Nordamerika: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen
Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze
Bei der Archivierung von Abrechnungsergebnissen gelten für Kanada und die USA grundsätzlich die allgemeinen Aussagen zu Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze .
Die Rückrechnungsgrenze können Sie – abgesehen von den gesetzlichen Bestimmungen und technischen Notwendigkeiten, die Sie dabei berücksichtigen müssen – nach firmeninternen oder tarifvertraglichen Erfordernissen setzen.
Abstand zwischen Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze
Der Abstand zwischen Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze wird durch folgende Faktoren bestimmt:
Rückrechnungsgrenze
Für mögliche Rückrechnungen müssen die Abrechnungsergebnisse aus dem aktuellen Jahr und dem Vorjahr im System zur Verfügung stehen. Dadurch ist auch jederzeit problemlos der Druck von W-2 möglich.
Beispiel
Sie wollen am 20. Juni 2000 archivieren. Die spätestmögliche Rückrechnungsgrenze ist in diesem Fall der 1. Januar 1999. Sie können aber auch eine frühere Rückrechnungsgrenze wählen, wenn Sie eine Rückrechnung weiter in die Vergangenheit ermöglichen wollen.
Auswertungen
Für Auswertungen benötigt das System zusätzlich die Abrechnungsergebnisse aus einem ganzen Kalenderjahr vor der Rückrechnungsgrenze. Für diesen Zeitraum ist auch der Druck von W-2c möglich.
Beispiel
Sie wollen am 20. Juni 2000 archivieren. Als Rückrechnungsgrenze wählen Sie den 1. Januar 1999. Das spätestmögliche Archivierungsdatum ist dann der 31. Dezember 1997. Wenn Sie dagegen als Rückrechnungsgrenze ein beliebiges Datum im Jahr 1998 angeben, ist das spätestmögliche Archivierungsdatum der 31. Dezember 1996. Sie können aber auch ein noch früheres Archivierungsdatum wählen, wenn Sie die Abrechnungsergebnisse noch für einen längeren Zeitraum im System benötigen, z.B. um noch Auswertungen zu machen.
Durchschnittsbewertung
Beim Berechnen des Abstands zwischen Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze berücksichtigt das System außerdem, ob Sie Durchschnittsbewertungen vornehmen. Je nach dem Zeitraum, den Sie für die Durchschnittsbewertung benötigen, können Sie die Abrechnungsergebnisse nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt archivieren. Je mehr Durchschnittsperioden Sie benötigen, desto weiter in der Vergangenheit muß das Archivierungsdatum liegen.
Prüfung Ihrer Eingaben durch das System
Beim Anlegen einer Archivierungsgruppe können Sie entweder die Rückrechnungsgrenze oder das Archivierungsdatum vorgeben. Das System prüft Ihre Eingaben und reagiert darauf:
Sie wählen |
Das System |
eine Rückrechnungsgrenze im aktuellen Jahr x oder nach dem 1. Januar des Jahres x–1 |
fordert Sie auf, als Rückrechnungsgrenze den 1. Januar des Jahres x–1 oder früher zu wählen |
als Rückrechnungsgrenze den 1. Januar des Jahres x–1 oder ein früheres Datum |
berechnet das spätestmögliche Archivierungsdatum, bei dem Auswertungen und ggf. die Durchschnittsberechnung korrekt erfolgen können |
ein Archivierungsdatum im aktuellen Jahr x, im Jahr x–1 oder im Jahr x–2 |
fordert Sie auf, ein Archivierungsdatum einzugeben, aus dem es eine Rückrechnungsgrenze berechnen kann, die am 1. Januar des Jahres x–1 oder früher liegt |
ein Archivierungsdatum im Jahr x–3 oder früher |
schlägt die frühestmögliche Rückrechnungsgrenze vor, bei der zwischen Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze ein volles Kalenderjahr liegt; der Abstand zwischen Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze kann dabei auch deutlich mehr als ein Jahr betragen, da
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