Zeithorizonte und Migration

Verwendung

Um Daten richtig migrieren zu können, müssen Sie den Budgetumfang im Budgetverwaltungssystem (BCS) genauso detailliert benutzerspezifisch anpassen wie in der klassischen Budgetierung (KB) für die Verfügbarkeitskontrolle (AVK). Wenn diese zwei Einstellungen inkonsistent sind, werden die Daten nicht migriert. Dies gilt für Gesamt- und Jahresfonds, da sie in der KB und im BCS unterschiedlich gehandhabt werden.

Nachdem Sie die Zeithorizonte für die Budgetierung im BCS im Customizing (siehe Abschnitt „Aktivitäten“) definiert haben, müssen Sie entscheiden, wie die Daten in diese Horizonte migriert werden.

Aktivitäten

Definieren Sie den Budgetumfang im BCS wie zuvor im KB-Budgetprofil. Wählen Sie hierzu im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung → Stammdaten → Kontierungselemente → Fonds → HHM-Fondsarten anlegen . Definieren Sie in der Spalte Budgetumfang , ob Sie mit Gesamt- oder Jahresbudgets arbeiten möchten.

Danach ordnen Sie den von Ihnen in Transaktion FM5I angelegten Fonds eine Fondsart zu.

Wenn Sie nur mit Jahresfonds arbeiten und die jahresübergreifende Haushaltsführung im Customizing des Haushaltsmanagements (HHM) ( Grundeinstellungen ) nicht aktiviert haben, müssen Sie keine Daten bearbeiten, da „Jährlich“ als Vorschlagswert gilt.

Beispiel

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die verschiedenen Migrationsmöglichkeiten. B steht für den Budgetumfang und C für die AVK-Ebene in der klassischen Budgetierung. Für Gesamtfonds wird das KB-Jahr 0000 verwendet.

Je nachdem, welche Art von Daten Sie migrieren möchten, verläuft die Migration unterschiedlich.

Customizing-Einstellungen in der KB	Budgetierungsdaten Jahr Budget	Customizing-Einstellungen im BCS	SAP-Migrationsvorschlag/ Systemreaktion
B: Gesamtfonds C: Gesamtfonds	0000 EUR 2.500	Gesamt	Summen-ODERbelegbasierte Migration: Der volle Betrag wird dem Vorschlagsjahr zugeordnet: Beispiel: 2005 EUR 2.500
B: Gesamt- und Jahresfonds C: Gesamtfonds	0000 EUR 2.500 2002 EUR 1.000 2003 EUR 1.000 2004 EUR 400 2005 EUR 100	Gesamt	Summenbasierte Migration:Das Budget aller Jahre vor der BCS-Aktivierung wird auf einmal in dasselbe Geschäftsjahr migriert. EUR 1.000 EUR 1.000 Sie erhalten eine Nachricht über die Differenz zwischen dem Gesamtbudget (EUR 2.500) und dem Betrag, der ins BCS migriert wird (EUR 2.000). Belegbasierte Migration:Das Budget aller BCS-Jahre wird in dasselbe Jahr migriert. EUR 400 EUR 100
C: Gesamt		Jährlich	Fehlermeldung bei Zeithorizont-Inkonsistenz zwischen KB und BCS
B: Gesamt- und Jahresfonds C: Jährlich	0000 EUR 2.500 2002 EUR 1.000 2003 EUR 1.000 2004 EUR 400 2005 EUR 100	Jährlich	Pro Geschäftsjahr (abhängig von Benutzerauswahl) Für die Summenmigration wird eine Informationsmeldung über die Differenz zwischen dem migrierten und dem Gesamtbetrag ausgegeben.
B: Jährlich C: Jährlich	2002 EUR 1.000 2003 EUR 1.000 2004 EUR 400 2005 EUR 100	Jährlich	Migration pro Geschäftsjahr (abhängig von Benutzerauswahl)
C: Jährlich		Gesamt	Fehlermeldung bei Zeithorizont-Inkonsistenz zwischen KB und BCS

Sie können alle Belege unabhängig davon migrieren , ob das Geschäftsjahr vor oder nach der BCS-Aktivierung liegt. Dabei wird der Migrationsbericht FMKUMIGDOC, der besonders bei Gesamtfonds mit Jahreswerten eingesetzt wird, in erweiterter Form verwendet.

Gesamtfonds und Verfügbarkeitskontrolle

Für die Migration von Gesamtfonds ins BCS sollten Sie zuerst die AVK im BCS, und bei Bedarf auch den Budgetstrukturplan, benutzerspezifisch anpassen, um die Istdaten von früheren Jahren abrufen zu können. In diesem Fall sollten Sie die AVK im BCS ab dem ersten Jahr aktivieren, in dem Istdaten für migrierte Gesamtfonds existieren. Führen Sie außerdem die folgenden Schritte aus:

Bei Bedarf sollten Sie einen Budgetstrukturplan für alle Jahre definieren, in denen Istdaten für Gesamtfonds existieren, die aus der KB migriert wurden.

Nach dem Migrationslauf müssen Sie einen Neuaufbau der Ledger der Verfügbarkeitskontrolle für diese Fonds und alle Geschäftsjahre durchführen, für die Istdaten existieren, da AVK-Daten nicht migriert werden.

Wenn sich die Istdaten der früheren Jahre nach der Migration ändern, prüft die AVK sie automatisch, unabhängig vom betroffenen Fonds. Wenn dies bei einem Jahresfonds vorkommt, sollten Sie ihn daher in den Budgetstrukturplan einbinden und ihm ein Dummy-Toleranzprofil für die Jahre vor der BCS-Aktivierung zuordnen, damit er im BCS nicht für KB-Buchungen gesperrt wird.

Eine andere Möglichkeit ist, Gesamtfonds nicht zu migrieren, sondern in das BCS nur den Restbetrag einzugeben, der in den KB-Jahren nicht verbraucht wurde. In diesem Fall sollten Sie Istdaten, die aus früheren Jahren stammen und noch nicht berücksichtigt wurden, laufend im BCS fortschreiben, um den Betrag des Restbudgets zu korrigieren.

Weitere Informationen finden Sie unter BCS-Verfügbarkeitskontrolle .

Gesamtfonds und Berichtswesen

In der klassischen Budgetierung wurde der Betrag für einen Gesamtfonds in Geschäftsjahr 0000 gespeichert. Im BCS wird dies nicht unterstützt, und der Gesamtbetrag ist die Summe aller Geschäftsjahresbeträge . Das wirkt sich auf das Berichtswesen aus: Für Gesamtfonds müssen alle Geschäftsjahre verdichtet werden. Da sich Verdichtungsregeln unterscheiden, je nachdem, ob Sie mit Gesamt- oder Jahresfonds arbeiten, müssen Sie den Bericht separat für jede Fondsart ausführen.

Behelfslösung : Sie können ein „Pseudogeschäftsjahr“ als das Jahr für Ihre Gesamtdaten verwenden, z. B. das erste BCS-Jahr. So müssen Sie für die Bestimmung des Gesamtbetrags nicht mehrere Jahre verdichten.