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 Budgetüberwachung per statistischen Auftrag/PSP-Element

Verwendung

Für die controllingorientierte Verwaltung umfangreicher Anlageninvestitionen steht die SAP-Anwendungskomponente IM zur Verfügung (siehe SAP-Bibliothek: Investitionsmanagement ). Diese Komponente ermöglicht die parallele, kostenrechnerische und buchhalterische Abwicklung von Anlageninvestitionen in Form von Gemeinkostenaufträgen oder PSP-Elementen (PSP = Projektstrukturplan) und zugehörigen Anlagen im Bau. Die Aufträge bzw. Projekte sind hierbei das primäre Kontierungsobjekt und müssen periodisch in die Anlagenbuchhaltung abgerechnet werden. Ein Auftrag bzw. ein PSP-Element mit zugeordneter Anlage im Bau wird “Investitionsmaßnahme” bezeichnet.

Bei diesem Verfahren erscheinen alle auf eine Investitionsmaßnahme kontierten Belastungen zunächst temporär in der Kostenrechnung und GuV (auch solche, die eigentlich Anlagenbestand sind). Die aktivierungspflichtigen Belastungen werden dann bei der periodischen Abrechnung wieder ausgeglichen und auf die zugehörige Anlage im Bau belastet. Auf diese Weise ist es möglich, auf einer Investitionsmaßnahme sowohl aktivierungspflichtige als auch nicht-aktivierungspflichtige Belastungen zu verwalten.

Alle Funktionen der Anlagenbuchhaltung für Anlagen im Bau (z.B. Sonderabschreibungen, Investitionsförderungen) stehen auch für Investitionsmaßnahmen zur Verfügung. Zusätzlich sind Funktionen vorhanden, die es auf selbständigen Anlagen im Bau nicht gibt:

  • Kostenartengerechte Abrechnung nicht zu aktivierender Kosten nach Ursprungsschema

  • Abrechnung auf Anlage im Bau mit unterschiedlicher Bewertung je Bewertungsbereich

  • Kontierung von Leistungsverrechnungen und Gemeinkostenzuschlägen

Bei Anlageninvestitionen, die keine Im-Bau-Phase haben, sollen Zugänge im Allgemeinen direkt in der Anlagenbuchhaltung aktiviert werden. Kostenrechnungsseitig sollen dennoch Planwerte, Budgets und Obligos verwaltet werden, um Soll/Ist-Vergleiche durchführen zu können.

Funktionsumfang

Deshalb ist es im System FI-AA möglich, Anlagenbewegungen direkt auf Anlage und gleichzeitig statistisch auf einem Innenauftrag oder einem PSP-Element mitzubuchen (PSP = Projekt-Strukturplan).

Die Eigenschaft “statistisch” erhält ein Auftrag bzw. ein PSP-Element durch ein entsprechendes Kennzeichen im Musterauftrag bzw. Projektprofil (oder direkt im Auftrags-/PSP-Element-Stammsatz). Ein statistischer Auftrag/PSP-Element kann nicht abgerechnet werden. Er dient nur der Planung und Budgetüberwachung. Nicht-aktivierungsfähige Belastungen (interne Leistungsverrechnungen), die das statistische Budget belasten sollen, müssen Sie deshalb mit einer weiteren CO-Kontierung (z.B. Kostenstelle) direkt auf den statistischen Auftrag/PSP-Element buchen. Durch die weitere CO-Kontierung ist sichergestellt, daß diese Kosten in Rahmen der weiteren CO-Abrechnung berücksichtigt werden.

Statistischer Auftrag/PSP-Element Investitionskontierung

Hierfür können Sie im Anlagenstammsatz (bei den Herkunftsdaten ) einen CO-Auftrag oder ein PSP-Element als Investitionskontierung hinterlegen. Dieser Auftrag/PSP-Element wird dann automatisch bei den entsprechenden Anlagenbewegungen statistisch mitgebucht. Daneben kann auch direkt in der Buchungstransaktion eines Geschäftsvorfalls eine entsprechende Zusatzkontierung (Auftrag/PSP-Element) angegeben werden.

In den Steuerungsdaten eines Auftrags- oder PSP-Elementstammsatzes können Sie festlegen, dass der Auftrag/PSP-Element statistischen Zwecken dient. Der Auftrag/PSP-Element kann dann nicht abgerechnet werden.

Obligos

Bei Bestellungen auf Anlage erzeugt das System ein statistisches Obligo auf dem zugehörigen Projekt. Dieses Obligo wird beim Buchen des Waren- bzw. Rechnungseingangs automatisch aufgelöst.

Aktive Budgetüberwachung

Neben einer passiven Verfügbarkeitskontrolle mit Reporting-Mitteln ist im System eine "aktive Verfügbarkeitskontrolle" realisiert, die eine zu hohe Verfügung bereits zum Zeitpunkt der Entstehung verhindern kann. Das System prüft beim Erfassen von bestimmten Vorgängen ob das verfügbare Projektbudget bzw. das verfügbare freigegebene Budget (Freigabe) noch ausreicht. Dabei werden die per Customizing eingestellten Toleranzgrenzen für die Verfügbarkeitskontrolle berücksichtigt.

