Gesamtprozess Gutschriftsverfahren

Einsatzmöglichkeiten

Der unten beschriebene Gesamtprozess soll das Gutschriftsverfahren exemplarisch in die Prozesskette zwischen Kunde und Lieferant einordnen und dem Benutzer somit einen Überblick über die Verwendung dieser Funktion und die dafür erforderlichen systemseitigen Voraussetzungen geben.

Hinweis Hinweis

Die hier beschriebenen Einstellungen beziehen sich auf eine SD-Kopplung zwischen zwei Kunden oder zwei SAP-Systemen.

Ende des Hinweises

Voraussetzungen

Lieferant (SD)

  • Sie haben ein Material mit den entsprechenden Sichten (z.B. Vertrieb) angelegt.

  • Sie haben den Kundenstamm in Ihrem System angelegt.

  • Sie haben einen SD-Lieferplan oder einen Auftrag für diesen Kunden und das entsprechende Material angelegt und in diesem Lieferplan das Kundenmaterial und die Partnerbezeichnung angegeben.

  • Sie haben eine SD-Lieferung und einen (Initial-)Fakturabeleg angelegt.

  • Sie haben die Voraussetzungen für den Empfang der Gutschriftsanzeigen per EDI erfüllt. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Gutschriftsverfahren mit EDI .

  • Sie haben die Customizing-Einstellungen zum Gutschriftsverfahren vorgenommen. Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt Verarbeitung der eingehenden Gutschriftsanzeigen .

Kunde (MM)

  • Sie haben ein Material mit allen relevanten Sichten angelegt.

  • Sie haben in Ihrem System den Lieferantenstamm angelegt. Hierbei haben Sie die Kennzeichen WE bez. Reprü . und Auto WE Abr gesetzt.

  • Sie haben einen MM-Lieferplan oder eine Bestellung angelegt. Stellen Sie sicher, dass in der Einkaufsbelegposition die Kennzeichen WE bez. Reprü . und Auto WE Abr gesetzt sind. Ihr MM-Lieferplan enthält mindestens eine Einteilung.

  • Sie haben die Voraussetzungen für die Versendung der Gutschriftsanzeigen per EDI erfüllt.

Ablauf

  1. Der Lieferant legt eine Lieferung mit Bezug zu seinem SD-Lieferplan/Auftrag an.

  2. Der Lieferant bucht den Warenausgang zur Lieferung.

  3. Der Lieferant erstellt die (Initial-)Faktura, versendet diese jedoch nicht an den Kunden.

  4. Der Kunde erhält die Materialien und erfasst den Wareneingang zur Lieferscheinnummer im Modul MM.

  5. Der Kunde legt mit Hilfe der MM ERS-Funktionen eine Gutschriftsanzeige für die erhaltenen Waren an. Achten Sie darauf, die Belegabgrenzung LI zu verwenden.

  6. Der Kunde überträgt die Gutschriftsanzeige „per EDI" (hier: ALE-Kopplung) an den Lieferanten. Die Gutschriftsanzeige muss eine Nummer enthalten, die das System verwenden kann, um direkt oder indirekt eine Nummer für ein SD-Dokument zu ermitteln (z.B. SD-Lieferung).

  7. Das System des Lieferanten liest die Übertragung, die aus mehreren IDocs und somit auch aus mehreren Lieferungen bestehen kann, ein und prüft sie.

  8. Der Lieferant stößt die Verarbeitung der Übertragung an, d.h. der offene Wert der internen Faktura wird mit dem Wert der Gutschriftsanzeige verglichen.

  9. Wenn die Werte passen, wird der Fakturabeleg mit einer externen Referenznummer aktualisiert.

  10. Bei einer Differenz geht das System so vor: Es bucht für alle Differenzen automatisch Gut- und/oder Lastschriften (je nach Vorzeichen der Differenz). Dabei ordnet es allen einer Lieferung zugeordneten Belegen eine Referenznummer zu, die später beim Buchen des Zahlungszugangs verwendet wird. Haben Sie die Toleranzprüfung vorgegeben, so erzeugt das System keine neuen offenen Positionen, solange die Toleranzgrenzen nicht überschritten werden. Wird die Toleranzgrenze überschritten, so erzeugt das System neue offene Positionen, die aber nicht mit einer Referenznummer versehen werden. Ohne Toleranzprüfung werden für jede Ausgleichsbuchung neue offene Positionen erstellt. Damit das System keine neuen Positionen generiert, müssen Sie eine Toleranzgruppe aktivieren, in der die Toleranzprüfung explizit ausgeschaltet ist (d.h. das Feld Grenzen prüfen ist nicht markiert).