Erstellung einer Berichtsvorlage: Beispiel Betriebsanweisung

Einsatzmöglichkeiten

Dieser Prozess zeigt am Beispiel der Betriebsanweisung , welche Schritte Sie durchführen müssen, um eine Berichtsvorlagesowie eine Generierungsvariantezu erstellen. Die Generierungsvariante wird für die Generierung des Berichts benötigt und muss der Vorlage zugeordnet werden.

Voraussetzungen

Sie haben an Ihrem Arbeitsplatz die aktuelle Version der WWI (Windows Wordprocessor Integration) installiert. Informationen zur Installation des WWI finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Grunddaten und Werkzeuge unter WWI-Installation .

Wir liefern einige Berichtsvorlagen als Muster aus: In der Standardauslieferung ist u.a. ein Beispiel für eine Betriebsanweisung nach §20 Gefahrstoffverordnung und eine Unfallanzeige nach dem Vordruck der deutschen Berufsgenossenschaften enthalten. Sie können diese Mustervorlagen nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können jedoch auch neue Vorlagen erstellen.

Achtung Achtung

Alle Mustervorlagen sind mit dem Wasserzeichen MUSTER versehen, da sie vorrangig demonstrativen Charakter haben. Die Mustervorlagen stellen nur eine mögliche Zusammenstellung von Datenfeldern dar, mit denen die Generierung der jeweiligen Dokumente getestet werden kann.

Die in den Vorlagen aufgelistete Auswahl von Datenfeldern erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit noch auf Richtigkeit hinsichtlich der zugrundeliegenden Rechtsvorschriften. Dem Anwender wird hiermit lediglich eine erste Hilfestellung zum Aufbau seiner spezifischen Vorlagen gegeben.

Ende der Warnung.

Ablauf

1.Berichtsvorlage erstellen

Sie erstellen die Vorlage entweder durch Bearbeiten der Mustervorlage oder durch Neuanlage. Im folgenden werden beide Vorgehensweisen beschrieben:

Mustervorlage bearbeiten

Wenn Sie mit der Mustervorlage arbeiten wollen, müssen Sie die in der WWI-Installation enthaltenen Vorlagedateien zunächst von Ihrem Arbeitsplatzrechner in das SAP-System laden. Dazu nutzen Sie die Funktion Datei hochladen . Sie rufen sie auf, indem Sie vom Einstiegsbild der Grunddaten und Werkzeuge aus Anfang des Navigationspfads Werkzeuge Navigationsschritt Datenübernahme Navigationsschritt Datei hochladen Ende des Navigationspfads wählen .

Für eine Betriebsanweisung müssen Sie eine *.DAT-Datei im Übertragungsformat ASC und eine *.Doc-Datei im Übertragungsformat BIN in das SAP-System hochladen.

Nach dem Hochladen nehmen Sie den eigentlichen Import vor. Dazu wählen Sie vom Einstiegsbild der Grunddaten und Werkzeuge aus Anfang des Navigationspfads Werkzeuge Navigationsschritt Datenübernahme Navigationsschritt Berichtsvorlage importieren.Sie müssen die *.DAT-Datei als Importdatei angeben. Der Import verläuft in zwei Stufen: Ende des Navigationspfads

Durch das Auslösen der ersten Stufe ( Überprüfen ) , erscheint eine Liste mit allen in der Berichtsvorlage enthaltenen Symbolen. Gegenübergestellt ist die Liste der im System vorhandenen Symbole. Die Berichtsvorlage kann korrekt importiert werden, wenn jedem Symbol der Vorlage ein im System vorhandenes Symbol zugeordnet ist.

Achtung Achtung

Für den Arbeitsschutz wird eine begrenzte Anzahl an Symbolen ausgeliefert. Wenn Sie weitere Symbole benötigen, müssen Sie diese anlegen und darüber hinaus ggf. die Defaultparameter überschreiben. Weitere Informationen zum Anlegen von Symbolen finden Sie im IMG des Arbeitsschutzes unter Symbol für ein Merkmal anlegen und Symbol für ein Tabellenfeld anlegen .

Ende der Warnung.

Durch das Auslösen der zweiten Stufe ( Übernahme ) wird die Berichtsvorlage in das SAP-System übernommen und das WWI mit der neuen Vorlage gestartet. Prüfen Sie nun das Layout und sichern Sie anschließend. Damit ist der Import abgeschlossen. Weitere Informationen zum Import von Mustervorlagen finden Sie im IMG der Grunddaten und Werkzeuge unter Mustervorlagen importieren .

Damit Sie aus der Vorlage versandfertige Berichte generieren können, müssen Sie anschließend den Status der Vorlage auf freigegeben setzen. Dazu wählen Sie vom Einstiegsbild der Grunddaten und Werkzeuge aus Anfang des Navigationspfads Berichtsdefinition Navigationsschritt Berichtsvorlage bearbeiten Ende des Navigationspfads .

Neuanlage einer Vorlage

Um eine Berichtsvorlage im SAP-System neu anzulegen, wählen Sie vom Einstiegsbild der Grunddaten und W erkzeuge aus Anfang des Navigationspfads Berichtsdefinition Navigationsschritt Berichtsvorlage bearbeiten Ende des Navigationspfads .

2.Generierungsvariante erstellen

Sie legen eine Generierungsvariante mit den erforderlichen Daten an. Für die Betriebsanweisung ordnen Sie dabei den Berichtstyp SOP und die gewünschte Berichtsvorlage zu.

Empfehlung Empfehlung

Wenn Ihre Vorlage Symbole mit Belastungsbezug enthält, müssen vor der Generierung der Berichte Rohberichte für die betroffenen Belastungen generiert werden. Damit dies automatisch stattfindet, empfehlen wir Ihnen, in der Generierungsvariante das Kennzeichen Manuelle Anforderungen autom. gen zu setzen.

Ende der Empfehlung.

Ergebnis

Mit diesen Einstellungen können Sie nun die gewünschten Dokumente generieren (siehe Generierung eines Berichts: Beispiel Betriebsanweisung ).