Registerkarte Projektdokumentation

Auf dieser Registerkarte können Sie ausschließlich Dokumente zuordnen.

Funktionsumfang

Die Mussfelder für Dokumente ergeben sich wie folgt:

Wenn die Dokument-ID (aus dem Knowledge Warehouse (KW)) gefüllt ist, ist kein weiteres Feld ein Mussfeld. In diesem Fall werden die restlichen Eingabefelder ignoriert.
Wenn die Dokument-ID nicht gefüllt ist, dann sind der Dateipfad, der Name (Titel) und die Dokumentationsart Mussfelder.

Neben den Mussfeldern können Sie weitere Dokumentattribute spezifizieren, so dass insgesamt folgende Felder eingabebereit sind:

Dokument-ID
Die Dokument-ID ist eine 32-stellige GUID und gibt die Identifikation des Dokuments im KW an (logical info object, kurz loio). Es werden nur Dokumente akzeptiert, die in der Standardprojektmappe liegen (im Attributedialog eines Dokuments steht im Feld Mappe der Projektname). Dabei ist es unerheblich, ob die Zuordnung aktuell noch vorhanden ist oder nicht. Siehe auch weitere Hinweise zur Dokument-ID unten. Die Dokumentationsart des Dokuments muss gültig sein, siehe dazu unten den Abschnitt zur Dokumentationsart.
Dateipfad
Der Dateipfad bezeichnet eine Datei auf einen Verzeichnis wie z.B. der lokalen Festplatte oder einem Serverlaufwerk. Vor dem Hochladen prüft das System, ob die Datei existiert.
Name
Der Name des Dokuments muss eingegeben werden, um die erfolgten Zuordnungen auf der Registerkarte wiederzufinden. Name und Titel werden bei den Dokumentattributen synonym verwendet.
Dokumentationsart
Die Dokumentationsart muss zum Zeitpunkt des Hochladens dem Projekt zugeordnet sein. Erwartet wird der Schlüssel, nicht die Bezeichnung. Die Transaktion Projektverwaltung liefert unter der Registerkarte Projektstandards eine Übersicht der zugeordneten Dokumentationsarten. Ferner wird geprüft, dass Dokumentationsarten, die pro Strukturelement nur einmal zugeordnet werden können, auch tatsächlich nur einmal pro Strukturelement vorkommen.
Verantwortlicher
Der Verantwortliche für das Dokument muss ein gültiger Benutzer des Systems sein. Wenn das Feld leer bleibt, wird intern der Benutzer, der den Hochladevorgang ausführt, eingetragen.
Blueprint-relevant
Das Feld Blueprint-relevant gibt an, ob das Dokument in die Generierung des Business-Blueprint-Dokuments mit einbezogen werden soll. Zur Kennzeichnung dient der Buchstabe X.
Technischer Name
Der technische Name ist optional und folgt den üblichen Namenskonventionen.
Priorität
Die Priorität ist ein Maß für die Wichtigkeit des Dokuments und kann auch leer bleiben. Als Werte sind die im System definierten Prioritäten möglich. Wie bei den Dokumentationsarten wird der Schlüssel erwartet, nicht die Bezeichnung. Um die gültigen Schlüssel zu ermitteln, kann z.B. im SAP GUI unter Lokales Layout anpassen mit Optionen Experte Schlüssel in allen Dropdown-Listen anzeigen eingestellt werden. Wenn Sie dann für ein am Projekt zugeordnetes Dokument den Attributedialog öffnen und die Wertehilfe für das Feld Priorität wählen, so sind dort alle möglichen Schlüsselwerte sichtbar.
Stichwörter
Stichwörter müssen im System existieren und werden ebenfalls als Schlüssel erwartet. Pro Eingabefeld können mehrere Stichwörter angegeben werden, jeweils durch Komma getrennt. Die Transaktion Projektverwaltung (SOLAR_PROJECT_ADMIN) liefert unter der Registerkarte Projektstandards eine Übersicht der vorhandenen Stichwörter.

Folgende Dokumentattribute werden intern gesetzt:

Status
Der Status eines Dokuments muss ein Initialstatus sein, da das Dokument neu in das Projekt aufgenommen wird. Wenn der Dokumentationsart ein Statusschema zugeordnet wird, so wird der initiale Status dieses Schemas gewählt. Andernfalls wird der Status mit dem Schlüssel IN_PROGRESS verwendet. Dieser Status ist immer im System vorhanden, es sei denn, er wurde explizit gelöscht. In diesem Fall ist kein Initialstatus ermittelbar, das Feld bleibt dann leer.
Sprache
Als Sprache eines Dokuments wird die Projektsprache verwendet.
Mappe
Als Mappe wird die Standardprojektmappe verwendet.

Weitere Hinweise

Die Dokument ID kann über die Dokumentensuche ermittelt werden. Hierzu dient der Menüeintrag Dokument suchen unter Business Blueprint oder Konfiguration. Auf dem Ergebnisbild wird die Dokument ID sichtbar, wenn man über die Drucktaste Ändern die Spalte ID in die Menge der angezeigten Spalten übernimmt.
Wenn es in einer Vorlagendatei Dokumente mit identischem Pfad gibt, so wird das Dokument nur einmal ins Knowledge Warehouse hochgeladen, aber an jedem spezifizierten Strukturelement zugeordnet. Als Attribute werden die Angaben aus der ersten relevanten Zeile übernommen, Einträge aus weiteren Zeilen werden ignoriert.
Identische Einträge an Strukturelementen sind nicht erlaubt. Wenn versucht wird, einem Strukturelement dieselbe Dokument ID oder denselben Dateipfad mehrmals zuzuordnen, so führt dies zu einem Prüffehler.
Der KW-Kontext (Erweiterung Release) wird aus dem Projekt übernommen.
Wenn ein mehrmaliges Hochladen mit derselben Vorlagendatei unter Angabe von Dokumentenpfaden erfolgt, so entstehen im Knowledge Warehouse mehrere Dokumente gleichen Namens und gleicher Attributeigenschaften. Während die Zuordnungen auf der Registerkarte immer wieder überschrieben werden, bleiben die Dokumente selbst im KW erhalten und können bei Bedarf (z.B. aus Gründen des Speicherbedarfs oder der Übersichtlichkeit) explizit gelöscht werden. Verwenden Sie hierzu das Löschprogramm SOLMAN_UNUSED_DOCUMENTS und setzen Sie die Trefferanzahl auf einen sinnvollen Wert zur Vermeidung von Zeitüberschreitungen beim Löschen sehr vieler Dokumente.