Kontierungsblock pflegen

Im ersten Schritt müssen Sie das kundeneigene Feld in den Kontierungsblock aufnehmen. Dazu führen Sie folgende IMG-Aktivität durch:  Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher Felder Kundeneigene Felder Kontierungsblock bearbeiten .

Während Sie das kundeneigene Feld aufnehmen, dürfen parallel keine Buchungstransaktionen durchgeführt werden. Wir empfehlen, den Light-Modus zu benutzen. Hierbei müssen Sie lediglich folgende Angaben machen, damit alle notwendigen Dictionary-Änderungen sowie Tabellenänderungen automatisch im Hintergrund ausgeführt werden:

Abhängig von der Systemperformance kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Ergebnis bekommen Sie in einem Protokoll angezeigt.

Detaillierte Informationen finden Sie in der Dokumentation zur IMG-Aktivität Kontierungsblock bearbeiten.

Feldstatus für kundeneigenes Feld ändern

Damit das kundeneigene Feld in Belegen erfassbar und sichtbar ist, müssen Sie dies in den Feldstatusgruppen öffnen.

Um die Feldstatusgruppen zum Sachkonto zu ändern, führen Sie die IMG-Aktivität  Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher Felder Feldstatusvarianten definieren durch. Das kundeneigene Feld befindet sich in der Untergruppe Zusatzkontierungen. In Abhängigkeit von den gewünschten Sachkonten können Sie das Feld in allen Feldstatusgruppen öffnen oder nur in den relevanten.

Neben den Feldstatusgruppen für Sachkonten müssen Sie das Feld auch im Feldstatus zum Buchungsschlüssel öffnen. Führen Sie dazu die folgende IMG-Aktivität durch:

 Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Beleg Buchungsschlüssel definieren .

Da Zusatzkontierungen in Form des kundeneigenen Felds nur bei Sachkontenzeilen möglich sind, kommen nur die Buchungsschlüssel für Sachkonten in Frage. Wir empfehlen, das kundeneigene Feld in den Buchungsschlüsseln zu Sachkonten als Kannfeld aufzunehmen und die weitere Steuerung über die Feldstatusgruppen vorzunehmen. Möglicherweise ist das kundeneigene Feld für ausgewählte Sachkonten als Mussfeld zu definieren, für andere wiederum als Kannfeld. Dies kommt insbesondere dann in Betracht, wenn das kundeneigene Feld teilweise substituiert wird und teilweise eingegeben werden muss. Alternativ zur Mussfeldsteuerung im Feldstatus können Sie auch eine Validierung nutzen.

Verprobung für kundeneigene Felder einrichten (optional)

Wenn Sie das kundeneigene Feld in den Kontierungsblock aufgenommen haben, können Sie beliebige Informationen in diesem Feld eingeben, die jedoch nicht verprobt werden. Da ein kundeneigenes Feld in aller Regel für bestimmte strukturierte Daten in Betracht kommt oder eine begrenzte Anzahl an Merkmalsausprägungen eingegeben werden sollen, empfehlen wir, in jedem Fall eine Verprobung vorzunehmen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

Verprobung über eine Validierung

Sie können die Eingaben oder auch substituierte Feldinhalte über eine Validierung im Finanzwesen verproben. Dies bietet sich an, wenn die Validierungsregeln relativ einfach und überschaubar sind. Die Validierung richten Sie ein, in dem Sie folgende IMG-Aktivität durchführen:

 Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Werkzeuge Validierung/Substitution Validierung in Buchhaltungsbelegen .

Sie könnten dabei zwischen Zeitpunkt 2 (Belegposition) und Zeitpunkt 3 (kompletter Beleg) wählen.

Verprobung über eine Prüftabelle

Anstelle einer Verprobung mithilfe der Validierung können Sie eine kundeneigene transparente Tabelle als Prüftabelle verwenden, die alle möglichen Merkmalsausprägungen enthält. Die kundeneigene Tabelle können Sie mithilfe eines Tabellenpflegedialogs pflegen. Gehen Sie in diesem Fall folgendermaßen vor:

Suchhilfe für kundeneigene Felder

Damit das kundeneigene Feld nicht nur verprobt wird, sondern auch eine Wertehilfe erscheint, können Sie eine Suchhilfe anlegen.

Stammdatenprüfung definieren

Für die Allokation in der neuen Hauptbuchhaltung müssen Sie für kundeneigene Felder eine Stammdatenprüfung definieren. Dabei können Sie, sofern Sie eine kundeneigene Prüftabelle haben, diese verwenden. Sie können sich an den bestehenden Einträgen von SAP orientieren und einen geeigneten Eintrag auf Ihr kundeneigenes Feld kopieren. Als Wertetabelle und Texttabelle geben Sie Ihre eigene Tabelle an. Die Stammdatenprüfung definieren Sie in der folgenden IMG-Aktivität:

 Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher Felder Kundeneigene Felder Stammdatenprüfung definieren

Kundeneigene Felder in Enjoy-Transaktionen aufnehmen

In den Erfassungsvarianten der Enjoy-Transaktionen stehen bis zu fünf generische Felder unter dem technischen Namen ACGL_ITEM_GEN-GEN_CH zur Verfügung, die Sie mit Ihren kundeneigenen Feldern belegen können.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur Transaktion SHD0; die Dokumentation rufen Sie auf, indem Sie in der Transaktion die Drucktaste (Online Handbuch) wählen.

Kundeneigenes Feld in der Belegaufteilung berücksichtigen

Die Belegaufteilung erlaubt es, Buchungsinformationen nach bestimmten definierten Belegaufteilungskriterien in der Hauptbuchhaltung aufzuteilen. Typischerweise wird die Belegaufteilung zur Erstellung von Profitcenter-Bilanzen oder für die Segmentberichterstattung genutzt. Die Belegaufteilung kann aber auch für kundeneigene Felder erfolgen. Dies kann bis zur Erstellung von Bilanzen nach kundeneigenen Feldern gehen.

Falls Sie sich entscheiden, die Belegaufteilung nach kundeneigenen Feldern vorzunehmen, empfehlen wir, Ihre Prozesse im Hinblick auf die Belegaufteilung zu beleuchten und entsprechend zu konzipieren. Falsche oder unvollständige Einstellungen zur Belegaufteilung können unter Umständen unerwünschte Effekte in der Hauptbuchhaltung haben. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch den SAP-Hinweis 891144.

Für die kundeneigenen Felder stehen Ihnen – wie bei den Standardfeldern - die Optionen Mussfeld und Nullsaldo zur Verfügung. Unter Berücksichtigung von Standardfeldern und kundeneigenen Feldern sollten Sie insgesamt höchstens zwei bis drei Felder für die Belegaufteilung nutzen. Falls sie planen, mehr Felder für die Aufteilung zu nutzen, sollten sie kritisch hinterfragen, ob Sie tatsächlich auf allen Dimensionen eine vollständige Bilanz erstellen möchten.

Die Einstellungen zur Belegaufteilung nehmen Sie vor unter  Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Geschäftsvorfälle Belegaufteilung .

Weitere Informationen zur Belegaufteilung finden Sie unter Belegaufteilung.