Buchen .

  4. Wenn Sie die Belegart für die manuelle Buchung keiner Maßnahme zugeordnet haben, dann ordnet das System sie automatisch der Maßnahme für die Datenerfassung zu.

  5. Auf der Registerkarte Allgemein sind die Belegart und die globalen Paramter bereits voreingestellt. Geben Sie die weiteren erforderlichen Daten ein: einen erklärenden Text, die Organisationseinheiten (je nach Kontierungsebene der Belegart), ggf. Vorgang und Vorgangsnummer zur Kapitalkonsolidierung.

  6. Siehe unten.

Start der Buchungstransaktion über das Detailmenü:

  1. Wählen Sie im Anwendungsmenü der Konsolidierung Anfang des Navigationspfads Daten Navigationsschritt Manuelle Buchung Navigationsschritt Erfassen Ende des Navigationspfads bzw. Anfang des Navigationspfads Konsolidierung Navigationsschritt Manuelle Buchung Navigationsschritt Erfassen. Ende des Navigationspfads

  2. Auf der Registerkarte Allgemein geben Sie die Belegart ein, mit der Sie die manuelle Buchung durchführen wollen.

  3. Die globalen Parameter Sicht , Positionsplan , Version , Periode und Geschäftsjahr sind im Einstiegsbild bereits voreingestellt. Sie können die Parameter Periode und Geschäftsjahr jedoch überschreiben.

  4. Sie können mit Vorlage eines gemerkten Belegs oder eines Referenzbelegs buchen.

  • Gemerkter Beleg:

Sie können einen Beleg erfassen und vor dem Buchen in einem beliebigen vorerfaßten Zustand in einer Zwischenablage speichern, und zwar entweder als Musterbeleg oder als einfachen gemerkten Beleg. Sie geben eine Nummer zur Identifizierung des Belegs an. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie diesen Beleg als Vorlage heranziehen, vervollständigen und buchen. Die einfachen gemerkten Belege löscht das System unmittelbar nach dem Verbuchen. Musterbelege bleiben erhalten.

  • Referenzbeleg:

Sie können einen Referenzbeleg der gleichen Belegart als Vorlage verwenden, um einen neuen Beleg zu erfassen. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Belegzeilen des Referenzbelegs in großen Teilen für den neu zu buchenden Beleg zutreffend sind.

Außerdem können Sie einen referenzierten Beleg stornieren, indem Sie zusätzlich das entsprechende Kennzeichen setzen. Siehe auch Stornieren von manuellen Buchungen .

  1. Nach Datenfreigabe geben Sie auf dem Folgebild der Registerkarte Allgemein die erforderlichen Daten ein: einen erklärenden Text, die Organisationseinheiten (je nach Kontierungsebene der Belegart), ggf. Vorgang und Vorgangsnummer zur Kapitalkonsolidierung.

  2. Siehe unten.

Weitere Schritte sowohl bei Monitor als auch bei Detailmenü:

  1. Auf der Registerkarte Eindeutige Unterkontierungen blendet das System die Unterkontierungen ein, die Sie in der Belegart permanent oder temporär fixiert haben (siehe auch Fixieren oder Ausblenden von Unterkontierungen ). Sie geben pro Unterkontierung den fixierten Wert an. Bei denjenigen Unterkontierungen, die nur temporär fixiert sind, können Sie die Fixierung aufheben, indem Sie die Unterkontierung von der Registerkarte entfernen. Beim Erfassen der Belegzeilen können Sie die zuvor entfernten Unterkontierungen bei Bedarf wieder fixieren.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Belegzeilen und erfassen Sie die erforderlichen Kontierungen. Das System bietet Ihnen folgende Hilfsfunktionen an:

  • Sie können einzelne Belegzeilen kopieren, umhängen oder löschen.

  • Wenn Sie * in einem Wertfeld eingeben, dann stellt das System den negativen Belegsaldo in dieses Feld ein.

  • Wenn Sie in einem Wertfeld einem Wert das Zeichen - voranstellen, dann invertiert das System alle Werte der Belegzeile.

  1. Merken Sie sich ggf. diesen Beleg, evtl. als Musterbeleg. Sie können den Beleg später vervollständigen und buchen, indem Sie ihn als Vorlage heranziehen (siehe Schritt 3 unter Abschnitt Start der Buchungstransaktion über das Detailmenü).

  2. Simulieren Sie die Buchung, um sich über die Vollständigkeit der Daten und die vom System erzeugten automatischen Buchungszeilen zu informieren. Wählen Sie hierzu Anfang des Navigationspfads Buchung Navigationsschritt Simulieren. Ende des Navigationspfads

Das System prüft beim Simulieren, ob

  • der Belegsaldo Null ergibt

  • alle erforderlichen Unterkontierungen erfaßt sind

  • alle erforderlichen Währungen erfaßt sind

  • Bei automatischen Buchungszeilen können Sie anhand eines Kennzeichens erkennen, ob es sich um eine Buchung des Ergebniseffekts, um eine Buchung der latenten Steuern oder um den Saldoausgleich für Konsolidierungseinheiten handelt. Sie können bei Bedarf die automaitschen Buchungszeilen verändern, beispielsweise andere Unterkontierung für die speziellen Positionen wählen (siehe auch Ergebniseffekte, latente Steuern und KonsEinh.-Saldoausgleich ).

Wenn Sie die Simulation rückgängig machen wollen, wählen Sie Anfang des Navigationspfads Buchung Navigationsschritt Rücksetzen Ende des Navigationspfads . Die automatischen Buchungszeilen verschwinden.

  1. Buchen Sie den Beleg, indem Sie sichern.

  2. Sie erhalten vom System eine Meldung, mit welcher Belegnummer der Beleg gebucht wurde.

  3. Lassen Sie sich ggf. den gebuchten Beleg anzeigen. Wählen Sie hierzu Anfang des Navigationspfads Konsolidierung Navigationsschritt Manuelle Buchung Navigationsschritt Anzeigen Ende des Navigationspfads , und geben Sie die Belegnummer an.