Benutzer zuordnen

Mit dieser Vorgehensweise ordnen Sie einer Rolle Benutzer zu.

• Sie haben für die neue Rolle ein Menü erstellt und die Berechtigungen angepasst.
• Sie haben die Benutzer angelegt, die Sie der Rolle zuordnen wollen.

1. Wählen Sie Werkzeuge → Administration → Benutzerpflege → Rollen (Transaktion PFCG).
2. Geben Sie die Rolle an, der Sie einen oder mehrere Benutzer zuordnen wollen.
3. Wählen Sie die Registerkarte Benutzer.

   Die Statusanzeige auf der Registerkarte gibt an, ob der Rolle bereits Benutzer zugeordnet wurden:

   • Rot: keine Benutzer zugeordnet
   • Grün: mindestens ein Benutzer zugeordnet
   • Gelb: zwar Benutzer zugeordnet, aber Benutzerstammabgleich nicht aktuell

   Bei Sammelrollen bezieht sich die Statusanzeige nur auf die Zuordnung von Benutzern.

4. Tragen Sie beliebig viele Benutzerkennungen in die Liste ein.

   Geben Sie die Benutzerkennungen direkt ein oder wählen Sie die Eingabehilfe. Über die Drucktaste Auswahl können Sie eine Mehrfachauswahl vornehmen, wenn Sie z. B. alle Benutzer einer Benutzergruppe aufnehmen wollen.

   In den weiteren Spalten können Sie einen Gültigkeitszeitraum für die Zuordnung festlegen. Bei der Eingabe von Benutzern zur Rolle wird als Vorschlagswert als Beginn-Datum der Zuordnung das aktuelle Datum, als Ende-Datum der 31.12.9999 eingetragen. Sie können diese Vorschlagswerte ändern.

5. Führen Sie ggf. einen Benutzerabgleich durch.

   Das generierte Profil wird erst nach einem Benutzerabgleich in den Benutzerstammsatz eingetragen. Änderungen an den der Rolle zugeordneten Benutzern sowie die Generierung eines Berechtigungsprofils erfordern ebenfalls einen Abgleich.

   Anschließend müssen Sie auf der Registerkarte Benutzer einen Benutzerabgleich durchführen, um für die zugeordneten Benutzer die generierten Berechtigungsprofile automatisch in den Benutzerstammsatz einzutragen.

   Wenn Sie die Zuordnungen zeitlich nicht abgrenzen, sondern den vorgeschlagenen Zeitraum (aktuelles Datum bis 31.12.9999) übernehmen, dann ist keine weitere Aktion erforderlich. Wenn Sie eine andere zeitliche Abgrenzung vornehmen, müssen Sie die Reporttransaktion PFUD zur Aktualisierung der Benutzerstammsätze täglich periodisch einplanen. Der Report muss bei der Verwendung des Organisationsmanagements ebenfalls eingeplant werden.

   Hinweis

   Sie können generierte Berechtigungsprofile nicht direkt in Benutzerstammsätze eintragen. Eine Zuordnung der generierten Profile zu Benutzerstammsätzen erfolgt ausschließlich über die Zuordnung von Benutzern zu Rollen und einem anschließenden Benutzerabgleich. Die Profile der Rolle werden in alle vorgesehenen Benutzerstammsätze eingetragen.

   Sie haben folgende Möglichkeiten, einen Benutzerabgleich durchzuführen:

   • Wählen Sie auf der Registerkarte Benutzer die Taste Benutzerabgleich. Der Benutzerabgleich wird für die von Ihnen angelegte Rolle durchgeführt. Die Statusanzeige auf dieser Taste gibt an, ob ein erneuter Abgleich durchgeführt werden muss.
   • Wählen Sie Hilfsmittel → Einstellungen → Automatischer Abgleich beim Sichern. Beim Sichern der Rolle wird automatisch ein Benutzerabgleich durchgeführt.
   • Warten Sie bis der Benutzerabgleich über Report PFCG_TIME_DEPENDENCY durchgeführt wird. Setzen Sie dabei auf dem Selektionsbild des Reports RHAUTUPD_NEW das Kennzeichen Abgleich HR-Organisationsmanagement.

     Wir empfehlen Ihnen, Report PFCG_TIME_DEPENDENCY als Hintergrundjob periodisch (möglichst täglich) einzuplanen. So kann gewährleistet werden, dass die Berechtigungen der Benutzer immer wieder angepasst werden. Wird der Report ausgeführt, findet ein vollständiger Benutzerstammabgleich für alle Rollen statt. Die Berechtigungen in den Benutzerstammsätzen werden aktualisiert. Die Berechtigungsprofile von ungültig gewordenen Benutzerzuordnungen werden aus dem Benutzerstammsatz entfernt. Berechtigungsprofile von gültigen Benutzerzuordnungen zur Rolle werden eingetragen.

     Hinweis

     Benutzer, die einer Sammelrolle zugeordnet sind, werden in den in der Sammelrolle enthaltenen Rollen grau hinterlegt angezeigt. Die Einträge sind nicht änderbar. Sie sollten nur über die Sammelrolle geändert werden.

     Wird der Benutzerstammabgleich der Sammelrolle ausgeführt, so bewirkt dies einen Benutzerstammabgleich aller zur Sammelrolle gehörenden Rollen.

Taste Org.Management anzeigen

Die Taste Org.Management wird nur angezeigt, wenn Sie im aktuellen Mandanten eine aktive Planvariante definiert haben, die wiederum Voraussetzung zur Nutzung des Organisationsmanagements ist.

Ist dies der Fall, wählen Sie beim Start der Transaktion PFCG Springen → Einstellungen → Gesamtsicht. Auf der Registerkarte Benutzer wird dann die Drucktaste Org.Management angezeigt.

Informationen zur indirekten Rollenzuordnung über das Organisationsmanagement finden Sie unter Indirekte Rollenzuordnung über das Organisationsmanagement (OM).