Versendung als E-Mail (Bursting) 

Verwendung

Der Verteilungstyp E-Mail versenden (Bursting) ermöglicht es Ihnen, BI-Objekte (Queries, Query Views, Web Templates, Reports oder Arbeitsmappen) als vorberechnete Dokumente oder Online-Links per E-Mail an Empfänger zu versenden, die Sie aufgrund der Stammdaten ermitteln. Wenn Sie die Adressen der Empfänger in den Stammdaten gepflegt haben, dann können Sie ein Merkmal wählen, in dessen Attributen die E-Mail-Adressen oder die BI-Benutzernamen gepflegt sind, und das System ermittelt daraus die Empfänger. Diese Art der Verteilung wird als Bursting bezeichnet.

Zusätzlich können Sie bei Bedarf festlegen, dass das Dokument für jeden Empfänger nach dessen relevanten Merkmalswerten gefiltert wird. In diesem Fall muss das gewählte Merkmal im BI-Objekt, das Sie versenden wollen, enthalten sein. Jeder Empfänger erhält dann das Dokument mit den Werten, die seinem Bereich entsprechen. Beispielsweise können Sie die Broadcast-Einstellung so definieren, dass der monatliche Umsatzbericht an alle Filialleiter gesendet wird. Jeder Filialleiter erhält den Umsatzbericht mit den Umsatzdaten aus seiner Filiale.

Voraussetzungen

Sie haben als Verteilungstyp E-Mail versenden (Bursting) und das gewünschte Ausgabeformat gewählt.

Funktionsumfang

Für die stammdatenbasierte Versendung als E-Mail (Bursting) treffen Sie Einstellungen in folgenden Registerkarten:

Empfängerermittlung

Hier legen Sie das Merkmal zur Ermittlung der Empfänger fest und bestimmen die Merkmalswerte, für die je ein E-Mail-Empfänger ermittelt werden soll:  

Merkmal für Empfängerermittlung

Zur Empfängerermittlung wählen Sie das gewünschte Merkmal, anhand dessen der Empfänger ermittelt werden soll und das Attribut, zu welchem der Empfänger gepflegt ist. 

●      Dokument unverändert senden

Das Dokument wird nicht an den Empfänger angepasst.

Geben Sie den technischen Namen des gewünschten Merkmals, zu welchem der Empfänger als Attribut gepflegt ist, manuell oder über  Auswahl an. Das Merkmal kann ein beliebiges Merkmal in Ihrem BI-System sein und muss nicht im BI-Objekt, das Sie verteilen möchten, enthalten sein.

●      Dokument nach Merkmalswert filtern

Das Dokument wird nach dem Merkmalswert gefiltert, über den der Empfänger ermittelt wurde. Jeder Empfänger erhält das Dokument gefiltert nach dessen relevanten Merkmalswerten.

Wählen Sie das gewünschte Merkmal, zu welchem der Empfänger als Attribut gepflegt ist. Zur Auswahl stehen diejenigen Merkmale, die in der Query bzw. dem Data Provider der Web Application oder des Reports enthalten sind.

Die Möglichkeit, das Dokument nach Merkmalswerten zu filtern, steht Ihnen bei Arbeitsmappen nicht zur Verfügung.

●      Dokument mit Variablenwert erzeugen

Der Merkmalswert, über den der Empfänger ermittelt wurde, wird als Variableneingabe bei der Dokumenterzeugung benutzt.

Wählen Sie die gewünschte Variable. Zur Auswahl stehen diejenigen Merkmalswertvariablen, die in der Query bzw. dem Data Provider der Web Application, des Reports oder der Arbeitsmappe enthalten sind.

Diese Einstellung zeigt das System nur an, wenn das BI-Objekt (Query, Web Template, Report oder Arbeitsmappe) Merkmalswertvariablen enthält.

●      Attribut für Empfängerermittlung

Wählen Sie das Attribut, zu welchem der Empfänger gepflegt ist. Bestimmen Sie unter Attributwert ist, ob der Empfänger anhand der E-Mail-Adresse oder anhand des Benutzernamens ermittelt werden soll.

Selektion der Merkmalswerte

Sie müssen hier die Merkmalswerte angeben, für die je ein E-Mail-Empfänger ermittelt werden soll.

Wenn Sie keine Selektion angeben, dann erscheint eine Fehlermeldung. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Broadcast-Einstellung unbeabsichtigt für alle Merkmalswerte versendet wird.

Sie können die Auswahl der Merkmalswerte als Liste anlegen oder über eine Steuerquery angeben:

●      Über folgende Selektion

Geben Sie über Selektion anlegen die gewünschten Merkmalswerte an, für die je ein E-Mail-Empfänger ermittelt werden soll.

●      Über Steuerquery

Geben Sie unter Steuerquery die gewünschte Query, aus der die Merkmalswerte ausgewählt werden, manuell oder über  Auswahl an. Für jeden Merkmalswert des ausgewählten Merkmals wird ein Dokument berechnet und versendet.

Unter Variante können Sie eine vorhandene Variante zur Query auswählen. Eingabebereite Variablen der Query können damit mit Werten gefüllt werden.

Benutzer/Sprache

In der Registerkarte Benutzer/Sprache können Sie für die Hintergrundverarbeitung der Broadcast-Einstellung bestimmen, in welcher Sprache und mit welchen Berechtigungen und benutzerspezifischen Einstellungen das eingeplante Dokument erzeugt werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer/Sprache.

Texte

Hier können Sie folgende Angaben vornehmen:

●      Betrifft: Geben Sie eine Betreffzeile für die E-Mail manuell ein oder verwenden Sie eine Textvariable über  Textvariable anhängen. Der Text kann bis zu 50 Zeichen lang sein.

●      Wichtigkeit: Wählen Sie die gewünschte Wichtigkeit der E-Mail (niedrig, mittel, hoch).

●      Inhalt: Geben Sie einen Text für den Inhalt der E-Mail manuell ein oder verwenden Sie eine Textvariable über  Textvariable anhängen. Bei der Versendung von Online-Links hängt das System automatisch den Link an den Text der E-Mail, falls dieser nicht über die Variable PR_ONLINE_LINK im Text enthalten ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Textvariablen.

Vorberechnung / Link-Erzeugung allgemein

Wenn Sie als Ausgabeformat eine Datei in einem bestimmten Format (z. B. HTML oder PDF) gewählt haben, dann können Sie in der Registerkarte Vorberechnung allgemein verschiedene Einstellungen vornehmen.

Wenn Sie als Ausgabeformat einen Online-Link gewählt haben, dann stehen Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten in der Registerkarte Link-Erzeugung allgemein zur Verfügung.

Hier nehmen Sie verschiedene Einstellungen vor, z. B. in Bezug auf Variablen oder Exceptions.

Weitere Informationen finden Sie unter Allgemeine Einstellungen bei der Vorberechnung und Link-Erzeugung.

Filternavigation

In der Registerkarte Filternavigation können Sie eine Steuerquery oder Merkmale angeben, damit das System mehrere Dokumente mit verschiedenen Filtereinstellungen desselben BI-Objekts (Query, Web Template etc.) vorberechnet.

Diese Registerkarte ist beim Ausgabeformat Online-Link auf aktuelle Daten nicht nötig und wird daher nicht angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Filternavigation.