Report-Painter-Bericht ausführen

Die überwiegende Zahl der Standardberichte, die Sie in der Kostenstellenrechnung aufrufen können, sind Report Painter-Berichte. Um einen Report-Painter-Bericht aufzurufen, wählen Sie Kostenstellenrechnung → Infosystem Berichte zur Kostenstellenrechnung.

Wählen Sie die gewünschte Berichtsgruppe und darin den gewünschten Bericht aus und starten Sie ihn durch Doppelklick.

Falls die folgenden Voraussetzungen gegeben sind, so gelangen Sie beim Berichtsaufruf nicht in das Selektionsbild, sondern entweder direkt in das Auswahlbild der Extrakte oder es wird der aktuellste vorhandene Extrakt angezeigt (siehe Schritt 10):

– Für alle Felder des Selektionsbildes wurden in der jeweiligen Komponente des Gemeinkosten-Controlling benutzerspezifische Selektionskriterien oder Standardselektionskriterien hinterlegt (siehe IMG der Kostenstellenrechnung unter Infosystem → Benutzereinstellungen festlegen).

– Zu diesen Selektionskriterien oder zu einer Variation, die diese Selektionskriterien umfaßt, sind bereits Extrakte vorhanden.

– Im Einführungsleitfaden (IMG) wurde in den Einstellungen zur Extraktverwaltung für Ihren Benutzer oder als Standardeinstellung hinterlegt, daß beim Berichtsaufruf vorhandene Extrakte verwendet werden (siehe: IMG der Kostenstellenrechnung unter Infosystem → Einstellungen zur Extraktverwaltung festlegen).

Zusätzlich können Sie im IMG hinterlegen, daß automatisch der aktuellste Extrakt angezeigt wird. Die Anzeige der Extraktliste entfällt dann ebenfalls.

Im Selektionsbild des Report-Painter-Berichts geben Sie unter Auswahl Werte die Berichtsparameter ein. Berichtsparameter sind:

– Kostenrechnungskreis

– Geschäftsjahr

– Von Periode

– Bis Periode

– Version

Unter Auswahl Sets geben Sie die Berichtsobjekte ein, für die Sie einen Bericht aufrufen möchten. Sie können Einzelwerte, Intervalle oder Gruppen eingeben. Um mehrere Einzelwerte oder mehrere Intervalle zu Berichtsobjekten einzugeben, wählen Sie Mehrfachselektion.

Die Reihenfolge der Berichtsparameter und Berichtsobjekte auf dem Selektionsbild wird in der Bibliothek, die der Report-Painter-Bericht verwendet, durch die Positionsangabe zum jeweiligen Merkmal festgelegt (siehe: Bibliothek ).

Wenn Sie für die Berichtsobjekte eine Selektionsvariante angelegt haben (siehe: Selektionsvariante sowie im IMG der Kostenstellenrechnung unter Selektionskriterien definieren), so rufen Sie den Bericht für diese Selektionsvariante auf, indem Sie unter Gruppe.+ <Name der Selektionsvariante>eingeben.

Das Selektionsbild ist abhängig von dem jeweiligen Bericht. Bei einigen Berichten sind die Berichtsparameter umfangreicher als bei anderen.

Sie können Voreinstellungen für die Selektionskriterien zum Aufruf von Report-Painter-Berichten hinterlegen. Diese Voreinstellungen können benutzerspezifisch oder als Standardeinstellungen hinterlegt werden (siehe: IMG der Kostenstellenrechnung unter Infosystem → Benutzereinstellungen festlegen .

Extrakt erzeugen

Sind zu Ihren Selektionskriterien noch keine Extrakte vorhanden, so sollten Sie den Bericht in einem Extrakt sichern. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie den Datenbestand durch Auswahl des entsprechenden Extraktes wieder auswerten (siehe: Extrakte verwalten ).

Wählen Sie hierzu Extraktparameter

Im nachfolgenden Dialogfenster geben Sie folgendes ein:

– Aktivieren Sie Extrakt erzeugen.

– Beschreibung:

Geben Sie eine beliebige Beschreibung zu dem Extrakt ein. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie durch Auswahl des entsprechenden Extrakts den Bericht anzeigen, ohne das Selektionsbild zu füllen.

Die Beschreibung dient nicht zum Auffinden des Extrakts durch das SAP-System. Ein Extrakt wird vom SAP-System über die eingegebenen Selektionskriterien und über die Berichtsgruppe aufgefunden.

– Kennwort

Durch ein Kennwort, das Sie zweimal identisch eingeben müssen, schützen Sie Ihre gesicherten Selektionsdaten vor unerwünschtem Zugriff durch andere Benutzer. Falls Sie einen Extrakt, für den Sie ein Kennwort vergeben haben, zu einem späteren Zeitpunkt wieder anzeigen möchten, müssen Sie das Kennwort angeben.

