Hotelzimmer auswählen und buchen (Reisemanager)
Die hier beschriebene Vorgehensweise beschreibt den Standardvorgang einer Hotelbuchung. Die Durchführung der einzelnen Schritte muss nicht notwendigerweise bei einer Person liegen. Wer welche Aktionen ausführt hängt davon ab, welcher Mitarbeiter mit welchen Berechtigungen ausgestattet wurde.
Voraussetzungen
Sie gehören einer Benutzergruppe an, der die Reisedienstleistungskategorie 'Hotel' zugeordnet wurde (vgl. Customizing der
SAP
Reiseplanung
unter
Stammdaten
→
Steuerungsparameter der Reiseplanung
→ Benutzergruppensp. Reisedienstleistungskategorien definieren).
Vorgehensweise
Sie haben im SAP Easy Access Menü
Reise planen
oder
Reisemanager
→ Anlegen Flüge, Hotel, Mietwagen, Bahn
(oder:
…mit Vorlage
) ausgewählt und befinden sich in der Sicht
Reiseplan <Vorname Name>, PersNr. <Personalnummer>
. Dort haben Sie im Bildbereich
Rahmendaten
die notwendigen Daten eingegeben.
Wenn Sie
…mit Vorlage
auswählen, können Sie auf der Grundlage einer anderen Reise die von dort übernommenen Buchungsdaten ändern.
Weitere Informationen zum Bearbeiten der Rahmendaten finden Sie unter Reiseplan anlegen: Reisemanager .
Anforderungsdaten
Wählen Sie im Datenbereich
Reisemittel
die Drucktaste
Hotel
mit der Quick-Info
Hotelanforderung hinzufügen
. Sie gelangen auf das Dialogfenster
Hotelanforderung
.
Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
Sie können den Namen einer Stadt oder das Kürzel einer IATA-Lokation angeben. Das System erkennt nur Städte, die über eine IATA-Lokation definiert sind.
Die Angaben zu
Name
,
Kette
und
Lage
dienen als Suchkriterien bei der Abfrage der verfügbaren Hotels. Im Feld
Name
können Sie mehrere (Teil-)Namen eingeben. Das System sucht dann nach allen Hotels, deren Name einen oder mehrere dieser Ausdrücke enthält.
Bevor Sie die verfügbaren Hotels abfragen, können Sie Ihre Hotelpräferenzen ändern (falls Sie bereits standardmäßige
Hotelpräferenzen
eingestellt haben) bzw. angeben. Wählen sie dazu
Präferenzen
mit Quick-Info Hotelpräferenzen (F5)
.
Wählen Sie
Abfrage
mit Quick-Info Hotelverfügbarkeit (F8)
.
...
Sie sehen die Liste
Hotelverfügbarkeit: Hotelliste
mit allen verfügbaren Hotels, die den Suchkriterien (falls angegeben) entsprechen. Falls Sie keine Suchkriterien angegeben haben, sucht das System aufgrund seiner Anbieter-Neutralität per Zufallsprinzip ca. 30 verfügbare Hotels aus.
Wenn Sie die Liste erweitern wollen, wählen Sie
mit Quick-Info
Weitere Hotels
Hotels anfordern (F8)
.
Wenn Sie die Ergebnisse der Abfrage im Fenster
Hotelverfügbarkeit: Hotelliste (Hotelkatalog)
sehen, so hat Ihr Unternehmen einen speziellen Hotelkatalog mit ausgesuchten Hotels eingerichtet und aktiviert.
Falls Sie dennoch auch die Verfügbarkeit anderer Hotels, die nicht im Hotelkatalog sind, prüfen wollen, wählen Sie die Drucktaste
Standardabfrage
.
Markieren Sie den gewünschten Anbieter.
Über
Hotel
mit der Quick-Info Informationen zum Hotel (F1)
können Sie sich Details zu Anschrift, Ausstattung, Lage und Konditionen des markierten Hotels anzeigen lassen. Kehren Sie dann mit
Weiter
zur Hotelliste zurück.
Wenn Sie den Namen eines Hotels anklicken, erhalten Sie weitere Informationen zum Hotel.
Wenn ein Hotel mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht es den persönlichen
Hotelpräferenzen
des Reisenden.
Wählen Sie
Weiter
. Begründen Sie Ihre Wahl.
Wählen Sie
Weiter
. Sie gelangen zur Zimmerliste. Die Zimmer sind nach Tarifen geordnet.
Wenn ein Zimmertyp mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht er den persönlichen
Hotelpräferenzen
des Reisenden.
Markieren Sie den gewünschten Zimmertyp und wählen Sie
Weiter.
Sie kehren auf die Übersicht zurück. Die angefragten Hotels tragen nun für einen gewissen Zeitraum den Status vorreserviert
und können gebucht werden.
Hotelanforderung ändern
Um eine Hotelanforderung zu ändern, stornieren Sie die Hotelanforderung (siehe unten Abschnitt „Stornieren“) und erstellen eine neue Hotelanforderung gemäß der oben beschriebenen Vorgehensweise.
Buchung
Um die ausgewählten Hotelzimmer zu buchen, wählen Sie
Buchen
mit Quick-Info
Reiseplan buchen (Strg+F11).
Sobald die Buchung vom Anbieter bestätigt ist, wird die Reise automatisch aktualisiert: Der Status der einzelnen Reiseanforderungen steht dann auf
reserviert und bestätigt.
Falls Sie für diese Reise noch weitere Reisedienstleistungen derselben oder einer anderen Kategorie buchen wollen, wählen sie diese zuerst aus und buchen sie danach die Gesamtreise. Die Drucktaste
Buchen
mit Quick-Info
Reiseplan buchen (Strg+F11)
bezieht sich auf alle angeforderten Reisedienstleistungen zu einer Reise.