Autorisierungsbedingungen festlegen      

Das System autorisiert einen Kundenauftrag mit Zahlungskarten automatisch, wenn Sie ihn sichern, falls Sie im Customizing nichts anderes festgelegt haben. Im Feld Aut.Bed können Sie festlegen, daß das System eine Autorisierung wie folgt durchführt:

automatisch, aber nur für vollständige Kundenaufträge

im Hintergrund für vollständige Kundenaufträge mit Hilfe eines Reports

entsprechend Ihren eigenen Bedingungen, die Sie unter Fakturierung → Zahlungskarten →Autorisierung und Abrechnung → Bedingungen für die Autorisierung pflegen festlegen Die Bedingung wird dann im SAP-System als ABAP/4-Coding abgespeichert. Sie wird einer Prüfgruppe zugeordnet, welche wiederum einer Verkaufsbelegart zugeordnet wird.

Autorisierungshorizont festlegen

In manchen Fällen laufen Autorisierungen ab, bevor ein Auftrag beliefert oder fakturiert wird. Um dies zu verhindern, sollten Sie ggf. Aufträge nur wenige Tage vor dem Versand oder der Fakturierung autorisieren.

Der Autorisierungshorizont legt fest, wie viele Tage vor dem Materialbereitstellungsdatum oder Fakturadatum das System die Autorisierung durchführen soll. Wird ein Kundenauftrag innerhalb des Autorisierungshorizonts gesichert, führt das System die Autorisierung sofort durch. Wird ein Kundenauftrag gesichert, bevor der Autorisierungshorizont gültig wird, führt das System gar keine Autorisierung oder eine Vorausautorisierung durch.

In diesem Beispiel ist das System so eingestellt, daß die Autorisierung einen Tag vor Lieferungserstellung durchgeführt wird. Das System führt die Autorisierung also nicht beim Sichern des Auftrags am Tag 0 aus, sondern am Tag 2. Beachten Sie, daß für die Autorisierungsgültigkeitsdauer im Customizing ( Autorisierung und Abrechnung → Autorisierungsgültigkeitsdauer angeben ) 14 Tage eingestellt sind. Wenn die Lieferungsaktivitäten länger als 14 Tage dauern, muß die Transaktion noch einmal autorisiert werden.

Vorausautorisierung festlegen  

Markieren Sie das Feld VorAut für die Vorausautorisierung. Das System führt eine Vorausautorisierung durch, wenn Sie einen Kundenauftrag erfassen und sichern.Hierbei wird an die Clearing-Stelle eine Autorisierung für einen Betrag von DM 1 geschickt, um sicherzustellen, daß Name, Adresse und Kartennummer korrekt sind. Auf diese Weise werden Probleme bei der eigentlichen Autorisierung, die zu einem späteren Zeitpunkt stattfindet, weitgehend vermieden.

Das System führt die Vorautorisierung nur aus, wenn das Materialbereitstellungsdatum oder das Fakturadatum außerhalb des Autorisierungshorizonts liegt, d. h. bevor der Autorisierungshorizont gültig wird. Sobald der Autorisierungshorizont gültig ist, führt das System keine automatische Autorisierung durch. Sie müssen regelmäßig einen Report laufen lassen, um eine Liste der Kundenaufträge zu erhalten, die zur Autorisierung anstehen, und die Abrechnung im Hintergrund durchzuführen.

Besonderheiten

Manuelle Autorisierung     

In manchen Fällen können Sie das Rechnersystem der Clearing-Stelle nicht erreichen oder technische Probleme treten auf. In diesen Fällen können Sie die Clearing-Stelle anrufen und die Autorisierungsdaten, die Sie von der Clearing-Stelle erhalten, manuell im Kundenauftrag eingeben. Hierzu wählen Sie Manuelle Autorisierung im Zahlungskartenplan . Für die manuelle Autorisierung ist eine spezielle Erlaubnis erforderlich, die im Berechtigungsprofil V_VBAK_AAT festgelegt wird.

