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ProzessHandhabung von Abweichungen Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

 

In einem Speditionsauftrag erfassen Sie die vom Auftraggeber gewünschten Mengen der zu transportierenden Positionen. Wenn die tatsächlichen Mengen zurückgemeldet wurden, können Abweichungen zu den gewünschten Mengen auftreten. Diese Mengenabweichungen sowie sonstige Abweichungen, wie Beschädigungen einer Verpackung oder fehlende Dokumente, können Sie im Frachtbeleg erfassen. Sie werden dann auch im Speditionsauftrag angezeigt.

Anhand der angezeigten Daten können Sie die Abweichungen prüfen und z.B. nach Rücksprache mit Ihrem Auftraggeber klären, ob sie akzeptabel sind. Anschließend können Sie die Abweichungen für die weitere Planung auf gelöst setzen oder noch nicht ausgeführte Abschnitte des Speditionsauftrags sperren.

Darüber hinaus können Sie nach Speditionsaufträgen suchen, bei denen Abweichungen bestehen.

Prozess

Im Folgenden ist der Prozess zur Handhabung von Mengen- und sonstigen Abweichungen beispielhaft beschrieben:

  1. Der Mitarbeiter, der die Ware in Empfang nimmt, stellt eine Mengen-.oder sonstige Abweichung zu einer Position fest. Er erfasst die Abweichung im Frachtauftrag oder in der Frachtbuchung. Weitere Informationen finden Sie unter Abweichungen.

  2. Im Speditionsauftrag wird Ihnen die Abweichung durch einen Status in der Tabelle der Auftragspositionen angezeigt (Abweichung vorhanden).

  3. Sie lassen sich die Detaildaten zu der Position anzeigen. Wenn eine Mengenabweichung besteht, können Sie die Istmengen gegenüber den gewünschten Mengen prüfen. Die Istmengen werden nur angezeigt und können nicht geändert werden.

  4. Auf der Registerkarte Abweichungen der Detaildaten prüfen Sie die Details zu den verschiedenen Abweichungen. Eventuell wurden im Frachtbeleg die Art der Abweichung und zusätzliche Informationen erfasst.

  5. Nach Rücksprache mit Ihrem Auftraggeber setzen Sie die Abweichung auf gelöst oder setzen eine Ausführungssperre für noch nicht ausgeführte Abschnitte des Speditionsauftrags. Wenn Sie die Abweichung auf gelöst setzen, zeigen Sie damit den nachfolgenden Planungsstufen an, dass kein weiterer Handlungsbedarf mehr besteht (z.B. wenn die Abweichung vom Auftraggeber akzeptiert wurde). Dies bedeutet nicht, dass die Abweichung korrigiert wurde. Mengenabweichungen können nach der Rückmeldung der Istmengen nicht mehr korrigiert werden.

    Nachdem Sie den Status Abweichung gelöst gesetzt haben, können Sie auch eine Notiz dazu erfassen.

  6. Der im Speditionsauftrag gesetzte Status Abweichung gelöst und die eventuell zusätzlich erfassten Informationen werden im Frachtbeleg angezeigt. Umgekehrt wird auch im Speditionsauftrag angezeigt, wenn eine Abweichung bereits im Frachtbeleg auf gelöst gesetzt wurde.

Suche nach Speditionsaufträgen mit Abweichungen

Wenn Sie gezielt Abweichungen in Speditionsaufträgen bearbeiten möchten, können Sie als zusätzlichen Prozessschritt in Ihrem persönlichen Arbeitsvorrat nach Speditionsaufträgen mit Abweichungen suchen. Das heißt, Sie definieren eine Abfrage für Speditionsaufträge, die den Status Abweichung vorhanden aufweisen. Ein Speditionsauftrag erhält den Gesamtstatus Abweichung vorhanden, wenn für mindestens eine Position des Auftrags eine Abweichung existiert. Erst wenn alle vorher bestehenden Abweichungen gelöst wurden, erhält der Speditionsauftrag den Status Abweichung gelöst.