Kundeneigenes Feld
Definition
Feld in einer Datenbanktabelle, das vom Kunden selbst angelegt und definiert ist.
Dieses Feld steht also nicht in der SAP-Standardauslieferung zur Verfügung.
Die Aufnahme kundeneigener Felder wirkt sich systemweit (d.h. mandantenübergreifend) aus, da es sich um Repository-Änderungen handelt. Sie brauchen jedoch diese Felder nicht zwingend in allen Mandanten zu nutzen.
Verwendung
Die Standardauslieferung beinhaltet bereits viele Felder(d.h. Dimensionen), wie etwa Geschäftsbereich, Profitcenter und Segment. Auch die Nutzung dieser Felder können Sie Ihren Bedürfnissen für das Berichtswesen anpassen. Mit den vorhandenen Feldern stellt SAP weitergehende Funktionalitäten sowie integrierte Prozesse bereit, so etwa beim Profitcenter.
Empfehlung
Sie sollten keine Standardfelder zweckentfremden, nur um – technisch gesehen –, Informationen in Belegen und in den Summendaten ablegen zu können. Denn möglicherweise möchten Sie Standardfelder, die Sie derzeit nicht nutzen, zu einem späteren Zeitpunkt nutzen. Dann wären diese Felder bereits für andere Zwecke belegt.
Möglicherweise reichen jedoch trotzdem die in der Standardauslieferung enthaltenen Felder nicht aus, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. In diesen Fällen kommen kundeneigene Felder in Betracht.
Hinweis
Für die korrekte inhaltliche Abbildung (z.B. Versorgung und Auswertung der kundeneigenen Felder) trägt der Kunde die Verantwortung.
Im Finanzwesen können Sie kundeneigene Felder in den Kontierungsblock aufnehmen. Dadurch können Sie die neue Hauptbuchhaltung um neue Felder (d.h. kundeneigene Felder) erweitern und mit vorhandenen Standardfeldern kombinieren. Dies ermöglicht Ihnen, Informationen aus der neuen Hauptbuchhaltung an die spezifischen Berichtserfordernissen in Ihrem Unternehmen anzupassen.
Die Definition und Verwendung solcher kundeneigener Felder sollten Sie allerdings genau abwägen. Auch die Anzahl dieser Felder spielt eine Rolle, denn diese müssen bei der Erfassung oder Überleitung von Belegen ins Finanzwesen gefüllt oder angereichert werden. Das betrifft neben den manuellen Buchungen insbesondere die automatischen Buchungen sowie diejenigen Buchungen, die über Schnittstellen eingebucht werden. Sie sollten also sowohl im Hinblick auf das Füllen der Felder als auch auf das Berichtswesen überlegen, ob und wann kundeneigene Felder wirklich sinnvoll sind.
Es gibt folgende Einsatzbereiche für kundeneigene Felder:
Produkt- oder leistungsbezogene Merkmale
Beispiele:
Fahrzeugkategorien: Mittelklasse-, Luxusklasse-, Kleinwagen
Produktgruppen: Gartengeräte, Werkzeuge, Ersatzteile
Produktgruppen: Neuwagen, Gebrauchtwagen, Leasingfahrzeuge
Merkmale für Wartungs- oder Instandsetzungsarbeiten (im Bereich der Produktion)
Merkmale für Kundenservices im Bereich Serviceleistungen
organisatorische oder betriebliche Merkmale
Beispiele:
Regionen: Europa, Amerika, Asien
Merkmale für bestimmte Betriebs- oder Unternehmensbereiche: Standorte o.ä., sofern diese nicht durch Profitcenter oder Kostenstellen abgebildet werden
Merkmale aufgrund branchenüblicher oder legaler Anforderungen
Beispiel: Vertragsarten oder andere Vertragsmerkmale im Bereich Versicherungen und Finanzdienstleistungen
Üblicherweise werden kundeneigene Felder für die Auswertung von Informationen auf aggregierter Ebene eingesetzt. Somit gibt es üblicherweise eine überschaubare Anzahl von Merkmalsausprägungen. Außerdem können kundeneigene Felder auch eingesetzt werden, um bestimmte Belege oder Belegpositionen einem kundenspezifischen Merkmal zuzuordnen. In diesem Fall brauchen Sie ggf. nicht das komplette Belegvolumen zuzuordnen, sondern möglicherweise nur ausgewählten Buchungsstoff. Im einfachsten Fall dient das kundeneigene Feld zur Ablage von strukturierten Informationen, die nicht in Standardfeldern abgelegt sind.
Empfehlung
Ein kundeneigenes Feld kommt dann in Betracht, wenn dieses in seiner Ausprägung beliebig kombiniert mit Standardfeldern kontiert werden soll und für Reportingzwecke entweder auf Belegebene und/oder auf Summensatzebene unerlässlich ist.
Hinweis
Die Differenzierung von Sachkonten anstelle der Nutzung kundeneigener Felder ist nur bedingt eine Lösung. Dies führt zu redundanten Sachkonten und damit zu einer Aufblähung des Kontenplans. Diese Lösung ist in aller Regel nicht akzeptabel; denn sie könnte auch eine weitere Schwierigkeit mit sich bringen, wenn Sie die häufig eingesetzte Kontenlösung zum Zwecke der parallelen Rechnungslegung nutzen und somit eine weitere Differenzierung von Konten erforderlich ist.
Wie Sie kundeneigene Felder anlegen, erfahren Sie unter Customizing für kundeneigene Felder .
