Frachtkostenabwicklung - Erweiterungen (Delta)

Frachtkostenabwicklung im Bereich Transport und Verteilung

Die Prozesse für die Ermittlung und Abrechnung von Frachtkosten im Bereich TD/Massenguttransport entsprechen insgesamt der Frachtkostenabwicklung im Vertrieb (SD), wurden aber um bestimmte Funktionen für die Mineralölbranche erweitert. Die folgenden Abschnitte beschreiben, welche Abweichungen vom SD-Standard bei der Frachtkostenabwicklung mit der Komponente TD berücksichtigt werden müssen. Alle Prozesse, Funktionen und Abläufe finden Sie in der erweiterten Hilfe für den Bereich SD, Frachtkostenabwicklung.

Die SD-Transportabwicklung unterscheidet zwischen eingehenden und abgehenden Bewegungen, insofern ist der Bereich SD auf die Verarbeitung zugeordneter Lieferungen oder Lieferavise beschränkt. Die TD-Transportabwicklung erlaubt dagegen eine Kombination ein- und abgehender Warenbewegungen sowie Umlagerungen (also Lieferungen, Lieferavise und Reservierungen) innerhalb eines Transports. Aus diesem Grunde wurden Funktionen wie die Kontierung erweitert, um die Trennung von Frachtkosten nach sämtlichen Bewegungsarten innerhalb eines Transports zu ermöglichen.

Die Frachtberechnung im Bereich TD basiert nicht auf dem Verkehrsmittel oder der Güterart wie in SD, sondern auf TD-Fahrzeugdaten.

Customizing

Die Einstellungen für die Frachtkostenabwicklung können sowohl im Customizing für den Bereich SD als auch im Bereich der Branchenlösung Oil & Gas (Downstream) unter TD (Transport und Verteilung) vorgenommen werden.

Ermittlung der Berechnungsgrundlage

Das System ermittelt die Berechnungsgrundlage für eine Frachtkostenposition aufgrund der Einstellung in der Konditionsart. Die Berechnungsgrundlage beeinflusst innerhalb der Preisfindung

  • welche Konditionsarten pro Unterposition berücksichtigt werden

  • welche Informationen zur Ermittlung der Konditionen zur Verfügung stehen

    Sämtliche Berechnungsgrundlagen enthalten Informationen aus dem Transportbeleg oder dem Transportabschnitt sowie der Frachtkostenposition.

  • auf welcher Basis die Bezugsgrößen (Bruttogewicht, Nettogewicht und Volumen) berechnet werden.

Zusätzlich zu den Berechnungsgrundlagen im Bereich SD sind folgende Typen verwendbar:

  • Ausgangsbelege

  • Belegpositionsmengen

  • Sind Belegpositionsmengen vorhanden, erzeugt das System eine Frachtkosten-Unterposition für jede zugeordnete Belegpositionsmenge.

  • Es stehen Informationen aus dem Belegkopf, der relevanten Position und der Belegpositionsmengen-Zuordnung (Ladebelegposition, Lade- und Entladestelle) zur Verfügung.

  • Die Bezugsgrößen (Bruttogewicht, Nettogewicht, Volumen) beziehen sich auf die entsprechenden Informationen aus den zugeordneten Belegpositionsmengen.

  • Fahrzeug

  • Es stehen Informationen über Fahrzeuge wie Fahrzeugart, Verkehrszweig und Fahrzeugnummer zur Verfügung.

Transportstatus

Für die Frachtberechnungim Bereich TD empfehlen wir, Transporte zu verwenden, für die eine Lieferbestätigung vollständig erfolgt ist (Gesamtstatus des Transports sollte den Wert 6 haben). Sie können jedoch grundsätzlich Frachtkostenbelege für alle TD-Transporte mit einem Status von mindestens 4 (ab Ladebestätigung bis Lieferbestätigung) erzeugen.

Durch die Zuweisung von Belegpositionsmengen im Bereich TD können Sie in Frachtkostenbelegen entladerelevante Belege zu Frachtkosten zuordnen und, falls erforderlich, die Kostenzuordnung vor der Lieferbestätigung vornehmen.

Wenn bereits ein Frachtkostenbeleg für einen Transport vorhanden ist, können Sie bei der Ladebestätigung weder die Ladedaten des Transports ändern noch die aufgrund der Verladung erfolgte Buchung stornieren. Es gibt folgende Möglichkeiten, für einen Transport, zu dem bereits ein Frachtkostenbeleg vorhanden ist, die Ladebestätigung erneut durchzuführen:

  • Wenn die Frachtkostendaten bereits an die Finanzbuchhaltung übergeleitet wurden, können Sie die Buchungsdaten für jede Position stornieren und den Frachtkostenbeleg löschen. Um die Buchungsdaten zu stornieren, stornieren Sie die Frachtkostenabrechnung für jede Position.
  • Wenn die Frachtkostendaten noch nicht übergeben wurden, können Sie den Frachtkostenbeleg löschen.

