Budgeterfassungsbelege bearbeiten

Verwendung

Im Folgenden werden die Bearbeitungsfunktionen Buchen, Nach Referenz anlegen, Vorläufig buchen, Merken und Stornieren beschrieben, die Ihnen in der Budgetierungs-Workbench (BWB) für Erfassungsbelege zur Verfügung stehen.

Informationen zu den jeweiligen Vorgängen, die für das Anlegen von Erfassungsbelegen zur Auswahl stehen, finden Sie unter Budgetierungsvorgang.

Hinweis Hinweis

Geben Sie in der Budgetierungs-Workbench stets positive Zahlenwerte als Budget ein. Das System ermittelt das entsprechende Vorzeichen eines Betrags automatisch anhand des Vorgangs und der Bearbeitungsfunktion. Die Eingabe von negativen Budgetwerten wird jedoch nicht standardmäßig verhindert. Wenn Sie die Eingabe von negativen Budgetwerten nicht zulassen möchten, müssen Sie in der Konsistenzprüfung eine entsprechende Prüfregel einrichten.

Ende des Hinweises

Aktivitäten

Wählen Sie im Haushaltsmanagement Anfang des Navigationspfads Budgetierung Navigationsschritt Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Erfassungsbelege Navigationsschritt Budgetierungs-Workbench Ende des Navigationspfads.

Funktionsumfang

Suchfunktionen für Erfassungsbelege

Wenn Sie auf einen bereits bestehenden Erfassungsbeleg verweisen wollen, stehen Ihnen die folgenden BWB-Suchfunktionen zur Verfügung:

Steht der Beleg in der Belegübersicht zur Auswahl, wählen Sie ihn per Doppelklick aus.

Wird der Beleg nicht in der Belegübersicht angezeigt, Sie kennen jedoch die Belegnummer, wählen Sie Anfang des Navigationspfads Bearbeiten Navigationsschritt Suchen Ende des Navigationspfads. Geben Sie im Dialogfenster die Belegnummer ein und wählen Sie Weiter (Enter) (Weiter (Enter)).

Wenn Sie die Belegnummer nicht kennen, starten Sie die Suche nach einem gemerkten Erfassungsbeleg über Anfang des Navigationspfads Bearbeiten Navigationsschritt Suche: gemerkt Ende des Navigationspfads bzw. die Suche nach einem gebuchten oder vorläufig gebuchten Erfassungsbeleg über Anfang des Navigationspfads Bearbeiten Navigationsschritt Suche: effektiv Ende des Navigationspfads.

Erfassungsbeleg buchen

Wählen Sie einen Vorgang aus und nehmen Sie alle weiteren erforderlichen Eingaben vor.

Wählen Sie Buchen (Buchen).

Erfassungsbeleg aus einem Referenzbeleg erstellen

Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Beleg Navigationsschritt Nach Referenz anlegen Ende des Navigationspfads.

Geben Sie im Dialogfenster Referenzbeleg die Belegnummer eines bestehenden Erfassungsbelegs ein, dessen Daten Sie für den neuen Erfassungsbeleg übernehmen möchten, und wählen Sie Weiter (Enter) (Weiter (Enter)).

Mit Ausnahme der Belegnummer werden sämtliche Daten des Referenzbelegs in den neuen Erfassungsbeleg übernommen.

Ändern Sie ggf. die Vorschlagswerte des Referenzbelegs und wählen Sie Buchen (Buchen).

Erfassungsbeleg vorläufig buchen

Wählen Sie einen Vorgang aus und nehmen Sie alle erforderlichen Eingaben vor, ggf. indem Sie die Vorschlagswerte eines Referenzbelegs übernehmen. Wählen Sie anschließend die Drucktaste Merken.

Wählen Sie in der Anwendungsfunktionsleiste die Drucktaste Vorläufig buchen.

Erfassungsbeleg merken

Nehmen Sie alle notwendigen Eingaben vor, ggf. mit Hilfe eines Referenzbelegs, und wählen Sie anschließend die Drucktaste Merken.

Geben Sie im Dialogfenster Beleg merken einen von Ihnen frei definierbaren alphanumerischen Schlüssel ein und wählen Sie Merken (Merken).

Sie können gemerkte Erfassungsbelege zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten oder löschen (Beleg → Löschen).

Erfassungsbeleg stornieren

Es können nur tatsächlich gebuchte Erfassungsbelege storniert werden, keine vorläufig gebuchten Belege.

Wählen Sie den zu stornierenden Erfassungsbeleg über eine der oben beschriebenen Suchfunktionen aus.

Wählen Sie Beleg → Storno.

Das System erzeugt einen Stornobeleg mit dem Bearbeitungsstatus Initial (Storno).

Wenn Sie die Stornierung sofort abschließen möchten, wählen Sie Buchen (Buchen). Wenn die Stornierung erst genehmigt werden muss, wählen Sie Vorläufig buchen.

Ergebnis

Beim Sichern von Erfassungsbelegen über Buchen (Buchen) oder Vorläufig buchen finden die von Ihnen aktivierten Budgetkonsistenzprüfungen statt. Sie können eine Konsistenzprüfung auch für gemerkte Erfassungsbelege starten, indem Sie die Drucktaste Beleg prüfen (F7) (Beleg prüfen (F7)) wählen.

Die generierten Erfassungsbelege werden ihrem Bearbeitungsstatus und ihrer Nummer nach sortiert. Sie werden für den entsprechenden Benutzer in der Belegübersicht angezeigt. Die Anzeige von gebuchten, vorläufig gebuchten oder stornierten Erfassungsbelegen ist auf maximal 20 Belege begrenzt.