Einsatzmöglichkeiten

Das Aufgabenfeld vieler Linienmanager verändert sich. Administrative Tätigkeiten werden dezentralisiert und zentrale Servicefunktionen in die Linie verlagert. Das betrifft sowohl Rechnungswesen und Logistik als auch die Personalwirtschaft: so übernehmen Führungskräfte bestimmte personalwirtschaftliche Aufgaben für ihren Zuständigkeitsbereich selbst.

Das von SAP entwickelte Softwaretool Manager´s Desktop ist speziell darauf ausgerichtet, solche in die Linie verlagerte Aufgaben zu unterstützen.

Im Aufgabenfeld der Personalwirtschaft stellt Manager´s Desktop alle Informationen bereit, die zur selbständigen Erledigung dezentraler Aufgaben benötigt werden: Transparenz und Aktualität auf Knopfdruck. Integrierte Auswertungen stützen die Entscheidungsfindung und erleichtern die Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Prozesse in der Linie.

Linienmanager können zum Beispiel bereichsspezifische Organisationsstrukturen mit direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitern online aufrufen und sich auf gleichem Weg über die Gehaltsstrukturen ihres gesamten Zuständigkeitsbereiches informieren. Manager`s Desktop führt direkt zu den Personaldaten einzelner Mitarbeiter oder stellt Budgetübersichten dar, um den Soll- und Ist-Stand von Personalkosten zu vergleichen. Gleichermaßen gezielt eröffnet Manager´s Desktop den Einblick in die aktuelle Urlaubssituation und stellt damit Entscheidungen über Urlaubsanträge von Mitarbeitern auf eine zuverlässige Basis.

Weitergehende Transparenz schafft die Integration von Manager´s Desktop mit der Ad-hoc-Query des Personalwirtschaftssystems (HR). Damit können sämtliche mitarbeiterbezogenen Daten ausgewertet und dem Linienmanager auch kundenindividuell erstellte Reports zugänglich gemacht werden. Wenn Linienmanager zudem übergreifende Informationen benötigen, verbindet Manager´s Desktop sie auch mit Finanzwesen und Controlling. Auf diese Weise lassen sich Budgetdaten abfragen oder Kostenstellenauswertungen anfordern.

Einführungshinweise

Einstellungen zu funktionalen und formalen Veränderungen bzw. Erweiterungen von Manager's Desktop nehmen Sie in den Kapiteln des Einführungsleitfadens (IMG) der Komponente Manager's Desktop vor, die Sie über  Personalmanagement Manager's Desktop erreichen. Mit Hilfe des Customizing können Sie beispielsweise das Hintergrundbild und das Firmenlogo auf dem Einstiegsbild unternehmensspezifisch anpassen oder eigene Reports in den Funktionsbaum der Themenkategorien mit aufnehmen. Siehe hierzu auch Szenariospezifische Einstellungen

Integration

Manager's Desktop als HR-Komponente vereint anwendungsübergreifende Funktionen, die der Führungskraft die Möglichkeit bieten, über ihren Desktop unmittelbaren Zugang zu relevanten personalwirtschaftlichen Daten als auch Daten des Finanzwesens und des Controllings zu erhalten.

Aufbauorganisation als Voraussetzung

Voraussetzung für eine umfassende Nutzung von Manager's Desktop ist die Erstellung der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens in der Komponente Organisationsmanagement einschließlich der Darstellung der Organisationsstruktur und des Besetzungsplanes, d.h. der Zuordnung von Mitarbeitern (Personen ) bzw. Benutzern zu Planstellen.

Die im System angemeldete Person (bzw. der Benutzer) muss darüber hinaus Inhaber einer Leiterplanstelle sein. Durch diese Kennzeichnung als leitende Planstelle (technisch gesehen liegt eine A/B 012-Verknüpfung zwischen der Planstelle und der Organisationseinheit vor), ermittelt das System die vom Planstelleninhaber direkt und indirekt geleiteten Organisationseinheiten (s. auch weiter unten).

Für die Anzeige entsprechender Kostenstellen muss ferner die Kostenstellenzuordnung zur Organisationseinheit bzw. zur Leiterplanstelle vorgenommen worden sein. Siehe hierzu auch Aufbauorganisation

Integration zur Personaladministration

Die Integration zur Personaladministration sollte aktiv sein, da ansonsten Fehlermeldungen auftreten können für den Fall, dass reorganisatorische Umsetzungen vorgenommen oder Stellen/Planstellenzuordnungen geändert werden, wovon ein oder mehrere Personen (Mitarbeiter) betroffen sind.