Reaktionen des Systems auf Belegänderungen

Beachten Sie, daß das System in folgenden Fällen automatisch eine neue Autorisierung durchführt:

Wenn Sie im Kundenauftrag eine Position hinzufügen

Wenn Sie den Auftragswert erhöhen

Wenn Sie eine Einteilungsmenge ändern

Sie erhalten eine Warnmeldung, um in folgenden Fällen eine neue Autorisierung durchzuführen:

Wenn Sie die Mengen in der Lieferung erhöhen

Wenn Sie den Wert der Faktura erhöhen

Wenn bei einer unvollständigen Lieferung die Autorisierung abgelaufen ist

Autorisierung im Hintergrund

Mit dem Report RV21A010 können Sie Belege im Hintergrund autorisieren, um Kundenaufträge und Lieferungen mit langen Bearbeitungszeiten zu unterstützen.

Mehrere Autorisierungen zu einer Zahlungskarte

Bei der Definition von mehreren Autorisierungen für eine einzige Karte sucht das System automatisch den passenden Autorisierungswert zum Auftragswert. Das System sucht:

nach dem identischen Wert

nach dem nächsthöheren Wert

nach der Summe aus zwei oder mehr Werten

Das folgende Beispiel soll zeigen, wie das System einen Auftragswert mit der Summe aus zwei Autorisierungen abdeckt.

Auftragswert: DM 500,00

Autorisierung 1 DM 100,00

Autorisierung 2 DM 200,00

Autorisierung 3 DM 300,00

In diesem Fall sucht das System die Autorisierungswerte ab und beginnt beim niedrigsten Wert, DM 100. Es findet den nächsthöheren Wert zu DEM 500,00 und wählt Autorisierung 3. Dann sucht es weiter und beginnt wieder beim niedrigsten Wert. Es sucht nach der Autorisierung, die dem nicht abgedeckten Teil des Auftragswerts am nächsten kommt. Hier ist dies DM 200,00. Das System wählt Autorisierung 2 und deckt somit den ganzen Auftragswert ab.

Reaktionen des Systems auf nicht erfolgreiche Autorisierungen

In manchen Fällen reicht die Autorisierung nicht aus oder die Clearing-Stelle fordert eine Sperre aufgrund einer verlorenen oder gestohlenen Karte. Das System reagiert folgendermaßen auf eine nicht erfolgreiche Autorisierung:

Im Kundenauftragskopf wird der Status “Vorgang ist nicht OK” gesetzt (Status B )

Im Zahlungskartenplan wird die Autorisierungssperre gesetzt

Sie können gesperrte Kundenaufträge mit dem Report RV21A001 verarbeiten. Sie können dann erneut autorisieren, indem Sie die Sperre entfernen und den Kundenauftrag sichern.

Die bestätigte Menge im Kundenauftrag wird auf Null gesetzt und die Eingabe im Versandindex wird gesperrt.

Bedingungen in der Kopiersteuerung verhindern, daß der Benutzer eine Lieferung anlegt und kommissioniert sowie Warenausgang bucht. Um Folgefunktionen zu verbieten, wählen Sie im Customizing der Zahlungskarten Folgefunktionen . Hier können Sie folgende Bedingungen steuern:

Bedarf Verfügbarkeit

Bestellanforderung/Montage

Versandfälligkeitsindex

Kopierbedingungen für Lieferungen

Kopierbedingungen für Fakturen

Kommissionierung, Verpacken und Warenausgang

Handhabung nicht erfolgreicher Autorisierungen

Bei der Autorisierung im Hintergrund benachrichtigt das System den entsprechenden Mitarbeiter, wenn die Autorisierung nicht erfolgreich war: den zuständigen Sachbearbeiter im Kreditcontrolling, wenn die Autorisierung aufgrund des Kundenkredits verweigert wird oder den Systemverwalter, wenn technische Probleme auftreten. Falls Sie die Autorisierung online bearbeiten, gibt das System eine Meldung aus und informiert Sie über das Problem. Sie können dann die verschiedenen Status im Zahlungskartenplan überprüfen.

Sie können regelmäßig einen Report laufen lassen, um Kundenaufträge mit Autorisierungsproblemen zu bearbeiten. Verwenden Sie Report RV21A001 , um herauszufinden, wann und wo während des Autorisierungsvorgangs Fehler aufgetreten sind. Das System zeigt eine Liste von Kundenaufträgen an, die nicht autorisiert werden konnten. Dann können Sie:

einen Auftrag ohne Autorisierung freigeben (so daß die Zahlung des Betrags nicht gesichert ist)

einen Auftrag nochmals zur Autorisierung vorlegen

einen Auftrag ändern (wodurch die automatische Autorisierung erneut angestoßen wird)