Publizieren mit Genehmigungsprozess einrichten
Der Genehmigungsprozess für Dokumente kann mehrere Schritte umfassen. Das System benachrichtigt die Genehmigenden des fälligen Genehmigungsschrittes automatisch. Den Ablauf des Genehmigungsprozesses müssen Sie entsprechend den Erfordernissen einrichten.
Sie besitzen für den Ordner die Serviceberechtigung Genehmigenden ändern (oder Vollzugriff ).
Für eine ordnungsgemäße Funktionsweise des Genehmigungsprozesses ist es zwingend erforderlich, dass in der Ordnerstruktur, in der die zu publizierenden Dokumente abgelegt sind, Serviceberechtigungen vorhanden sind. Es sollten nicht alle Benutzer über die Serviceberechtigung Vollzugriff verfügen.
1. Genehmigungsprozess aktivieren
Damit Dokumente einen Genehmigungsprozess durchlaufen, müssen Sie den Genehmigungsprozess im Ordner aktivieren.
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Öffnen Sie das Dialogfenster Details des Ordners.
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Wählen Sie
Einstellungen 
Genehmigung 
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Wählen Sie Genehmigungsprozess aktivieren .
2. Genehmigungsschritte definieren
Teilen Sie den Genehmigungsprozess in mehrere Schritte auf, z. B. Inhalt, Layout und Einhaltung von Corporate-Design-Richtlinien.
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Verwenden Sie folgende Funktionen:
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Schritt hinzufügen
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Schritt nach oben verschieben
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Schritt nach unten verschieben
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Entfernen
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Erfassen Sie für jeden Schritt einen sprechenden Namen.
3. Genehmigende festlegen
Ordnen Sie jedem Genehmigungsschritt mindestens einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Rolle zu.
In jedem Genehmigungsschritt genügt die Genehmigung durch eine Person. Sobald eine Person einen Schritt genehmigt hat, wird das Dokument an die Genehmigenden des nächsten Schritts weitergeleitet.
4. Optional: Übernehmen Sie die Genehmigungseinstellungen für die Unterordner.
Übernehmen Sie die von Ihnen festgelegten Einstellungen für den Genehmigungsprozess aller Unterordner des aktuellen Ordners. Wählen Sie hierzu in der Menüleiste Auf Unterordner vererben .
Wenn Sie die Einstellungen für einen übergeordneten Ordner übernehmen, erhalten alle Unterordner inklusive der indirekten Unterordner die für den übergeordneten Ordner festgelegten Genehmigungseinstellungen. Das System überschreibt sämtliche für die Unterordner festgelegten Genehmigungseinstellungen mit denen des übergeordneten Ordners. Die bereits im Genehmigungsprozess befindlichen Ressourcen behalten jedoch ihren unveränderten Status.
5. Optional: Genehmigungsstatus von Dokumenten anzeigen
Wenn Sie den Genehmigungsprozess für einen Ordner ändern , wirkt sich diese Änderung nur auf Dokumente aus, die Sie neu anlegen oder die den Status In Bearbeitung haben. Für Dokumente, die sich bereits im Genehmigungsprozess befinden, gelten die ursprünglichen Einstellungen.
Um zu prüfen, welche Benutzer ein Dokument bereits genehmigt haben und welche Genehmigungsschritte noch ausstehen, gehen Sie vor wie folgt:
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Öffnen Sie das Dialogfenster Details des Dokuments.
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Wählen Sie
Einstellungen Genehmigung .
Die Genehmigungseinstellungen sind nur für den aktuellen Ordner gültig, es sei denn, sie wurden explizit für die Unterordner übernommen. Wenn Sie den Genehmigungsprozess für einen Ordner aktivieren, überprüft das System, ob er ebenfalls für seinen direkten übergeordneten Ordner aktiviert wurde, und übernimmt ggf. die Genehmigungseinstellungen als vorgeschlagene Werte vom übergeordneten Ordner. Sie können diese Werte sichern oder neue angeben.