Erfassung über Reisekostenmanager

Verwendung

Sie erfassen die Reisefakten einer Reisekostenabrechnung ausschließlich über den Reisekostenmanager . Andere Erfassungstransaktionen sind für die Reisekostenversion Frankreich Public Sector nicht freigegeben.

Bei der Erfassung der Reisedaten ist zwischen Inlandsreisen, Seminarreisen im Inland und Auslandsreisen zu unterscheiden. Eine Mischung von Inlands- und Auslandszielen bzw. normalen Inlandsreisen mit Seminarreisen im Inland ist grundsätzlich nicht möglich.

Bei Inlands- bzw inländischen Seminarreisen sind Beginn und Ende der Reise i.d.R identisch mit der Abreise von bzw. Rückkehr zum Wohn- oder Dienstort.

Bei Auslandsreisen sind je Auslandsaufenthalt Beginn und Ende identisch mit Ankunft bzw. Abreise vom ausländischen Ziel.

Vorgehensweise

  • Wählen Sie im Menü des Reisemanagements Reisekostenabrechnung → Reisekostenmanager.

  • Geben Sie die Personalnummer des Reisenden ein und wählen Sie Reise → Anlegen.

  • Wählen Sie das entsprechende Reiseschema aus, damit die gesetzlichen Regelungen automatisch berücksichtigt werden können.

Reiseschema "Inlandsreise" (keine Seminarreise)

  1. Geben Sie Beginn- und Endedatum und Beginn- und Endeuhrzeit der Gesamtreise ein.

  2. Bei Inlandsreisen müssen Sie ggf. aufgrund unterschiedlicher Unterkunftspauschalen zwischen Haupt- und Zwischenzielen unterscheiden. Für das Hauptziel geben Sie im Bereich Rahmendaten Grund, Ort und Land ein. Die Zwischenziele können Sie auf der Registerkarte Ziele erfassen.

Hinweis Hinweis

Da bei langen Abwesenheiten vom Hauptziel die gesetzliche Reduktion der Unterkunftspauschalen unterbrochen wird, ist folgendes zu beachten:Falls der Aufenthalt am Hauptziel durch einen Aufenthalt an einem Zwischenziel unterbrochen wird, der länger als die gesetzlich vorgegebene Anzahl Tage (aktuell 10) ist, dann müssen Sie für das Zwischenziel eine eigene Reise anlegen. Die aktuelle Reise zum Hauptziel muß dann gekürzt werden, und für den Restaufenthalt am Hauptziel, der sich an den langen Aufenthalt am Zwischenziel anschließt, muß ebenfalls eine neue Reise angelegt werden.

Ende des Hinweises

Reiseschema "Seminarreise" (im Inland)

Um die gesetzlich vorgeschriebene Reduktion bei den Unterkunftspauschalen vornehmen zu können, die durch wiederholte Aufenthalte am selben Seminarort entstehen, müssen Sie die zusammengehörigen Seminaraufenthalte in einer Reise erfassen. Dienstreisen, die zwischen diesen Aufenthalten liegen, erfassen Sie als eigenständige Reisen.

  1. Im Bereich Rahmendaten können Sie einen übergreifenden Grund und Ort für die Reise erfassen.

  2. Im Unterschied zu normalen Inlandsreisen, ist bei Seminarreisen kein Hauptziel erforderlich. Erfassen Sie auf der Registerkarte Ziele alle zusammengehörigen Seminarziele inklusive Beginn- und Endedatum, Beginn- und Endeuhrzeit, Grund, Ort, Land und Region.Falls Ihre Reise nur einen Seminaraufenthalt beinhaltet, geben Sie dort auch nur ein Ziel ein.

  3. Die Anzahl der Nächte von privaten Zielen, die zwischen zwei Seminarreisen liegen, werden für die Reduktion der Unterkunftspauschalen berücksichtigt. Erfassen Sie diese privaten Ziele so, daß sie zeitlich nahtlos zwischen den Seminarreisen liegen.

  4. Erst nach Erfassung aller Ziele können Sie weitere Reisefakten wie z.B. Belege erfassen.

Reiseschema "Auslandsreise"

  1. Im Bereich Rahmendaten können Sie einen übergreifenden Grund und Ort für die Reise erfassen.

  2. Im Unterschied zu Inlandsreisen, ist bei Auslandsreisen kein Hauptziel erforderlich. Erfassen Sie auf der Registerkarte Ziele die Auslandsziele inklusive Beginn- und Endedatum, Beginn- und Endeuhrzeit, Grund, Ort, Land und Region.Falls Ihre Reise nur einen Auslandsaufenthalt beinhaltet, geben Sie dort auch nur ein Ziel ein.

  3. Erst nach Erfassung aller Auslandsziele können Sie weitere Reisefakten wie z.B. Belege erfassen.

Siehe auch:

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation unter Erfassungsszenario Reisekostenmanager .