Show TOC

ProzessWorkflow für Rechnungen: Ablauf

 

Dieser Prozess findet statt, wenn ein Lieferant, Mitarbeiter oder Kreditorenbuchhalter eine Rechnung anlegt. Es gibt zwei mögliche Workflows: mit oder ohne Genehmigung. Der zu startende Workflow wird anhand der Startbedingungen bestimmt. Es werden zwei Startbedingungen ausgeliefert, die Folgendes verknüpfen:

  • Belegart (Rechnung oder Gutschrift)

  • Vollständigkeit des Belegs

  • Gesamtbetrag des Belegs

Vollständige Gutschriften werden über Workflow ohne Genehmigung abgewickelt. Unvollständige Belege erfordern immer eine Genehmigung, selbst wenn der Gesamtbetrag der Rechnung niedriger als die angegebene Genehmigungsgrenze ist. Wenn Sie die Startbedingungen ändern, müssen Sie sicherstellen, dass

  • einer der beiden Workflows gestartet wird

  • nur einer der Workflows gestartet wird, nicht beide

    Hinweis Hinweis

    Die Startbedingung für einen der Workflows muss eine Negierung entsprechend den Booleschen Regeln des anderen Workflow sein.

    Ende des Hinweises

Prozess

Die folgende Grafik zeigt den Ablauf:

  1. Der entsprechende Workflow wird gestartet, sobald die Bestätigung den Status Gesichert hat.

  2. Der Genehmigungs-Workflow für die Rechnung ist einstufig. Der Genehmigende wird wie folgt bestimmt:

    • Wurde die Rechnung vom Lieferanten erstellt, wird sie von dem Benutzer genehmigt, der den Einkaufswagen angelegt hat. Kann dieser nicht ermittelt werden, wird die Rechnung dem verantwortlichen Administrator zur Genehmigung vorgelegt. Dieser muss als möglicher Bearbeiter für die Workflow-Aufgabe TS1008118 eingetragen sein.

    • Wurde die Rechnung vom Mitarbeiter selbst erstellt, wird sie vom Manager des Mitarbeiters genehmigt.

    • Wurde die Rechnung vom Kreditorenbuchhalter erstellt, ist keine Genehmigung erforderlich.

    • Automatische Wareneingangsabrechnungen benötigen ebenfalls keine Genehmigung.

  3. Der Genehmigende kann die Kontierung ändern. Wurde eine Rechnung ohne Kontierung erstellt, wird der Genehmigende aufgefordert, die Kontierung nachzutragen.

  4. Wird die Rechnung genehmigt, wird diese im Backend-System erstellt und zur Zahlung freigegeben. Der Lieferant erhält eine entsprechende Information per E-Mail.

  5. Wird eine vom Mitarbeiter erstellte Rechnung abgelehnt, erhält dieser Mitarbeiter ein Workitem.

  6. Lehnt der Mitarbeiter selbst die Rechnung ab, wird im Backend-System keine Rechnung angelegt. Der Lieferant erhält eine entsprechende Information per E-Mail.