Budgetkonsistenzprüfungen

Verwendung

Mit dieser Funktion legen Sie im Budgetverwaltungssystem (BCS) Konsistenzprüfungen fest, die immer vor der Sicherung eines Budgetwerts in der Datenbank ausgeführt werden. Wenn Sie das integrierte BCS-Planungswerkzeug verwenden, findet die Konsistenzprüfung auch beim Erfassen von Plandaten statt.

Die von Ihnen aktivierten Konsistenzprüfungen werden im Hintergrund ausgeführt, wenn Sie einen Budgetbetrag buchen oder vorläufig buchen. Für gemerkte Belege findet keine automatische Konsistenzprüfung statt. Gemerkte Erfassungsbelege können jedoch auch auf ihre Konsistenz geprüft werden, indem Sie in der Budgetierungs-Workbench die Drucktaste Beleg prüfen wählen.

Wenn Sie das Budgetverwaltungssystem als operatives Budgetierungswerkzeug im Haushaltsmanagement einsetzen, sind Konsistenzprüfungen in der Standardeinstellung nicht aktiviert. Beim Customizing der Prüfungsregeln können Sie Ihre eigenen Prüfungen definieren und aktivieren. Prüfregeln werden in einer Prüfbibliothek verwaltet. Wird eine Prüfregel bei einer Konsistenzprüfung nicht erfüllt, können Sie über die Nachrichtensteuerung die entsprechende Systemreaktion festlegen und eine Systemmeldung an den Benutzer ausgeben.

Achtung Achtung

Im BCS wird das Kennzeichen Negatives Budget im Stammsatz von Finanzpositionen nicht berücksichtigt. Wenn Sie verhindern möchten, dass in Ihrer Organisation negatives Budget gebucht wird, müssen Sie dies im Rahmen einer Prüfregel festlegen.

Ende der Warnung.

Voraussetzungen

In der Konsistenzprüfung werden Kennzahlen und kundeneigene Nachrichten verwendet. Beides müssen Sie vor der Definition der Prüfregeln bereits angelegt haben:

  • Kennzahlen definieren Sie im Customizing des Haushaltsmanagements unter Anfang des Navigationspfads Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Budgetierung Navigationsschritt Budgetierungsablauf steuern Navigationsschritt Kennzahlen definieren Ende des Navigationspfads.

  • Kundeneigene Nachrichtenklassen und die darin enthaltenen Nachrichten definieren Sie über das Menü SAP Easy Access unter Anfang des Navigationspfads Werkzeuge Navigationsschritt ABAP Workbench Navigationsschritt Entwicklung Navigationsschritt Programmierumfeld Navigationsschritt Nachrichten Ende des Navigationspfads.

Funktionsumfang

Prüfbibliotheken

Konsistenzprüfungen werden in Prüfbibliotheken verwaltet. Prüfbibliotheken können in verschiedenen Finanzkreisen/Geschäftsjahren und Versionen verwendet werden. Pro Prüfbibliothek legen Sie die jeweils gültige Währung fest. Wenn Sie z.B. in einer internationalen Organisation arbeiten, können Sie einmal definierte Prüfbibliotheken kopieren und die Währung für den jeweiligen Finanzkreis ändern.

Aufbau einer Prüfregel

In einer Prüfregel grenzen Sie mittels einer Aggregation des nicht relevanten HHM-Kontierungselements ein, welche Kontierungselemente in der Prüfregel ausgewertet werden.

Pro Prüfbibliothek legen Sie eine oder mehrere Prüfregeln fest, die nacheinander durchlaufen werden. Eine Prüfregel besteht aus drei Abschnitten:

Voraussetzungen

Im Abschnitt Voraussetzungen legen Sie mittels einer Formel, die dieser Prüfregel unterliegt, die Auswahl der Budgetbuchungen fest.

Prüfen

Dieser Abschnitt beinhaltet die eigentliche Konsistenzprüfung. Mit Hilfe von Kennzahlen bzw. Festwerten legen Sie eine Formel fest, die eine Budgetbuchung erfüllen muss, damit sie konsistent ist. Dabei können auch Toleranzwerte berücksichtigt werden. Tritt eine Inkonsistenz auf, erfolgt die Systemreaktion, die Sie im Abschnitt Nachrichten festgelegt haben. Ist die Konsistenzprüfung erfolgreich, werden ggf. die folgenden Prüfregeln durchlaufen. Erst wenn alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen wurden, wird der Budgetbetrag in der Datenbank gesichert.

Nachrichten

In diesem Abschnitt legen Sie die Systemreaktion fest, die erfolgt, wenn bei der Konsistenzprüfung ein Fehler ermittelt wird. Abhängig von der definierbaren Nachrichtenklasse können Budgetbuchungen verhindert und Warnungen oder Erfolgsmeldungen ausgegeben werden. Sie können die ausgegebenen Nachrichten mit Hilfe von Nachrichtenvarianten spezifizieren. SAP liefert hierfür vordefinierte Nachrichtenvarianten.

Prüfung pro Budgeterfassungsbeleg oder pro Budgetkontierung

In der BCS-Konsistenzprüfung wird zwischen Prüfungen unterschieden, die entweder ausschließlich die Beträge des zu buchenden Erfassungsbelegs berücksichtigen, und solchen, bei denen die zu buchenden Beträge des Erfassungsbelegs mit den bereits gebuchten Budgetbeträgen in der Datenbank verglichen werden. Entsprechend wird auch zwischen Prüfbibliotheken unterschieden, die zur Prüfung von Budgeterfassungsbelegen verwendet werden, und solchen, die zur Prüfung von Budgetkontierung eingesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass Konsistenzprüfungen von Budgetkontierungen die System-Performance beeinträchtigen können.

Aktivitäten

Sie definieren Prüfregeln im Customizing des Haushaltsmanagements unter Anfang des Navigationspfads Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Budgetierung Navigationsschritt Budgetierungsablauf steuern Navigationsschritt Konsistenzprüfung Ende des Navigationspfads.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in den entsprechenden IMG-Aktivitäten und der zughörigen Dokumentation.