Erfassungsszenario Reisemanager: Reisekosten

Einsatzmöglichkeiten

Der Reisemanager richtet sich mit seiner betont einfachen und intuitiven Handhabung vor allem an den Gelegenheitsbenutzer, der dezentral seine eigenen Reisen oder die einiger Reisenden, die ihm zugeordnet sind, bearbeiten will.

Über den Reisemanager können Sie – je nach Einstellungen des firmenspezifischen Customizings –

·         einen Reiseantrag stellen

eine Dienstreise planen und Reisedienstleistungen online buchen

eine Reisekostenabrechnung durchführen

Im folgenden Abschnitt wird das Erfassen einer Reisekostenabrechnung über den Reisemanager beschrieben.

Voraussetzungen

Das Customizing der Reisekostenabrechnung im Reisemanagement muss für Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen eingerichtet sein.

Ablauf

Die Erfassungsbilder des Reisemanagers haben denselben Aufbau wie ein Papierformular, das Sie von oben nach unten abarbeiten. Die Abfolge der Eingabebereiche entspricht der Abfolge der Elemente im Reisekostenformular.

Die einzelnen Datenbereiche besitzen einen Schalter, über den Sie sie auf- und zuklappen können, so dass Sie durch Zuklappen z.B. bereits erfasster oder nicht benötigter Bereiche ein übersichtlicheres Erfassungsbild erhalten.

Über Zusätze → Einstellungen bestimmen Sie, wie der Erfassungsbildschirm beim Öffnen einer Reisekostenabrechnung im Reisemanager dargestellt werden soll: welche Datenbereiche sollen aufgeklappt sein, welche nicht.

Erfassen einer Reisekostenabrechnung:

Sie können entweder eine Reise auswählen und ändern oder eine Reise neu anlegen.

In den Datenbereichen erfassen Sie auf einem Bildschirm

Rahmendaten

Weitere Ziele

Vorschüsse

Zuordnung der Kosten der Gesamtreise, falls sie von der Stammkontierung abweicht

Bemerkungen zur Reise

Angaben zur Pauschalerstattung

Fahrtstrecke

Verpflegung und Unterkunft

Spesenbelege

Zusatzinformation zu Belegen

Bemerkungen

Zuordnung der Kosten eines Belegs, falls sie von der Stammkontierung abweicht

Anschließend sichern Sie Ihre Eingaben.

Funktionen nach Erfassung einer Reisekostenabrechnung:

Funktion

Menüpfad

Reisekostenabrechnung einzeln genehmigen

Reise → Genehmigen

Ergebnisse anzeigen (simulieren)

Springen → Ergebnisse

Abrechnungs- und Genehmigungsstatus setzen

Springen → Reisestatus

Übersicht der Kostenzuordnung anzeigen

Springen → Kostenzuordg. Übersicht

Versionen der Reisekostenabrechnung anzeigen: pro Version Änderer und Status der Genehmigung, Abrechnung und des Formulars

Springen → Historie

Infocenter aufrufen

Zusätze → Infocenter

Originale der optischen Belegarchivierung zuordnen und anzeigen

Zusätze → Originale zuordnen / Originale anzeigen

Reiseschema wechseln (wenn im Customizing mehrere Reiseschemen für den Reisemanager eingerichtet sind)

Zusätze → Reiseschemawechsel

Welche Erfassungsfunktionen Sie aufrufen können, ist abhängig vom Reiseschema und wie es im Customizing des Reisemanagements in der Schemen- und Einzelfeldsteuerung für den Reisemanager definiert wurde.

Ergebnis

Sie haben eine neue Reisekostenabrechnung angelegt oder eine bestehende geändert. Das System hat die Reisekostenabrechnung in der Datenbank gespeichert. Um die Reisespesen auszahlen zu können, müssen Sie die Reise genehmigen , abrechnen und an das Rechnungswesen , an die Personalabrechnung oder an den Datenträgeraustausch übertragen.