Auswertung von Aufbewahrungsregeln

Da jedes ILM-Regelwerk eines ILM-Objekts auf genau ein Prüfgebiet bezogen ist, kann es vorkommen, dass für ein ILM-Objekt in verschiedenen Prüfgebieten eine Anzahl von ILM-Regeln definiert sind. Bei der Auswertung der ILM-Regeln ermittelt das System jeweils das Beginn- und Endedatum eines minimalen und eines maximalen Aufbewahrungszeitraums. Das Protokoll der Regelsimulation unterscheidet zwischen folgenden Arten von Regeln:

Gültige Regeln (Regeln, die den eingegebenen Bedingungen entsprechen)
Operative Regeln (Regeln, die sich auf die Ermittlung des operativen Aufbewahrungszeitraums direkt auswirken)

Ermittlung des operativen Aufbewahrungszeitraums

Zur Ermittlung der operativen Regeln und damit des operativen Aufbewahrungszeitraums (Beginn- und Endedatum) geht das System wie folgt vor:

Lesen aller produktiven Regelwerke
Auswertung aller gültigen Regeln je produktivem Regelwerk (jeweils die Regeln mit der höchsten Priorität) zur Berechnung folgender Werte je Regel:
- Beginndatum (anhand der im Customizing festgelegten Methode zur Beginndatumermittlung)
  Weitere Informationen: Explizite und implizite Beginndatumermittlung
- Endedatum (Beginndatum plus Dauer)
Ermittlung der operativen Regeln aufgrund folgender Grundsätze:
- Die Regel, die für den minimalen Aufbewahrungszeitraum das späteste Endedatum liefert, bestimmt Folgendes:
  - Endedatum des minimalen Aufbewahrungszeitraums
  - Beginndatum des minimalen und des maximalen Aufbewahrungszeitraums
  - Zuordnung der ILM-Ablage
- Die Regel, die für den maximalen Aufbewahrungszeitraum das früheste Endedatum liefert, bestimmt das Endedatum des maximalen Aufbewahrungszeitraums.

Beispiel

Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht die Ermittlung des Beginndatums und des Endedatums für den minimalen und den maximalen Aufbewahrungszeitraum einer ILM-Objketinstanz (Datenobjekt).

Die Abbildung wird im Begleittext erläutert.

Ermittlung des operativen minimalen und maximalen Aufbewahrungszeitraums anhand mehrerer ILM-Regeln

Gültige Regel	Ergebnis der Regel	Operatives Ergebnis	Auswirkung auf die Datenaufbewahrung
Regel 1	Frühestes Endedatum des maximalen Aufbewahrungszeitraums (Ende max)	Endedatum des maximalen Aufbewahrungszeitraums	Ab diesem Zeitpunkt ist die Aufbewahrung der Daten gesetzlich verboten. Das Datenobjekt muss vernichtet werden.
Regel 2	Spätestes Endedatum des minimalen Aufbewahrungszeitraums (Ende min)	Beginndatum des gesamten Aufbewahrungszeitraums Endedatum des minimalen Aufbewahrungszeitraums ILM-Ablage	Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Die weitere Datenaufbewahrung bis zum Ende des maximalen Aufbewahrungszeitraums ist möglich.
Regel 3	Minimaler Aufbewahrungszeitraum: Endedatum liegt vor dem operativen Endedatum, das Regel 2 liefert. Maximaler Aufbewahrungszeitraum: Endedatum liegt nach dem operativen Endedatum, das Regel 1 liefert.	Kein operatives Ergebnis	Keine Auswirkung

Zuordnung der ILM-Objektinstanzen (Datenobjekte) zu Archivdateien

Bei der Datenarchivierung ordnet das System die Datenobjekte anhand der ermittelten Aufbewahrungszeiträume den Archivdateien zu. Hierfür bestehen folgende Grundsätze:

Datenobjekte mit dem gleichen Beginndatum und dem gleichen minimalen Aufbewahrungszeitraum werden zusammen in eine Archivdatei oder (wenn die Größenbegrenzung einer Archivdatei erreicht ist) in mehrere Archivdateien geschrieben.
Die Datenobjekte einer Archivdatei können trotz gleichem Beginndatum ein jeweils unterschiedliches Endedatum des maximalen Aufbewahrungszeitraums haben.

Berücksichtigung der Aufbewahrungszeiträume bei der Datenvernichtung

Aus der oben beschriebenen Zuordnung der ILM-Objektinstanzen zu Archivdateien ergeben sich folgende Grundsätze für die Datenvernichtung:

Die Datenvernichtung nach dem Ende des minimalen Aufbewahrungszeitraums betrifft alle Datenobjekte der Archivdatei (da diese grundsätzlich den gleichen minimalen Aufbwahrungszeitraum haben).
Die Datenvernichtung nach dem Ende des maximalen Aufbewahrungszeitraums betrifft alle Datenobjekte der Archivdateien, die mindestens ein Datenobjekt mit beendetem maximalen Aufbewahrungszeitraum enthalten. Datenobjekte innerhalb einer betroffenen Archivdatei, deren maximaler Aufbewahrungszeitraum später endet, werden ebenfalls vernichtet.