Im Customizing für die Frachtkostenart können Sie den Gesamtstatus festlegen, den ein Transport für das Anlegen von Frachtkostenbelegen erreicht haben muss. Hierzu wählen Sie im Customizing der Branchenlösung Oil&Gas (Downstream) den Pfad TD (Transport und Verteilung) -> TD Massenguttransport -> Frachtkosten -> Frachtkostenbeleg -> Frachtkostenarten und Positionstypen.

In der Customizing-Aktivität Frachtkostenarten und Positionstypen wählen Sie die Detailsicht der Frachtkostenart und geben im Feld GesStat. Transp. (Gesamtstatus Transport) den Wert 4 ein. Hierdurch legen Sie fest, dass das System Frachtkostenbelege erzeugen darf, sobald der Status des TD-Transports mindestens diesen Gesamtstatus erreicht hat.

Abgesehen von den oben beschriebenen Statusanforderungen gelten für die TD-Frachtberechnung die gleichen Anforderungen wie im Bereich SD.

Ermittlung geographischer Einflussgrößen

Bei der Erfassung geographischer Einflussgrößen für die Preisfindung können Entfernungen im System in Form von Routen und Abschnitten erfasst werden. Sie können bei der Routendefinition im Customizing sowohl für Routen als auch für Routenabschnitte Entfernungen pflegen. Bei Verwendung einer entsprechenden Route schlägt das System die entsprechenden Werte im Transportbeleg vor.

Als weiteres geographisches Kriterium können im System Tarifzonen erfasst werden. Sie können im Customizing die automatische Ermittlung von Tarifzonen einstellen. Eine Tarifzone besteht aus einer oder mehreren Postleitzahlräumen innerhalb eines Landes. Tarifzonen werden für Transport-Dispositionsstelle, Dienstleister, Versandart und Land definiert.

Beispiel: Ein Postleitzahlraum ist einer vordefinierten Tarifzone für eine Kombination von Transport-Dispostelle, Dienstleister usw. zugeordnet. Findet das System für diese Kriterien keine gültige Tarifzone, so führt es die Ermittlung erneut mit einer “leeren” Versandart durch. Dieser Vorgang ist auch möglich, wenn der Dienstleister, oder Dienstleister und Versandart, “leer” sind.

Ist das System entsprechend konfiguriert, erfolgt die Ermittlung der Tarifzone automatisch beim Anlegen einer Frachtkostenposition, also dann, wenn Sie einen Frachtkostenbeleg oder eine neue Position manuell anlegen.

Ermittlung des Preis- und Abrechnungsdatums

Die automatische Ermittlung des Preis- oder Abrechnungsdatums kann nur erfolgen, wenn Sie eine Datumsregel definiert und zugeordnet haben. Bei der Definition einer Datumsregel geben Sie eine Folge von Versandterminen an, z.B. das geplante oder tatsächliche Verladedatum. Der Bereich TD ermöglicht die Erfassung des Anfangs- und Enddatums einer Lieferbestätigung (geplanter und tatsächlicher Vorgang) in der Folge dieser Versandtermine.

Anlegen eines Frachtkostenbelegs im Dialog oder mit Arbeitsvorrat

Bevor Sie einen Frachtkostenbeleg anlegen können, müssen Sie bestimmte Einstellungen im Customizing vornehmen. Für den Bereich TD ist es wichtig, dass Sie für jede Massengut-Transportart angeben, ob Frachtkostenrelevanz im Hinblick auf Fahrzeug, Kopf, Strecke, Grenzpunkt und Umschlagspunkt besteht.

Sachkontenfindung

Im Bereich TD kann ein Transport gleichzeitig ein- und abgehende Warenbewegungen umfassen; die entstehenden Kosten müssen normalerweise zwischen verschiedenen Sachkonten aufgeteilt werden. Die Sachkontenfindung für TD-Transporte ermöglicht die Zuordnung einer Bewertungsklasse zur Ausgangsbelegart.

Im Bereich TD sind unterschiedliche Belege für Verladung und Entladung möglich. Es muss eine Zuordnung von geladenen und entladenen Mengen erfolgen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Zuordnung von Mengen in Belegpositionen . Die Sachkontenfindung basiert immer auf entladerelevanten Belegpositionen. Über die Bewertungsklasse, die im Customizing pro Belegart für die Sachkontenfindung festgelegt ist, greift das System also auf den entladerelevanten Beleg zu.