– Verfallsdatum

Soll der Extrakt nach Ablauf einer festgelegten Zeit automatisch gelöscht werden, so hinterlegen Sie unter Verfällt in die gewünschte Anzahl der Tage oder wählen Verfällt am und geben ein Verfallsdatum ein.

Wenn Sie nicht wollen, daß Ihr Extrakt nach Ablauf einer bestimmten Zeit gelöscht wird, wählen Sie Kein Verfallsdatum. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn der Bericht für eine noch nicht absehbare Zeit benötigt wird oder es sehr lange dauert, den Bericht auszuführen.

Bei einem Wechsel des Releasestandes (z.B. von Release 4.0 nach Release 4.5) werden die vorhandenen Extrakte gelöscht. Nach einer Änderung des Korrekturstandes (z.B. von Release 4.5A nach Release 4.5B) sind vorher gesicherte Extrakte weiterhin verfügbar.

– Wählen Sie Weiter, um das Dialogfenster zu verlassen und den Extrakt zu sichern.

Wenn Sie einen Bericht ausgeführt haben, zu dessen Selektionskriterien noch kein Extrakt vorhanden ist, so erfolgt beim Verlassen des Berichts die Abfrage, ob Sie diesen Bericht in einem Extrakt sichern wollen. Beantworten Sie die Abfrage mit Ja, so gelangen Sie ebenfalls in das Dialogfenster Extrakt erzeugen.

Wenn Sie einen Bericht ohne Auswirkungen auf das Selektionsbild ändern, so findet das SAP-System weiterhin die zu dem Bericht bereits gesicherten Extrakte. Hat die Änderung des Berichts Auswirkungen auf das Selektionsbild, so können die gesicherten Extrakte nicht mehr über die Selektionskriterien gefunden werden. Diese stehen aber in der Extraktverwaltung weiterhin zur Verfügung (siehe: Extrakte verwalten ).

Ausgabeparameter

Um zusätzliche Eingaben für die Ausgabesteuerung zu machen, wählen Sie Ausgabeparameter.

– Daten zum Lesen von Stammdaten

Die Stammdatentexte sowie die Controlling-Objekte können zeitabhängig definiert sein. Daher wählen Sie, ob die Stammdaten zum jeweiligen Systemdatum oder immer zu einem festen Datum gelesen werden, das Sie hier vorgeben. Das SAP-System prüft, ob die Controlling-Objekte einen gültigen Stammsatz haben.

– Ausgabemedium

Unter Ausgabemedium geben Sie das Medium an, auf dem der Bericht ausgegeben werden soll.

Folgende Möglichkeiten stehen hierfür zur Verfügung:

Sie können den Bericht am Bildschirm oder auf einem Drucker ausgeben.

Sie können den Bericht am Bildschirm oder auf dem Abteilungsdrucker ausgeben. Wenn in den Stammdaten ein Abteilungsdrucker definiert ist und für den aktuellen Bericht eindeutig ermittelt werden kann, so wird dieser Drucker verwendet.

Sie können den Bericht als Textdatei ausgeben. Im nachfolgenden Dialogfenster vergeben Sie einen Dateinamen. Dies ist der Name der Textdatei, in welche die Report-Painter-Ausgabe auf dem Applikationsserver oder dem Präsentationsserver geschrieben werden soll. Wählen Sie, ob der Bericht als lokale PC-Datei oder als Datei auf dem Applikationsserver gesichert werden soll. Wenn Sie den Bericht auf dem Applikationsserver sichern wollen, so geben Sie das Exportformat (Tabellenkalkulation oder Textverarbeitung) an. Wenn Sie den Bericht auf Ihren PC exportieren, so geben Sie neben dem Exportformat ggf. das PC-Programm an, das zusammen mit dem Bericht gestartet werden soll, oder Sie geben weitere Parameter für die Applikation an.

Ihr Bericht kann an eine Excel-Datei ausgegeben werden.

Ihr Bericht kann an das Executive Information System (EIS) ausgegeben werden.

Sie können Ihren Bericht an einen bestimmten Benutzer senden. Geben Sie den Namen des SAP-Office Benutzers sowie ein Kennzeichen zur Spezifizierung des Empfängertyps (z.B. "P" für persönliche Verteilerliste) ein.

Sie können festlegen, daß Ihr Bericht überhaupt nicht ausgegeben wird. In diesem Fall sichert das SAP-System nur die Selektionsdaten. Wenn Sie nach Verlassen des Dialogfensters Ausführen wählen, gibt Ihnen das SAP-System in Form eines Selektionsprotokolls einen Überblick über die Anzahl der selektierten, bearbeiteten und verdichteten Sätze. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Bericht zu einem späteren Zeitpunkt aus der angebotenen Liste der vorhandenen Extrakte (siehe 10.) auszuwählen.

Datenquelle

Unter Datenquelle können Sie unter folgenden Möglichkeiten wählen:

– Extrakt anzeigen

Wenn Sie Extrakt anzeigen auswählen, so werden beim Aufruf von Report-Painter-Berichten zu den Selektionskriterien vorhandene Extrakte in einem Dialogfenster angeboten.

