Extrakte verwalten

Verwendung

Wenn Sie Berichte in Extrakten sichern, können Sie jederzeit auf diesen Datenbestand zugreifen, ohne erneut Daten von der Datenbank selektieren zu müssen.

Extrakte können Sie erzeugen,

  • wenn Sie vor dem Ausführen eines Berichts im Selektionsbild Extraktparameter wählen und im Dialogfenster Extrakt erzeugen wählen

  • wenn Sie einen Bericht verlassen und die Abfrage, ob ein Extrakt erzeugt werden soll, mit Ja beantworten.

Über die Extraktverwaltung können Sie

  • Extrakte anzeigen

  • Extrakte löschen

  • Extrakte drucken

  • das Verfallsdatum der Extrakte ändern

Hinweis Hinweis

Nehmen Sie an einer Berichtsdefintion Änderungen vor, die Auswirkungen auf das Selektionsbild haben, so kann das System bereits gesicherte Extrakte nicht über die Eingabe der entsprechenden Selektionskriterien finden. Diese Extrakte stehen aber weiterhin in der Extraktverwaltung zur Verfügung.

Ende des Hinweises

Voraussetzungen

Es sind bereits Extrakte zu Report Painter -Berichten vorhanden.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie im Menü der jeweiligen Komponente des Gemeinkosten-Controllings (z.B. der Kostenstellenrechnung) oder der Kosten- und Erlösartenrechnung Anfang des Navigationspfads Infosystem Navigationsschritt Werkzeuge Navigationsschritt Extraktverzeichnis. Ende des Navigationspfads

  2. Im Selektionsbild zur Extraktverwaltung geben Sie die Kriterien ein, nach denen die Extrakte ausgewählt werden.

  • Wenn Sie nach einem bestimmten Extrakt suchen, geben Sie die Extraktbeschreibung ein.

  • Wählen Sie aus, ob nur Extrakte angezeigt werden, die von Ihnen bzw. von einem bestimmten anderen Benutzer erzeugt wurden, oder ob unabhängig von dem Erzeuger alle Extrakte angezeigt werden.

  • Wählen Sie aus, in welchem zurückliegenden Zeitraum die Extrakte erzeugt wurden, oder ob unabhängig vom Zeitpunkt der Erzeugung alle Extrakte angezeigt werden.

  • Sie können die Extrakte einer bestimmten Berichtsgruppe oder eines Berichtsgruppenintervalls auswählen.

  • Wollen Sie die Auswahl der Extrakte durch weitere Selektionsbedingungen einschränken (z.B. nach Merkmal, Wert oder Gruppe), so geben Sie diese unter Weitere Selektionsbedingungen ein. Sie können die Anzahl der Selektionsbedingungen beliebig erweitern sowie eingegebene Selektionsbedingungen wieder löschen.

  1. Wählen Sie Ausführen. Sie erhalten einen Extraktbaum derjenigen Extrakte, die die Selektionsbedingungen erfüllen.

  2. Extrakt anzeigen

Um einen Extrakt anzuzeigen, wählen Sie den Extrakt aus dem Extraktbaum aus und wählen Anzeigen . Der zugehörige Extrakt wird angezeigt.

  1. Extrakte löschen

Um Extrakte zu löschen, wählen Sie die betreffenden Extrakte aus dem Extraktbaum aus und wählen Löschen. Beantworten Sie die Abfrage, ob die ausgewählten Extrakte gelöscht werden sollen, mit Ja, so werden die Extrakte gelöscht.

Hinweis Hinweis

Bei einem Wechsel des Releasestandes (z.B. von Release 4.0 nach Release 4.5) werden die vorhandenen Extrakte gelöscht. Nach einer Änderung des Korrekturstandes (z.B. von Release 4.5 nach Release 4.5B) sind vorher gesicherte Extrakte weiterhin verfügbar.

Ende des Hinweises

  1. Extrakte drucken

  • Um Extrakte zu drucken, wählen Sie die betreffenden Extrakte aus dem Extraktbaum aus und wählen Drucken.

  • Geben Sie den Drucker an, auf dem die Extrakte gedruckt werden sollen

  • Geben Sie unter Spool-Steuerung an, ob sofort gedruckt oder ein neuer Spool-Auftrag erstellt werden soll.

  • Haben Sie im Hintergrund drucken gewählt, so müssen Sie zunächst den Startzeitpunkt des Druckauftrags angeben.

    Wählen Sie dazu entweder Job sofort starten oder geben Sie das Startdatum und die Startuhrzeit für den Druckauftrag an.

Die ausgewählten Extrakte werden gedruckt.

  1. Verfallsdatum der Extrakte

  • Um das Verfallsdatum von Extrakten zu ändern, wählen Sie aus dem Extraktbaum die Extrakte aus, deren Verfallsdatum sie auf einen gemeinsamen Wert setzen wollen.

  • Wählen Sie Verfallsdatum ändern.

  • Wenn das Extrakt nach Ablauf einer festgelegten Zeit automatisch gelöscht werden soll, hinterlegen Sie unter Verfällt in die gewünschte Anzahl der Tage oder wählen Verfällt am und geben ein Verfallsdatum ein.

Wenn Sie nicht wollen, daß Ihr Extrakt nach Ablauf einer bestimmten Zeit gelöscht wird, wählen Sie Kein Verfallsdatum. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn der Bericht für eine noch nicht absehbare Zeit benötigt wird oder es sehr lange dauert den Bericht auszuführen.

  • Wählen Sie Übernehmen, um das Dialogfenster zu verlassen und die Eingaben zu sichern.

Hinweis Hinweis

Vor Ausführen eines Berichts können Sie aus dem entsprechenden Selektionsbild über Anfang des Navigationspfads Umfeld Navigationsschritt Extrakte suchen Ende des Navigationspfads ebenfalls die Extraktverwaltung aufrufen. Hier stehen Ihnen dann alle Funktionen zur Verfügung:

Ende des Hinweises

  • Anzeigen

  • Drucken

  • im Hintergrund drucken

  • Verfallsdatum ändern

  • Löschen

  • Markieren/Entmarkieren

Informationen zu Einstellungen zur Extraktverwaltung finden Sie im Einführungsleitfaden der Kostenstellenrechnung unter Anfang des Navigationspfads Infosystem Navigationsschritt Einstellungen zur Extraktverwaltung festlegen Ende des Navigationspfads .