Einschränkungen bei der Verwendung von kundeneigenen Feldern
Folgende Einschränkungen sind zu beachten:
Konzeptionelle Einschränkungen
Grundvoraussetzung für den Einsatz von kundeneigenen Feldern aus konzeptioneller Sicht ist, dass sich die Reportingbedürfnisse an den Informationen der Hauptbuchhaltung orientieren. Sie können etwa Bilanzpositionen, Kontenintervalle oder Einzelkonten verwenden, um z.B. Bestände, Forderungen, Verbindlichkeiten oder auch GuV-Positionen nach bestimmten Kriterien auszuwerten. Denn es müssen letztlich Finanzbuchhaltungsbelege bzw. Positionen zugeordnet werden können. Nicht sinnvoll ist es, kundeneigene Felder im Finanzwesen für rein logistische Anforderungen einzusetzen, wenn z.B. Verkäufe nach Produkt- und/oder Kundengruppen als zentraler Bestandteil der Vertriebsabwicklung oder etwa Einkaufsabwicklung in den jeweiligen Auswertungen in der Logistik bis hin zum Logistik-Informationssystem zur Verfügung stehen. Oder alternativ können Sie diese Berichte ggf. auf aggregierter Ebene im SAP Business Information Warehouse (BI) erstellen. Auch ist die Aufnahme von kundeneigenen Feldern nicht dazu vorgesehen, die Ergebnisrechnung (CO-PA) zu ersetzen. Die Nutzung kundeneigener Felder in der Hauptbuchhaltung sollte sich also an den Informationsbedürfnissen oder betriebswirtschaftlichen Anforderungen im Finanzwesen orientieren.
Die Nutzung kundeneigener Felder sollte daher nicht diese Standardszenarien ersetzen. Falls Sie beispielsweise eine Segmentberichterstattung nach US-GAAP oder IFRS/IAS durchführen möchten, sollten Sie das dafür vorgesehene Feld Segment
nutzen. Die neue Hauptbuchhaltung erlaubt es, kundeneigene Felder mit den verfügbaren Standardfeldern zu kombinieren, um z.B. eine GuV nach Profitcenter und speziellen Kriterien innerhalb Ihres Unternehmens zu erstellen.
Technische Einschränkungen
Durch das Aufnehmen der kundeneigenen Felder werden im SAP-Standard nicht automatisch operationale Folgeprozesse berührt oder angestoßen. Aus Sicht des Finanzwesens wäre es denkbar, dass abhängig vom Füllen der kundeneigenen Felder bestimmte Aktionen (wie z.B. das Erstellen von Korrespondenzoder die interne Benachrichtigung bestimmter Personen oder Abteilungen) angestoßen werden sollen. Solche Folgeprozesse können Sie ggf. gesondert in der jeweiligen Anwendung – falls möglich über Erweiterungstechniken oder Workflows – implementieren.
Es ist auch im SAP-Standard nicht vorgesehen, die Stammdaten im Finanzwesen (Sachkonten, Kreditoren, Debitoren, Bankenstämme, Anlagen im FI-AA) bestimmten Merkmalsausprägungen von kundeneigenen Feldern fest zuzuordnen, um diese beim Buchen in die Finanzbuchhaltungsbelege mit zu übernehmen. Sofern Sie die kundeneigenen Felder bei der Erfassung nicht manuell füllen möchten, können Sie diese im Rahmen von User-Exits automatisch nach individuellen Regeln füllen. Beachten Sie dabei, dass kundeneigene Felder nicht Bestandteil der Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren und Anlagen sind; d.h. Sie können kundeneigene Felder im Kontierungsblock nur auf Sachkontenzeilen (Bilanz und GuV-Konten) kontieren. Damit stehen kundeneigene Felder im Finanzwesen nicht für Kontokorrentreporting (Debitoren, Kreditoren) zur Verfügung. Sie können jedoch über entsprechende Erweiterungstechniken kundeneigene Felder in die Stammdaten aufnehmen. Diese Felder sind allerdings keine kundeneigenen Felder im Sinne von Feldern im Kontierungsblock.
Empfehlung
Beachten Sie, dass kundeneigene Felder das Datenvolumen in der Summentabelle signifikant erhöhen können. Sie sollten sich daher vor der produktiven Nutzung der kundeneigenen Felder in der Summentabelle der neuen Hauptbuchhaltung vergewissern, dass das Datenvolumen in der Summentabelle keine kritische Größe erreicht. Weitere Informationen finden Sie im SAP-Hinweis 820495. Nehmen Sie daher nur Felder in der Summentabelle auf, die unbedingt notwendig sind. Sie dürfen keine Felder in der Summentabelle aufnehmen, wenn diese eine sehr große Anzahl von Merkmalsausprägungen besitzen können. Diese Felder sollten Sie ausschließlich als Kontierungsblockfelder im Beleg führen. Wir empfehlen daher unbedingt, die möglichen Merkmalsausprägungen eines kundeneigenen Felds in Form einer kundeneigenen Wertetabelle (Prüftabelle) zu definieren.
Mit Standardmitteln ist es nicht möglich, ein bereits angelegtes kundeneigenes Feld wieder zu löschen.
Struktur
Informationen zur Datenstruktur finden Sie unter Datenstruktur für kundeneigene Felder .
Integration
Informationen zum Füllen der kundeneigenen Felder (automatische Ableitung oder manuelle Buchung) finden Sie unter Integration: Füllen von kundeneigenen Feldern .