Zuordnung für die Kostenrechnung

Damit das System die Objekte in der Kostenrechnung (CO) ermitteln kann, müssen Sie im Customizing bestimmte Einstellungen vornehmen. Die Ausgangsbelege (Lieferung, Lieferavis oder Reservierung) sind spezielle TD-Objekte. Sie steuern, wie das System die Herkunft von CO-Zuordnungen bei der TD-Frachtkostenabwicklung ermittelt. Im Bereich SD dagegen durchsucht das System zunächst die Lieferung nach CO-Zuordnungen und dann, wenn dort keine Zuordnungen vorhanden sind, den Auftrag.

Fakturierung von Frachtkosten an den Kunden

Sie haben die Möglichkeit, dem Kunden die Frachtkosten in Abhängigkeit von bestimmten Transporteigenschaften (Entfernung, Tarifzone) in Rechnung zu stellen.Die Kosten basieren dabei auf den effektiven Transportkosten, die bei der Frachtberechnung ermittelt und mit dem Dienstleister abgerechnet wurden. Frachtkosten werden in der Rechnung als separate Position aufgeführt.

Frachtkosten können einen erheblichen Teil des dem Kunden in Rechnung gestellten Betrages ausmachen. Aus diesem Grund sind sie nicht im Materialpreis enthalten, sondern werden vom Transportverantwortlichen separat für die Weiterberechnung an den Kunden ermittelt.

Theoretisch wäre es möglich, dem Kunden die Frachtkosten in Rechnung zu stellen, indem sie in der SD-Preisfindung als Zuschläge behandelt werden. Dabei ist es aber nicht möglich, sämtliche Faktoren, die einen Transport beeinflussen, zu berücksichtigen (z.B. Entfernung, Tarifzonen, Verkehrszweig, Art und Anzahl der Kolli usw.). Durch die Erweiterung wird es möglich, bei der Frachtermittlung sämtliche relevanten Kriterien zu berücksichtigen und in der Rechnung an den Kunden aufzuführen. Die Frachtkosten erscheinen im Fakturabeleg an den Kunden als zusätzliche Position. Sie können sämtliche Berechnungsoptionen verwenden, die im Frachtkostenbeleg für die Abrechnung mit dem Spediteur verfügbar sind.

Frachtkosten, die im Frachtkostenbeleg mit Hilfe von Lieferpositionen ermittelt wurden, werden den entsprechenden Fakturapositionen direkt zugeordnet. Kosten mit einer anderen Berechnungsgrundlage (z.B. Frachtkostenpositionen) werden anteilig auf die Fakturapositionen verteilt.

Wenn Sie im Frachtkostenbeleg ermittelte Frachtkosten in Fakturabelegen verwenden möchten, müssen Sie im Customizing folgende Einstellungen vornehmen:

Zusätzlich zu bestehenden Konditionsarten müssen Sie Konditionsarten mit gleichem Namen in den Kalkulationsschemata für die Frachtkostenermittlung und die Fakturierung anlegen.

Im Kalkulationsschema für die Frachtkostenermittlung kennzeichnen Sie diese Konditionsarten als statistisch, so dass sie die Frachtkostenberechnung nicht beeinflussen. Wählen Sie im Customizing Anfang des Navigationspfads Logistics Execution Navigationsschritt Transport Navigationsschritt Frachtkosten Navigationsschritt Preisfindung Navigationsschritt Steuerung der Preisfindung Navigationsschritt Kalkulationsschemata definieren und zuordnen Ende des Navigationspfads .

Im Kalkulationsschema für die Fakturierung müssen diese Konditionsarten als manuell gekennzeichnet sein. Wählen Sie im Customizing Anfang des Navigationspfads Vertrieb Navigationsschritt Grundfunktionen Navigationsschritt Preisfindung Navigationsschritt Steuerung der Preisfindung Navigationsschritt Kalkulationsschemata definieren und zuordnen Navigationsschritt Kalkulationsschema pflegen Ende des Navigationspfads . Kennzeichnen Sie das Kalkulationsschema für die Fakturierung mit dem entsprechenden Kennzeichen als Sonderschema, so dass Konditionsklasse und Statistikkennzeichen nicht aus dem Frachtkosten-Kalkulationsschema übernommen werden.

In der Kopiersteuerung für Fakturabelege müssen Sie außerdem die Quelle für die Frachtkosten-Preisfindung auf Positionsebene angeben. Wählen Sie im Customizing Anfang des Navigationspfads Vertrieb Navigationsschritt Fakturierung Navigationsschritt Fakturen Navigationsschritt Kopiersteuerung für Fakturen pflegen Navigationsschritt Kopiersteuerung: Lieferbeleg nach Faktura Ende des Navigationspfads . Geben Sie als Quelle F (Frachtkosten) für die entsprechenden Fakturaarten und Lieferarten der Position ein.