Wenn Sie die aktive Verfügbarkeitskontrolle nutzen möchten, dann müssen Sie dies in den Budgetprofilen der statistischen Aufträge/PSP-Elemente festlegen.

Aktivitäten

Die generelle Steuerung, ob für Aufträge bzw. PSP-Elemente einen Budget überwacht werden soll, erfolgt über ein Kennzeichen im verwendeten Budgetprofil. Das Budgetprofil wiederum wird in der Auftragsart bzw. dem Projektprofil hinterlegt. Außerdem ist es erforderlich, entsprechende Toleranzgrenzen zu definieren. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Systeme CO-OM-OPA (Gemeinkostenaufträge) bzw. PS (Projektsystem) .

Für das statistische Mitbuchen auf Aufträgen bzw. PSP-Elementen gelten weiterhin folgende Voraussetzungen:

  • Das jeweilige CO-Objekt (PSP-Element/Auftrag) muss im Anlagenstammsatz als Investitionskontierung eingetragen sein ( nicht : Instandhaltungsauftrag/Kostenauftrag unter den zeitabhängigen Daten).

  • Das Kontierungsobjekt PSP-Element Investitionsprojekt muss im Customizing der Anlagenbuchhaltung aktiviert sein ( Anfang des Navigationspfads Integration mit dem Hauptbuch Navigationsschritt Mitzubuchende Kontierungsobjekte Navigationsschritt Kontierungsobjekte aktivieren Ende des Navigationspfads ).

  • Für das Kontierungsobjekt muß eine Kontierungsregel hinterlegt sein ( Anfang des Navigationspfads Integration mit dem Hauptbuch Navigationsschritt Mitzubuchende Kontierungsobjekte Navigationsschritt Kontierungsarten für Kontierungsobjekte festlegen Ende des Navigationspfads ).

  • Die Bestandskonten für die AHK der betroffenen Anlagen müssen im System CO als Kostenart angelegt sein (Kostenartentyp 90).

  • Das Feld Innenauftrag bzw. PSP-Element muss in der Feldstatusvariante des betroffenen Buchungskreises/Bestandskontos für die AHK der jeweiligen Anlage als Kann-Eingabe gesetzt sein.

Die beschriebenen letzten zwei Systemeinstellungen können Sie per FI-AA -Customizing vornehmen ( Anfang des Navigationspfads Vorgänge Navigationsschritt Budgetüberwachung Ende des Navigationspfads ).

Achtung Achtung

Anzahlungen und Abrechnungen von einem Auftrag/PSP-Element an eine Anlage können nicht statistisch mitgebucht werden, da es sich hierbei um Geschäftsvorfälle handelt, die Anlagen im Bau betreffen. Die Budgetüberwachung bezüglich Anlagen im Bau sollten Sie mit der Komponente Investitionsmaßnahmen des Systems IM realisieren.

Ende der Warnung.

Integration

Die statistischen Aufträge/PSP-Elemente können Sie in die Abschreibungsvorausschau der Anlagenbuchhaltung einbeziehen (siehe Simulation und Simulation/Abschreibungsvorausschau ) . Voraussetzung hierfür ist, dass die statistischen Aufträge/PSP-Elemente

  • ein Investitionsprofil in ihren Stammsätzen haben (PSP-Elemente: Anfang des Navigationspfads Detail Navigationsschritt Steuerungsdaten- Aufträge:Anwendungen). Das Investitionsprofil muss so definiert sein, dass Ende des Navigationspfads

    • Anfang des Navigationspfads es keine Anlage im Bau anlegt (IM-Customizing:Stammdaten Navigationsschritt Investitionsprofile definieren- Kennzeichen “AiB führen” nicht setzen) Ende des Navigationspfads

    • es eine Anlagenklasse für die AfA-Simulation enthält

  • AfA-Simulationsdaten und ein geplantes Inbetriebnahmedatum in ihren Stammsätzen haben (unter Zusätze ).

Haushaltsmanagement

Neben der Budgetüberwachung per statistischen Auftrag/Projekt ist es möglich, die Budgetüberwachung für Anlagen mit Hilfe des Haushaltsmanagements durchzuführen. Aktivieren Sie die betroffenen Kontierungsobjekte und hinterlegen Sie in diesem Fall analog zum PSP-Element Kontierungsregeln für die Objekte des Haushaltsmanagements. Beachten Sie, dass die Kontierungsobjekte des Haushaltsmanagements in der Standardauslieferung nicht aktiv sind. Beachten Sie weiterhin, dass das Kennzeichen für die Budgetüberwachung in der Anlagenbuchhaltung keine Rolle mehr spielt, im Haushaltsmanagement allerdings weiterhin interpretiert wird. Aus diesem Grund kann das Kennzeichen ausschließlich im Customizing dieser Komponente gepflegt werden

Außerdem muss die Bildaufbausteuerung der betroffenen Anlagenkonten die Kontierung auf eine Finanzposition vorsehen. Vergleichen Sie hierzu die Dokumentation zum FI - Haushaltsmanagement .