FunktionsdokumentationAblage von Originaldateien im Archiv

 

Das Archiv ist ein Sicherheitsbereich, in den die Originaldateien über die Schnittstelle SAP ArchiveLink transportiert werden. Der Archivierungsprozess läuft auf einem speziellen Archivserver ab.

Wenn Sie den Bearbeitungsprozess eines Dokuments durch ein Genehmigungsverfahren (Digitale Signatur) steuern, müssen Sie die Originaldateien vor dem Setzen der Digitalen Signatur entweder in einem Tresor oder in einem Archiv ablegen.

Integration

Sie nutzen SAP ArchiveLink als Kommunikationsschnittstelle zwischen dem DVS und den Archivsystemen. Mithilfe des SAP-ArchiveLink-Viewers werden die archivierten Daten angezeigt.

Voraussetzungen

Sie können die Originaldateien nur dann in einem Archiv ablegen, das über das DVS und die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle gesteuert wird, wenn die Ablage der Originaldateien nicht via Knowledge Provider erfolgt.

Im Customizing Dokumentenverwaltung darf deshalb nicht das Kennzeichen Ablage via Knowledge Provider gesetzt sein. Diese Einstellung nehmen Sie unter Anfang des Navigationspfads Steuerungsdaten Navigationsschritt Dokumentarten definieren Ende des Navigationspfads vor.

Sie können nur eine Originaldatei archivieren, für die im Dokumentinfosatz ein Ablageort (Server oder Frontend-Rechner) gepflegt ist.

Folgende Einstellungen sind im Customizing Dokumentenverwaltung erforderlich:

  • Definieren Sie den Datenträgertyp Archiv unter Anfang des Navigationspfads Allgemeine Daten Navigationsschritt Datenträger definieren Navigationsschritt Datenträgertyp „Archiv“ definieren Ende des Navigationspfads.

  • Legen Sie für die jeweilige Workstation-Applikation (z.B. Word) unter Anfang des Navigationspfads Allgemeine Daten Navigationsschritt Workstation-Applikation definieren Ende des Navigationspfads fest, in welchem Archiv die Originaldateien abgelegt werden sollen.

Aktivitäten

  1. Springen Sie auf das Bild Grunddaten.

  2. Prüfen Sie, ob die Originaldatei auf einem Server oder Frontend-Rechner abgelegt ist.

    Sie können die Funktion Ablegen Archiv nur für diese Dateien ausführen.

  3. Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Zusätze Navigationsschritt Originale Navigationsschritt Datei 1(2) Navigationsschritt Ablegen Archiv Ende des Navigationspfads.

    Falls für die Workstation-Applikation eine freie Archivauswahl definiert ist, gelangen Sie auf ein Dialogfenster. Wählen Sie ein Archiv aus.

    Das System ermittelt den Pfad für das Archiv. Sie erhalten die Meldung: Archivierung erfolgreich abgeschlossen.

    Die Workstation-Applikation für die Datei 1(2) ist vor weiteren Änderungen geschützt. Der Pfad für den Ablageort wird nicht angezeigt. Sie sehen nur das Archiv.