Einsatzmöglichkeiten

Sie können FI-CA-Belege per SAP ArchiveLink mit den im EBS erstellten Originalrechnungen verknüpfen. Damit hat ein Sachbearbeiter direkten Zugriff auf die dem Kunden zugesandte Rechnung, ohne dass er zur Anzeige der Rechnung das System wechseln muss. Somit liegen die Informationen über den Kunden in integrierter Form vor, wodurch der Sachbearbeiter den Kunden optimal informieren und beraten kann.

Voraussetzungen

Voraussetzung für die Nutzung der IDoc-Schnittstelle ist die Konfiguration des SAP ArchiveLink und die Anbindung eines entsprechenden von SAP zertifizierten Archivierungssystems. Ausführliche Informationen zum SAP ArchiveLink finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Basis → Basis-Services/ Kommunikationsschnittstelle → SAP ArchiveLink . Ferner müssen sich das Drucksystem und das SAP- oder Archivierungssystem eine Festplatte bzw. ein Festplattensystem teilen, d. h. die Dateien müssen in Verzeichnissen abgelegt werden, auf die alle beteiligten Systeme Zugriff haben.

Ablauf

Archivierung

Die Dateien, die die Images (bildliche Darstellungen der Rechnungen in einer Grafikdatei) der Originalrechnungen enthalten, sind in einem optischen Archiv abgelegt und werden von einem Archivierungssystem verwaltet. Die Struktur der IDoc-Schnittstelle ist im IDoc-Basistyp FKK_EBS_ARC_DOC abgebildet. Dieser IDoc-Basistyp besteht aus einem Segment ( E1LINK ), so dass eine Zeile dieses Segments einem Datensatz entspricht. Die IDoc-Schnittstelle nutzt die Basisfunktionen des SAP ArchiveLink . Sie dient als Verbindung zwischen den in einem externen Archivierungssystem abgelegten Dokument und den FI-CA-Belegen. Durch die zwischen den einzelnen IDoc-Schnittstellen bestehende Verbindung kann aufgrund des Schlüssels (AWSYS, AWKEY, AWTYP) die Übernahme der Dokumente und Rechnungsbelegen aus dem optischen Archiv zeitlich unabhängig voneinander erfolgen. Sind die entsprechenden Rechnungsbelege noch nicht im Vertragskontokorrent gebucht, werden an dieser Stelle bereits Eintragungen in der Verknüpfungstabelle vorgenommen, die sich auf die zukünftig erstellten FI-CA-Belege beziehen. Der Eintrag im Schlüsselfeld OBJECT_ID ist die verknüpfte Zeichenkette, die aus den einzelnen Feldern des Schlüssels besteht. Bei einer späteren Übernahme der Rechnungsbelege wird der korrespondierende FI-CA-Beleg gebucht, wobei der gleiche Schlüssel in der IDoc-Verarbeitung ermittelt und in den Belegkopf (Tabelle DFKKKO) eingetragen wird. Somit ist die Verknüpfung zwischen einem FI-CA-Beleg und der Rechnungsdatei stets gewährleistet. Die Abbildungen der Rechnungen liegen als Grafikdateien vor und werden von einem SAP-Archivierungssystem erfasst, archiviert und mit Hilfe des SAP ArchiveLinks mit einem SAP-Business-Objekt verknüpft. In diesem Zusammenhang ist unter Archivierung die Vergabe einer innerhalb eines Archivs eindeutigen Dokumenten-ID für das zu archivierende Dokument zu verstehen. Wenn die Dateien bereits von einem SAP-Archivierungssystem erfasst und archiviert wurden, genügt es, die entsprechende Dokumenten-ID über die IDoc-Schnittstelle zu erfassen. Hierfür müssen Sie das Kennzeichen ARC_FLAG in der IDoc-Struktur setzen und im Feld DOC_LOC den entsprechende Schlüssel eintragen. Die Dokumenten-ID wird im Feld ARC_DOC_ID der Verknüpfungstabelle eingetragen. Das SAP-System kann die Archivierung auch selbsttätig vornehmen. Dabei kann anstelle der Dokumenten-ID der Pfad- und Dateiname des Images im IDoc angegeben werden. Hierfür darf das Kennzeichen ARC_FLAG nicht gesetzt sein. Im Feld DOC_LOC ist der Pfad und Dateiname einzutragen. Die Dokumenten-ID wird im SAP-System generiert. Die Informationen werden an ein Archivierungssystem übergeben, das die Dokumente ablegt. Anschließend werden die Verknüpfungstabellen des SAP ArchiveLinks aktualisiert.

Zugriff auf die archivierten Dokumente

Ausgehend von einem FI-CA-Beleg kann über den Schlüssel, der aus den Feldern AWSYS, AWKEY und AWTYP besteht, auf die archivierten Dokumente zugegriffen und somit die Verbindung zur Originalrechnung geschaffen werden. Ein FI-CA-Beleg mit einer Belegnummer (OPBEL) verweist auf genau eine Rechnung und ist daher mit genau einer Datei (Image) im Archiv verknüpft. Der auf Belegebene eindeutige Schlüssel ist als zusammengesetzte Zeichenkette im Schlüsselfeld OBJECT_ID der Verknüpfungstabelle eingetragen. Zusammen mit dem Feld SAP_OBJECT (CA_REF_DOC siehe unten) ergibt sich ein eindeutiger Schlüssel, unter dem die Archiv-ID und die Dokumenten-ID hinterlegt sind. Über diese beiden Felder ist der SAP ArchiveLink in der Lage, den Pfad- und Dateinamen der gesuchten Datei zu ermitteln und diese über ein externes Programm (z. B. Adobe Acrobat Reader für PDF-Dokumente) anzuzeigen. Die Verknüpfung zwischen einem FI-CA-Beleg und dem optischen Archiv erfolgt durch eine Instanz des Objekttyps CA_REF_DOC. Die Schlüsselfelder des Objekttyps sind mit den Schlüsselfeldern AWSYS, AWKEY und AWTYP identisch. Beim Füllen der Schlüsselfelder des Objekttyps durch die entsprechenden Felder des FI-CA-Belegs wird eine Instanz des Objekttyps angelegt. Die Objektmethode ArchiveDisplay greift mit den Schlüsselfeldern auf die Verknüpfungstabelle zu, liest die Archiv-ID und die Dokumenten-ID und übergibt diese Informationen einem SAP ArchiveLink -Standardfunktionsbaustein. Ausgehend von den übergebenen Informationen ermittelt dieser Funktionsbaustein Pfad und Dateiname sowie die zugehörige Anwendung, führt diese aus und öffnet die entsprechende Datei. Die Objektmethode LinkCheck prüft, ob zu einem FI-CA-Beleg ein Eintrag in der Verknüpfungstabelle existiert. Ist dies der Fall, wird ein Link erzeugt, der auf das Dokument im Archiv verweist. Möchte sich ein Benutzer das Dokument anzeigen, wählt er diesen Link.