Ablauf des Berichtsexports

Einsatzmöglichkeiten

Sie können Berichte, die Sie in der SAP-Komponente Environment, Health and Safety ( EH&S ) erstellt haben, exportieren. Der Berichtsexport steht Ihnen auch für zuvor importierte Berichte (Inbound-Berichte) zur Verfügung

Sie können im Customizing eigene Exportmethoden definieren. Bearbeiten Sie dazu folgende IMG-Aktivitäten:

  • Im Customizing der Grunddaten und Werkzeuge die Customizing-Aktivität User-Exits verwalten

  • Im Customizing der Produktsicherheit die Aktivität Namen für User-Exits zuordnen

    Hinweis Hinweis

    Der Berichtsexport ist eine spezielle Form des Berichtsversands und ist im Customizing der Produktsicherheit in den Abschnitt Berichtsversand integriert.

    Während der Berichtsversand sofort oder im Hintergrund gestartet werden kann, läuft der Berichtsexport immer im Hintergrund ab.

    Zusätzlich zu dem Berichtsexport von einzelnen Berichten über das Berichtsinformationssystem haben Sie die Möglichkeit, EH&S-Berichte durch ein Programm aufgrund verschiedener Kriterien zu exportieren. Sie können dabei den Berichtsexport in den Formaten durchführen, die vom Programm Windows Wordprocessor Integration (WWI) unterstützt werden (siehe Berichtsexport durch Programm ).

    Ende des Hinweises

Voraussetzungen

  • Damit Sie einen Bericht über das Berichtsinformationssystem exportieren können,

    • muss dieser im Status Freigegeben vorliegen

    • müssen Sie im Berichtsinformationssystem ein Material angegeben haben, zu dem der Bericht exportiert wird

  • Der Bericht darf nicht mit dem Etiketten-Wizard erstellt worden sein (siehe Etikett ).

  • Sie haben im Customizing der Grunddaten und Werkzeuge unter Werkzeuge den IMG-Abschnitt Import und Export bearbeitet.

  • Wenn Sie zum ersten Mal einen Bericht exportieren, müssen Sie den Berichtsexportauftrag manuell erzeugen (siehe Berichte manuell exportieren ).

Ablauf

  1. Zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie den Report RCVDDISP eingeplant haben, startet das SAP-System den Berichtsexport für alle automatisch und manuell erzeugten Exportaufträge.

    Hinweis Hinweis

    Weitere Informationen zum Report RCVDDISP finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Produktsicherheit unter Jobs zum Berichtsversand einrichten.

    Ende des Hinweises

    Automatischer Export

    Das SAP-System erstellt zu den Berichten automatisch Exportaufträge, die für den Berichtsexport seit dem letzten Exportdatum neu generiert wurden und im Status Freigegeben vorliegen. Im Standard erhalten die Exportaufträge sofort den Status Freigegeben . Sie können im Customizing der Produktsicherheit diese Standardeinstellung unter Versandgründe festlegen überprüfen.

    Manueller Export

    Der manuelle Berichtsexport wird aus dem Berichtsinformationssystem gestartet. Beim manuellen Anlegen des Berichtsexportauftrags überprüft das SAP-System, ob der Bericht bereits exportiert wurde. Dabei werden folgende Kriterien überprüft:

    • Schlüssel der Spezifikation, zu der der Bericht erzeugt wurde

    • Schlüssel der Spezifikation, zu der der Bericht im Berichtsinformationssystem ausgewählt wurde (siehe Spezifikationszuordnung )

    • Schlüssel der Generierungsvariante

    • Berichtssprache

    • Initiator des Berichtsexportauftrags

    • Materialname

    • Interne Version des Berichts

      Das SAP-System prüft dabei alle Berichtsexportaufträge unabhängig von ihrem Status. Ausgenommen sind dabei Aufträge, die sich im Status Auftrag angelegt befinden, da diese vom Anwender durch die Funktion Ablehnen gelöscht werden können.

      Wenn ein Bericht bereits exportiert wurde, können Sie entscheiden, ob Sie den Bericht nochmal exportieren wollen.

  2. Die Exportaufträge werden durch den Report RCVDEVEN bearbeitet. Im Customizing der Produktsicherheit ist eingestellt, dass alle Exportaufträge vom SAP-System bis zum Status Historisch bearbeitet werden.

