Verwendung

Die Schlüsselfelder sind entscheidend für die Anzahl der Datenbankzugriffe und somit für die Laufzeit. Durch die Eingabe der Hauptparameter nutzt das System Sekundärindizes, die den Ausgangspunkt für die weitere Suche bilden. Um die Dokumentensuche zu beschleunigen, sollten Sie deshalb mindestens eine Angabe zu den Schlüsselfeldern vornehmen. Damit Ihr System nicht übermäßig belastet wird, ist im Standardsystem der Vorschlagswert für die maximale Trefferzahl auf 100 eingestellt.

Vorgehen

Wählen Sie Dokument → Suchen .

Sie gelangen auf das Bild Dokument suchen: Selektionskriterien .

Auf der Registerkarte Dokumentdaten können Sie bekannte Schlüsselfelder und Dokumentdaten erfassen, beispielsweise:

Für die Dokumentnummer und Dokumentart ist eine generische Eingabe möglich.

Für das Feld Sachbearbeiter ist die generische Suche möglich. Sie erfassen dazu die bekannte Zeichenfolge und schließen diese mit dem Sonderzeichen “ *” ab. Zeigen Sie die Eingabemöglichkeiten an. Sie erhalten ein Dialogfenster mit den Benutzernamen, die diese Zeichenfolge beinhalten. Zusätzlich wird die Abteilung angezeigt, sofern diese im Benutzerstamm gepflegt ist.

Für die Felder Alle Dokumente mit Applikation und Datenträger können Sie die Eingabemöglichkeiten anzeigen. Eine generische Eingabe ist nicht möglich.Wenn Sie im Feld Alle Dokumente mit Applikation eine Applikation eintragen, berücksichtigt das System bei der Suche nur Dokumentinfosätze, denen mindestens ein Original dieser Applikation zugeordnet ist.

Im Feld CAD-Kennzeichen setzt das System als Vorschlagswert das Sonderzeichen * (Anzeige der Dokumente ohne das Kennzeichen zu berücksichtigen).

Sie können die Dokumentauswahl in Bezug auf das CAD-Kennzeichen zusätzlich steuern:

Erfassen Sie ggf. Daten zum Status.

Haben Sie Kenntnisse über einen bestimmten Status, geben Sie die sprachabhängige Abkürzung im Feld Dokumentstatus ein.Das System prüft die Status in der Anmeldesprache.

Sie können den Zeitraum, in dem Dokumente mit einem bestimmten Datum gesucht werden sollen, durch das Datum von und Datum bis eingrenzen.

Weiter Informationen sowie Suchbeispiele erhalten Sie in der Online-Dokumentation zu den Statusfeldern.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben. Wählen Sie ggf. eine andere Registerkarte oder starten Sie die Suche mit Ausführen .

Wenn das System bei der Suche zusätzlich die folgenden Selektionskriterien berücksichtigen soll, aktivieren Sie die erweiterte Suchfunktionalität im Customizing für Anwendungsübergreifende Komponenten unter Dokumentenverwaltung Steuerungsdaten Erweiterte Dokumentensuche aktivieren . Wenn Sie das Ankreuzfeld Suche über Attribute der Originaldateien aktivieren, werden auf der Registerkarte Dokumentdaten zusätzliche Felder und Auswahlknöpfe eingeblendet:

Neben dem Feld Alle Dokumente mit Applikation steht Ihnen zusätzlich das Feld Alle Dokumente ohne Applikation zur Verfügung. Wenn Sie in diesem Feld eine Applikation eintragen, können Sie gezielt nach Dokumentinfosätzen suchen, denen keine Originaldateien mit einer bestimmten Applikation zugeordnet sind.

Sie können nach Dokumentinfosätzen suchen, denen eine bestimmte Datei als Original zugeordnet ist. Die Suche im Feld Dateiname des Originals ist auch unter Verwendung von Platzhaltern möglich.

Das System führt die Suche entsprechend den oben beschriebenen Suchkriterien durch. Mit Auswahlknöpfen können Sie Ihre Dokumentensuche so einstellen, dass das System bei der Suche jedoch nur Dokumentinfosätze berücksichtigt,

denen mindestens ein Original zugeordnet ist, das noch nie eingecheckt wurde.

denen mindestens ein ausgechecktes Original zugeordnet ist.

denen keine Originale zugeordnet sind.

Ergebnis

Das Suchergebnis ist eine Liste mit allen Dokumenten, die die eingegebenen Suchbedingungen erfüllen.

Von dieser Liste können Sie die Dokumente ändern, anzeigen oder auch direkt die Originaldateien anzeigen.

Siehe auch: Auswertung der Dokumentliste nach Selektion