Integration zum Rechnungswesen

Die Integration zum Rechnungswesen muss aktiv sein, wenn Budgetauswertungen und Kostenstelleninformationen möglich sein sollen.

Workflowunterstützung

In Zusammenhang mit der Abwicklung von Vorgängen, die in der Linie angestoßen werden, spielt die integrierte Workflow-Unterstützung eine wesentliche Rolle. Sie sorgt dafür, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung nahtlos in diese Prozesse eingebunden werden. Soll beispielsweise ein Mitarbeiter versetzt werden, stößt der Linienmanager mit der Eingabe aller wesentlichen Daten diese Maßnahme an. Wenig später gelangt der Vorgang im Workflow-Eingangskorb des zuständigen Personalsachbearbeiters, der die Weiterbearbeitung übernimmt und den erfolgreichen Abschluss dieser personalwirtschaftlichen Maßnahme auf gleicher Schiene zurückmeldet.

Integration zum Employee Self-Service

Manager´s Desktop verbindet aber nicht nur Linienmanager und Personalabteilung, sondern bezieht auch die Mitarbeiter in durchgängige Prozesse ein. Mit der Integration von SAP Employee Self-Service können beispielsweise Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter direkt an Manager´s Desktop zur Prüfung und Entscheidung übermittelt werden. Workflows befördern genehmigte Anträge und Abrechnungen sowohl zur Personalabteilung als auch zum betreffenden Mitarbeiter. Natürlich kann der Linienmanager aus Manager´s Desktop heraus auch seine personenbezogenen Daten selbst bearbeiten und pflegen, Reisekosten erfassen oder Benefitsdaten bearbeiten, ohne das Werkzeug zu wechseln.

Funktionsumfang

Das Spektrum der Prozesse, die der Linienmanager mit Manager´s Desktop von seinem Arbeitsplatz aus anstoßen kann, ist vielfältig. Er kann Positionen planen und ändern, Reorganisationen durchführen und Versetzungen anstoßen, personelle Ressourcen planen sowie Löhne und Gehälter anpassen. Für alle personalwirtschaftlichen Aufgaben gilt in der Regel, dass der Linienmanager die Vorgänge mit Manager's Desktop initiiert und diese anschließend zentral von der Personalabteilung ausgeführt werden.

Das Leistungsangebot von Manager´s Desktop wächst stetig. Ab Release 4.6a hat der Linienmanager auch direkten Zugriff auf die Beurteilungen von Mitarbeitern seines Verantwortungsbereiches. Er kann darüber hinaus Qualifikationen und deren Ausprägungen einsehen und sich für jede Qualifikation die Mitarbeiter anzeigen lassen, die über diese Eigenschaften verfügen.

Baumstrukturdarstellung des Zuständigkeitsbereiches

Wenn die Führungskraft (bzw. der Benutzer) sich im System anmeldet, werden all diejenigen Organisationseinheiten ermittelt, die von ihr geleitet werden. Die auf diese Weise selektierten Organisationseinheiten mit den entsprechenden Planstellen und zugeordneten Inhabern werden dem Benutzer dann in einer Baumstruktur angezeigt und lassen sich - u.a. in Verbindung mit dem Funktionsbaum des linken Bildbereiches - bearbeiten. Der dargestellte Zuständigkeitsbereich der Führungskraft stellt immer nur einen Ausschnitt aus der Aufbauorganisation des Unternehmens dar, es sei denn, die Führungskraft hat die Leitung des Gesamtunternehmens inne.

Sie können den obersten Knoten des organisatorischen Zuständigkeitsbereiches, d.h. den Namen des Benutzers, der eine Leiterplanstelle innehat, in allen Themenkategorien mit einer entsprechenden Struktur ausblenden. Diese Einstellung nehmen Sie über das Customizing vor.

Der Benutzer (die Führungskraft) kann mittels Registerkarten zwischen verschiedenen Sichten auf seinen organisatorischen Zuständigkeitsbereich wählen: hierdurch werden z.B. nur die direkt unterstellten bzw. alle unterstellten Organisationseinheiten mit den dazugehörigen Planstellen und Inhabern, bzw. zusätzlich mit der Angabe der jeweils zugeordneten Stammkostenstelle dargestellt.