    Wenn zu einem Bericht bereits alte Exportaufträge im Status Historisch existieren, werden diese gelöscht.

  3. Der exportierte Bericht wird auf dem Applikationsserver in das Verzeichnis gestellt, das Sie für den Berichtsexport im Customizing der Grunddaten und Werkzeuge unter Dateipfade und Dateinamen festlegen angegeben haben.

    Es werden folgende Dateien auf dem Applikationsserver abgelegt:

    • eine Schlüsseldatei (*.KEY), die die Schlüsselinformationen zum Bericht enthält

    • eine SDB-Datei (*.PS), die im Postscript-Format den Bericht enthält

      Hinweis Hinweis

      Die Schlüsseldatei für den Berichtsexport enthält folgende Parameter:

      • DTY (Dokumenttyp)

        Da im Standard nur der Export von Sicherheitsdatenblättern unterstützt wird, erhält der Dokumenttyp den Wert SDB.

      • SID (Spezifikations-ID)

        Spezifikation, zu dem der Berichtsexportauftrag angelegt wurde

      • PRN (Materialname)

        Material, zu dem der Berichtsexportauftrag angelegt wurde. Die Ermittlung des Materialnamens erfolgt nach dem gleichen Algorithmus wie beim Berichtsversand (siehe Materialname, Materialnummer ).

      • STA (Status)

        Dieser Parameter wird konstant mit dem Wert V belegt.

      • LAC (Berichtssprache)

      • CPN (Firmenname)

        Der Firmenname wird über den Initiator (Verkaufsorganisation) ermittelt, die den Berichtsexportauftrag angestoßen hat.

      • FFT (Dateiformat)

        Die Berichte werden beim Berichtsexport immer im Format Postscript (PS) exportiert.

      • FNA (Dateiname)

        Der Dateiname wird aus einer fortlaufenden achtstelligen Nummer und der Dateiendung .PS gebildet.

      • DAT (Generierungsdatum des Berichts)

      • VER (Berichtsversion)

        Die Berichtsversion setzt sich aus der Haupt- und Unterversion des Berichts zusammen.

      • CTY (Gültigkeitsbereich)

        Der Gültigkeitsbereich wird mit dem führenden Gültigkeitsraum der Generierungsvariante des zu exportierenden Berichts belegt.

      Ende des Hinweises

Ergebnis

Sie können den Berichtsexportauftrag in der SAP-Komponente Produktsicherheit überprüfen, indem Sie die Vorgehensweise Berichtsversandauftrag bearbeiten ausführen.

Der aktuellste Berichtsexportauftrag zu einem Bericht wird stets im SAP-System aufbewahrt. Ältere Berichtsexportaufträge zum gleichen Bericht werden gelöscht, wenn sie sich im Status Historisch befinden. Zum Vergleich der Berichtsexportaufträge verwendet das SAP-System folgende Kriterien:

Schlüssel der Spezifikation, zu der der Bericht erzeugt wurde

Schlüssel der Spezifikation, zu der der Bericht im Berichtsinformationssystem ausgewählt wurde (siehe Spezifikationszuordnung )

Schlüssel der Generierungsvariante

Berichtssprache

Initiator des Berichtsexportauftrags

Materialname

Haupt- und Unterversion des Berichts und gegebenenfalls das Anlegedatum des Exportauftrags.

Für jeden neu erzeugten Bericht prüft das SAP-System, ob es einen Berichtsexportauftrag mit der Vorgängerversion dieses Berichts gibt. Ist dies der Fall, wird ein Nachexportauftrag erzeugt, jedoch nur, wenn der neu erzeugte Bericht nicht bereits manuell aus dem Berichtsinformationssystem exportiert wurde.

Der automatische Nachexport erfolgt in Abhängigkeit des Initiators. Wenn also zu einem Bericht eine neue Version erzeugt wird und zur Vorgängerversion dieses Berichts mehrere Berichtsexportaufträge existieren, die von unterschiedlichen Initiatoren angestoßen wurden, wird für jeden dieser Berichtsexportaufträge ein Nachexportauftrag erzeugt. Außerdem wird der Materialname berücksichtigt.

Die Nachexportaufträge werden, wie auch die Nachversandaufträge für Berichte, periodisch für bestimmte Zeitabschnitte erzeugt.