Extrakt anzeigen ist die von SAP ausgelieferte Standardeinstellung. Im Einführungsleitfaden (IMG) unter Informationssystem → Benutzereinstellungen → Einstellungen zu Extraktverwaltung festlegen können Sie diese Standardeinstellung ändern sowie benutzerspezifische Einstellungen hinterlegen. Außerdem vereinbaren Sie im IMG, ob nach Auswahl von Extrakt anzeigen eine Liste der vorhandenen Extrakte angezeigt wird oder ob automatisch auf den aktuellsten Extrakt zugegriffen wird.

– Neu selektieren

Wenn Sie Neu selektieren auswählen, so werden die Berichtsdaten stets neu von der Datenbank selektiert, falls der Benutzer die Berechtigung dazu hat. Die Neuselektion ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie sekundengenaue Auswertungen erhalten wollen.

– Daten vom Archiv lesen wollen.

Diese Möglichkeit, steht Ihnen nur bei solchen Berichten zur Verfügung, die es ermöglichen, Daten vom Archiv zu lesen (siehe: Lesen der Standardberichte vom Archiv ).

Wenn Sie in der Berichtsdefinition die Möglichkeit der Variation hinterlegt haben, so steht Ihnen die Pflege der Variation beim Ausführen des Berichts zur Verfügung. Um Eingaben zur Variation zu machen, wählen Sie Variation.

Im Dialogfenster legen Sie fest, für welche Knoten (z.B. Kostenstellengruppen) und/oder Einzelwerte (z.B. Kostenstellen) einer ausgewählten Gruppe Sie Berichte ausgeben .

Die Voreinstellung richtet sich nach der Vorgabe aus der Berichtsdefinition.

– Wählen Sie das Kennzeichen Nicht auflösen, so wird nur ein Bericht für den obersten Knoten der selektierten Gruppe ausgegeben.

– Wählen Sie das Kennzeichen Auflösen , so werden Berichte für alle Knoten und alle Einzelwerte der selektierten Gruppe ausgegeben.

– Wählen Sie das Kennzeichen Einzelw., so werden Berichte ausschließlich für Einzelwerte der selektierten Gruppe ausgewiesen.

Über Detail können Sie weitere Einstellungen zur Variation vornehmen (siehe: Variation ).

Wenn Sie im Selektionsbild eine Objektgruppe (z.B. Kostenstellengruppe oder Kostenartengruppe) eingegeben haben und in der Berichtsdefinition die Variation aktiviert wurde, so wird vom SAP-System automatisch Auflösen gewählt, und somit die Variation ausgeführt. Wenn Sie dies nicht wünschen, ändern Sie die Einstellung unter Variation.

Innerhalb des Selektionsbildes stehen Ihnen außerdem folgende Funktionen zur Verfügung:

– Sie können die Eingaben einzelner Selektionszeilen oder aller Eingaben zur Selektion löschen (siehe: Selektion löschen ).

– Sie können Ihre Eingaben im Einstiegsbild in einer Variante sichern und diese beim erneuten Aufruf des Einstiegsbilds wieder holen (siehe: Variante sichern, holen, anzeigen, löschen ).

Um den Bericht auszuführen, wählen Sie Ausführen oder Programm →Ausführen.

Sind zu Ihren Selektionskriterien bereits Extrakte vorhanden und ist unter Datenquelle Extrakt anzeigen gewählt (jedoch im IMG in den Einstellungen zur Extraktverwaltung nicht das Kennzeichen aktuellsten Extrakt anzeigen ), so werden Ihnen vor dem Ausführen im Dialogfenster Auswahl: Extrakte die vorhandenen Extrakte in einer Liste angeboten.

Wählen Sie den Extrakt durch Doppelklick aus, auf den Sie zugreifen wollen.

Das Dialogfenster wird auch angeboten, wenn ein Extrakt zu einer Variation vorhanden ist, die einen Bericht mit Ihren Selektionskriterien umfaßt. Es wird innerhalb der Variation gleich der zu den Selektionsdaten passende Bericht aufgerufen.

Wenn Sie keinen der vorhandenen Extrakte anzeigen wollen, so verlassen Sie das Dialogfenster mit Abbrechen und ändern die Einstellung unter Datenquelle auf Neu Selektieren (siehe Schritt 6) .

In der Liste der Extrakte stehen Ihnen die folgenden Funktionen des ABAP Listviewers (siehe: ABAP List Viewer ) zur Verfügung:

Liste auf- oder absteigend sortieren

Filter setzen und löschen

Aktuelle Anzeigevariante definieren

Begriff suchen

Liste drucken

Wenn Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Einstellungen zur Extraktverwaltung festlegen das Kennzeichen aktuellsten Extrakt anzeigen gewählt haben, so gelangen Sie direkt in den aktuellsten Extrakt.