Über das Customizing können Sie pro Themenkategorie festlegen, welche Registerkarten und damit welche Sichten auf seinen Zuständigkeitsbereich dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden sollen. Auf der Grundlage dieser Einstellungen kann der Benutzer individuell entscheiden, welche der ihm zur Verfügung gestellten Registerkarten er pro Themenkategorie auf seinem Desktop einblenden möchte. Siehe hierzu auch Registerkarten ein- und ausblenden

Anpassbarer Funktions- und Themenkatalog

Die in Manager's Desktop ausführbaren Funktionen (Reports, Transaktionen, Zugriff auf URLs und den Workflow-Eingang etc.) sind nach folgenden inhaltlich zusammenhängenden Themenkategorien gegliedert:

Diese Kategorien können mit Hilfe der verfügbaren Funktionscodes im Customizing nach kundeneigenen Bedürfnissen individuell zu Hierarchien zusammengestellt und durch eigene Funktionen erweitert werden.

Darüber hinaus kann der Benutzer sowohl auf dem Einstiegsbild als auch auf den verschiedenen Bildschirmen der Anwendung jeweils diejenigen Kategorien und Funktionen deaktivieren, die er nicht benötigt. Er hat ferner jederzeit die Möglichkeit, von den voreingestellten Kategorien und Funktionen auf die spezifischen Benutzereinstellungen zurückzugreifen und umgekehrt. Siehe hierzu auch Auswahl der Themenkategorien und Funktionen

Zusätzliche individuelle Anforderungen lassen sich dabei ebenso berücksichtigen wie spezielle Informationswünsche: Wer bestimmte Intranet- oder Internet-Seiten häufig benötigt, kann sie über entsprechende Links problemlos aufrufen.

Der im linken Bildbereich der Anwendung angeordnete Funktionsbaum verschafft dem Benutzer einen Überblick über die in jeder Themenkategorie ausführbaren Funktionen. Das rasche Wechseln zwischen den Kategorien wird durch Druckknöpfe in der Menüleiste sichergestellt. Darüber hinaus erleichtert die Drag & Drop-Funktion die Anwendung von Funktionen auf die Objekte innerhalb des organisatorischen Zuständigkeitsbereiches.

Anpassbares Einstiegsbild

Das Einstiegsbild selbst kann der Benutzer ebenfalls individuell im Customizing anpassen, d.h., er kann ein bestimmtes Firmenlogo und/oder Hintergrundbild einfügen.

Sowohl im Customizing als auch über das Menü können Sie festlegen, dass das Einstiegsbild übersprungen und unmittelbar eine bestimmte Themenkategorie aufgerufen wird. Bei diesem, allerersten Einstieg in Manager's Desktop wird dann die im Customizing in der Reihenfolge als erste festgelegte Themenkategorie (im Standard Mitarbeiter ) und die als erste festgelegte Registerkarte ( Direkt unterstellte Mitarbeiter ) angezeigt.

Bei den nachfolgenden Aufrufen wird jeweils die zuletzt angezeigte Themenkategorie und innerhalb dieser die zuletzt angezeigte Registerkarte. Siehe hierzu auch Einstiegsbild überspringen

Drag & Drop

Neue Techniken, wie Drag & Drop , erleichtern die Ausführung von Funktionen, die sich auf diejenigen Objekte beziehen, die zum Zuständigkeitsbereich der Führungskraft gehören und ihr in einer Baumstruktur angezeigt werden. Es handelt sich hierbei um Organisationseinheiten, Planstellen und Planstelleninhaber (Mitarbeiter/Personen bzw. Benutzer), für die sie beispielsweise unterschiedliche Auswertungen starten kann. Ferner verwendet die Führungskraft die Drag & Drop-Funktion, wenn sie reorganisatorische Maßnahmen innerhalb ihres Zuständigkeitsbereiches vornimmt, z.B. Organisationseinheiten oder Planstellen unter eine andere Organisationseinheit hängen will.

Über das Customizing können Sie jedoch ebenso festlegen, dass der Linienmanager keinerlei reorganisatorische Änderungen mit Hilfe von Drag-und-Drop innerhalb seines organisatorischen Zuständigkeitsbereiches durchführen darf. Siehe hierzu auch Drag & Drop-Funktion

Die in Manager's Desktop enthaltenen Funktionen werden in den nachfolgenden Kapiteln analog den vorgegebenen Themenkategorien dokumentiert.

Einschränkungen

Manager's Desktop ist ein anwendungsübergreifendes Tool, der Schwerpunkt liegt jedoch zunächst auf Funktionen aus dem Bereich der Personalwirtschaft. Es ist nicht vorgesehen, jeweils die gesamte Funktionalität einer bestimmten Komponente in Manager's Desktop zu vereinen, allerdings sollen jeweils diejenigen Anwendungen hinzukommen, die sich für die Anforderungen der Führungskräfte als sinnvoll und nützlich erweisen.