Schvalovací proces 
Schvalovací proces se používá ve firmách, ve kterých standardní pracovní postupy vyžadují, aby zaměstnanci jisté doklady, například objednávky, generovali až po schválení vedoucím nebo jiným odpovědným pracovníkem. Vedoucí definuje úrovně schvalovacího procesu a použité předlohy, což zahrnuje:
Doklady zaměstnance vyžadují schválení.
Zaměstnanci mohou autorizovat doklady.
Doklady jsou součástí schvalovacího procesu.
Proces schvalování dokladu začíná tehdy, když zaměstnanec (který je autorem daného dokladu) přidá doklad jako návrh (předběžně pořízený doklad) v SAP Business One. Vedoucímu nebo jinému odpovědnému pracovníkovi (schvalovateli), který je nezbytný ke schválení dokladu (podle definic v SAP Business One), se v interní zprávě zašle požadavek na schválení. Interní zprávy doplňují schvalovací proces, informují autory a schvalovatele o stavech dokladů a změnách.
Proces schválení dokladu končí, když autor obdrží finální schválení a přidá doklad jako běžný doklad.
Proces
Vedoucí identifikuje schvalovací procesy požadované firmou.
Když je vytvořen doklad, který podléhá schvalovacímu procesu:
Autor obdrží zprávu, která indikuje, že doklad je nezbytné nejprve schválit a teprve poté jej lze uložit jako běžný doklad.
Doklad je uložen jako návrh.
PokynKdyž se zobrazí předběžně pořízený doklad (návrh); jeho stav se zobrazuje v hlavičce okna.
Konec pokynu.Schvalovatel přijme zprávu, která indikuje, že předběžně pořízený doklad (návrh) vyžaduje schválení.
Schvalovatel může transakci schválit nebo zamítnout v okně Přehled zpráv/výstrah .
PokynMá-li předloha schvalování dvě úrovně s různými schvalovateli a oba schvalovatelé již doklad schválili, může každý z nich doklad znovu odmítnout, dokud nebyl předběžně pořízený doklad uložen jako řádný doklad. Oba schvalovatelé mají stejnou úroveň oprávnění ke schvalování. Pořadí, ve kterém jsou tyto úrovně v předloze schvalování uvedeny, neznamená, že rozhodnutí jednoho schvalovatele má vyšší prioritu než rozhodnutí ostatních.
Konec pokynu.
Pokud je doklad:
Schválen, autor dokladu obdrží příslušnou zprávu. Autor poté může schválený návrh převést na běžný doklad. Tato funkce je dostupná také v rámci zprávy, kde autor nebo schvalovatel může otevřít podkladový doklad a uložit jej jako běžný doklad.
Zamítnut, autor dokladu obdrží příslušnou zprávu. V tomto případě nelze návrh dokladu převést na běžný doklad. Návrh dokladu lze vymazat nebo zrušit, ale nejprve je nutné zrušit schvalovací proces.
PokynAutor může odmítnutý doklad upravit. Pokud upravený doklad stále podléhá procesu schválení, aplikace zahájí nový schvalovací proces a schvalovatelé, kteří jsou povinni doklad schválit, obdrží zprávu. Jinak může uživatel návrh převést na běžný doklad.
Konec pokynu.Pokud schvalovatel zruší schvalovací proces na některé úrovni schvalování, autor dokladu obdrží příslušnou zprávu. V takovém případě nelze návrh dokladu převést na běžný doklad.
Je-li zrušen krok schválení a schvalovací proces je později znovu spuštěn, tzn. krok schválení se znovu vytvoří, autor dokladu obdrží příslušnou zprávu. Ke každé zprávě lze přidat poznámky s doplňujícími informacemi o schvalovacím procesu.
Dva dostupné výkazy umožňují oprávněným uživatelům monitorovat a zpracovávat všechny předběžně pořízené doklady (návrhy), které jsou aktuálním předmětem schvalovacího procesu v systému. Jeden z těchto výkazů je určen primárně pro autora dokladu, a sice Výkaz stavu schvalování, a druhý pro schvalovatele, a to Výkaz stavu schvalování.