Mitglieder registrieren 

Verwendung

In diesem Schritt im Anlegeassistent registrieren Sie die Mitglieder des Raums.

Sie legen die Mitgliederliste des Raums an und ordnen jedem Raummitglied die raumspezifischen Rollen zu. Eine Raumrolle berechtigt zum Zugriff auf bestimmte Seiten im Raum. Die Raumrollen werden von Ihren Systemadministrator beim Anlegen der Raumvorlage definiert. Sie können einem Raummitglied mehrere Raumrollen zuordnen.

Jedes Raummitglied hat Zugriff auf die Seiten im Raum, die seine Raumrollen erlauben. Wenn Sie beispielsweise einem Raummitglied die Raumrolle Mitglied geben, dann hat dieser Benutzer beispielsweise Zugriff im Raum auf die Seiten Dokumente, Aufgaben und Kalender.

In der Raumvorlage ist immer eine der Raumrollen als Administrationsrolle festgelegt. Wenn Sie den Raum anlegen, wird Ihnen als Raumverantwortlichen diese Raumrolle automatisch zugeordnet. Als Raumadministrator sehen Sie eine bestimmte Seite im Raum (=Raumverwaltung), die die anderen Raummitglieder nicht sehen können. Welche Berechtigungen Ihnen diese Rolle gibt, lesen Sie in Räume ändern und anpassen.

Voraussetzungen

Ihr Systemadministrator hat Ihnen die Portalrolle für das Anlegen von Räumen zugeordnet.

Vorgehensweise

       1.      Legen Sie die Mitgliederliste an.

Sie können im Eingabefeld unterhalb der Mitgliederliste weitere Portalbenutzer und/oder Benutzergruppen eingeben und zur Liste hinzufügen. Um die neue Mitglieder und Gruppen zu suchen, blenden Sie mit Wählen… die Funktion zur Benutzer- und Gruppenauswahl ein. Fügen Sie anschließend die ausgewählten Benutzer und Grupen zur Mitgliederliste hinzu.

Eine Benutzergruppe wird in der Mitgliederliste nicht automatisch aufgelöst, sondern erscheint als einzelner Eintrag. Sie können die Gruppe über die entsprechende Option im Kontextmenü auflösen.

       2.      Überprüfen Sie die Rollenzuordnung und ändern Sie sie ggf. ab.

Wenn Sie einen Raum anlegen, sind Sie Raumverantwortlicher. Damit wird Ihnen automatisch die in der Raumvorlage festgelegte Administrationsrolle zugeordnet. Diese Zuordnung können Sie ggf. ändern, indem Sie beispielsweise einem anderen Raummitglied diese Rolle zuordnen und sich selber die Rolle wegnehmen.

Das System prüft sowohl beim Anlegen als auch beim Bearbeiten eines Raums, ob die Administrationsrolle mindestens einem Raummitglied zugeordnet ist.Nur ein Raummitglied, dem die Administrationsrolle zugewiesen ist, kann die Administrationsrolle auch anderen Raummitgliedern zuweisen.

Den von Ihnen registrierten Mitgliedern wird beim Erstellen der Mitgliederliste automatisch die in der Raumvorlage festgelegte Initialrolle zugewiesen. Ändern Sie ggf. auch diese Rollenzuordnung ab. Ein Raummitglied kann mehrere Rollen haben.

       3.      Entscheiden Sie, ob das System Einladungen per E-Mail an neu registrierte Mitglieder versendet. Das Kennzeichen zum Senden von E-Mails ist standardmäßig aktiviert und kann von Ihnen per Mausklick deaktiviert werden.

Wenn in der Benutzerverwaltung einer Benutzergruppe nach dem Anlegen des Raums neue Benutzer hinzugefügt werden, werden diese nachträglich hinzugefügten Benutzer zwar Raummitglieder, sie erhalten aber keine Einladung mehr in den Raum.

       4.      Wählen Sie Next.