Abbau durch Mittelvormerkungen

Verwendung

Indem Sie einen Bezug der Mittelvormerkungen Mittelbindung, Mittelvorbindung und Mittelreservierung untereinander herstellen, können Sie einen Reservierungsprozess von Haushaltsmitteln abbilden. Hierbei entscheiden Sie, wieviele Schritte dieser Prozess durchlaufen soll. Wahlweise verwenden Sie eine, zwei oder alle drei Stufen der Mittelvormerkung.

Alle Mittelvormerkungen können bei Einsatz der Komponente SAP-Business-Workflow einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Auch hier wird ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren unterstützt.

Voraussetzungen

Für die Bearbeitung einer Mittelvormerkung benötigen Sie pro Belegart eine Berechtigung. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen im Haushaltsmanagement .

Wenn die Mittelvormerkungen einen Genehmigungsprozeß durchlaufen sollen, müssen Sie die entsprechenden Customizingeinstellungen für den Workflow durchführen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement unter Workfloweinstellungen Mittelvormerkungen und Mittelumbuchung . Weitere Informationen zum Workflow finden Sie unter Workflow: Mittelvormerkungen und Mittelumbuchungen .

Beachten Sie folgendes, wenn Sie Belege in unterschiedlichen Währungen erfassen:

Bei in Hauswährung des Buchungskreises erfassten Mittelvormerkungen darf der abbauende Beleg in einer beliebigen Fremdwährung erfasst werden.

Bei in Fremdwährung erfassten Mittelvormerkungen muss die Währung des abbauenden Belegs mit der Währung des abgebauten Belegs übereinstimmen.

Funktionsumfang

  • Eine Mittelvorbindung kann sich auf eine Mittelreservierung beziehen und diese dadurch abbauen.

  • Eine Mittelbindung kann sich entweder auf eine Mittelvorbindung oder eine Mittelreservierung beziehen und diese dadurch abbauen.

Über die sog. Rollenfindung können Sie pro Belegtyp (Mittelreservierung, Mittelvorbindung, Mittelbindung) festlegen, welche Mitarbeiter die Mittelvormerkung bspw. in Abhängigkeit vom Betrag oder einer bestimmten Haushaltsmanagement-Kontierung bearbeiten dürfen (genehmigen, ablehnen, ändern).

Aktivitäten

Folgendes Beispiel zeigt die Verwendung von zwei Stufen der Mittelvormerkung zusammen mit dem Workflow.

Ein Ausschreibungsverfahren zur Anschaffung neuer Hardware wird initiiert. Um diesen budgetrelevanten Vorgang sofort zu berücksichtigen, legen Sie eine Mittelreservierung an. Sie hinterlegen die Haushaltsmanagement-Kontierung (die entsprechende Finanzposition und Finanzstelle und ggf. Fonds) den Betrag und ggf. zusätzliche Textinformationen in dem Mittelreservierungsbeleg.

Diese Reservierung stellt Folgendes sicher:

  1. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind ausreichende Haushaltsmittel vorhanden.

  2. Keine anderen Projekte können über diese Mittel verfügen.

Nach Sichtung der Angebote legen Sie die Geschäftspartner fest, z.B. einen Lieferanten für die Hardware und einen Partner für die Serviceleistung.

Mit den nun zur Verfügung stehenden zusätzlichen Informationen legen Sie eine Mittelbindung mit Workflow an, die auf die Mittelreservierung Bezug nimmt. Die Haushaltsmanagement-Kontierung wird aus der Mittelreservierung übernommen. Sie geben jeweils pro Geschäftspartner eine Belegposition mit dem entsprechenden Betrag ein. Nähere Angaben zu den Geschäftspartnern (Kreditoren) können Sie zusätzlich pro Belegzeile hinterlegen.

Der Betrag wird zwar im Budget vorgemerkt, darf aber noch nicht verbraucht werden. Die so angelegte Mittelbindung muss zunächst genehmigt werden. Der Workflow wird den vorgenommenen Einstellungen entsprechend gestartet. Erst nach der Genehmigung der Mittelbindung darf das Budget bspw. durch eine Lieferantenrechnung verbraucht werden.