Datenarchivierung, Datenaufbewahrung und Datenvernichtung
SAP unterstützt Sie in Ihrem Datenmanagement durch die Bereitstellung geeigneter Funktionen des SAP NetWeaver Information Lifecycle Management
(ILM) in den Anwendungen der Personalwirtschaft.
Datenarchivierung
Ein effizientes Datenmanagement beinhaltet, dass Sie Daten aus abgeschlossenen Geschäftsvorfällen in ein Archiv auslagern. Mit der Datenarchivierung können Sie Daten, die nicht mehr im System benötigt werden, jedoch beispielsweise für Nachweise aufbewahrt werden sollen, in eine Archivdatei schreiben. Die Archivdatei wird zur Entlastung der Datenbank in ein Dateisystem oder ein Content Repository abgelegt und die Daten werden in der Datenbank gelöscht. Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek für SAP NetWeaver unter 
Information Liefecycle Management
Einführung in die Datenarchivierung (CA-ARC)
.
Datenaufbewahrung
SAP bietet Ihnen mit dem Retention Management
des ILM geeignete Werkzeuge, um die gesetzlichen Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen. Dazu gehören in Hinblick auf die Datenvernichtung insbesondere folgende Funktionen:
Erstellung und Verwaltung von Regelwerken und Regeln zur Aufbewahrung von Daten
In diesen Regeln können Sie geltende gesetzliche oder betriebliche Aufbewahrungsfristen abbilden und damit gewährleisten, dass Daten nicht vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Erstellung von Vernichtungssperren für Daten
In der Personalwirtschaft können Sie mit Vernichtungssperren Daten, die in Hinblick auf Rechtsfälle oder aus Revisionsgründen über das Ende der Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden sollen, gegen die Datenvernichtung schützen.
Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek für SAP NetWeaver unter Information Lifecycle Management
Retention Management
.
Datenvernichtung
Personenbezogene Daten unterliegen länderspezifischen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Wenn solche Daten aus Geschäftsprozesssicht abgeschlossen sind, ihre gesetzliche und betriebliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und keine Vernichtungssperre vorliegt, müssen Sie diese schließlich endgültig im operativen System und im Archivsystem vernichten.
In den Anwendungen der Personalwirtschaft stellt SAP Archivierungsobjekte bereit, welche die ILM-Funktion zur Datenvernichtung unterstützen. Mit diesen Archivierungsobjekten können Sie Daten vernichten, sobald das Ende der Aufbewahrungsfrist erreicht ist. Weitere Informationen über den Prozess der Datenvernichtung finden Sie unter Datenvernichtung im HR.