Konfiguracja księgowości odbywa się po pierwszej implementacji aplikacji SAP Business One. W trakcie konfiguracji księgowości podczas implementacji partner, doradca podatkowy oraz księgowy muszą przestrzegać przepisów GAAP oraz obowiązujących lokalnie.

Po określeniu okresów księgowych lub sprawozdawczych oraz segmentów kont (jeśli ma to zastosowanie) użytkownik tworzy plan kont. Plan kont zawiera listę wszystkich kont KG firmy i stanowi podstawę raportowania i księgowania.

Sekcje, tytuły i aktywne konta

Konta są porządkowane w strukturę hierarchiczną odpowiednio do sekcji, tytułów i aktywnych kont. Porządek planu kont jest zgodny z wymogami GAAP, gdzie istnieje osobna „sekcja“ kont reprezentujących środki trwałe, zobowiązania, kapitał własny, przychody, koszty sprzedaży, wydatki, księgowość oraz inne przychody i wydatki (patrz poziom 1 na rysunku). W ramach każdej sekcji konta są porządkowane wg poziomu logicznego odpowiednio do procesów księgowych użytkownika. Sekcje to jednostki organizacyjne na najwyższym poziomie. Nie można zmienić predefiniowanych poziomów udostępnionych w systemie SAP Business One, można jednak w razie potrzeby zmienić ich nazwy. W celu zmiany nazw poziomów należy wykonać następujące kroki:

Każde konto KG jest zdefiniowane jako konto tytułowe lub konto aktywne. Konto nadrzędne grupuje wszystkie aktywne konta, które są względem niego podrzędne (patrz poziomy 2, 3 i 4 na rysunku). W raportach finansowych tytuł stanowi podsumowanie wszystkich sald dla każdego z aktywnych kont, poniżej danego konta. Konta aktywne zawierają księgowania transakcji (patrz poziom 4 i 5 na rysunku). Konta nadrzędne i aktywne można odróżniać na podstawie koloru tekstu: w kontach nadrzędnych jest to kolor niebieski, a w kontach aktywnych kolor zielony lub czarny. Konta zielone to konta zbiorcze, które zostały zdefiniowane jako domyślne konta KG na potrzeby automatycznego księgowania transakcji w SAP Business One. Konta czarne to takie konta aktywne, które nie zostały wybrane podczas definiowania kont podstawowych. Więcej informacji zawiera sekcja Definicja kont podstawowych.

Liczba poziomów w planie kont może być zależna od lokalizacji i stosowanych praktyk biznesowych. W niektórych krajach obowiązują konkretne liczby poziomów.

Aplikacja SAP Business One udostępnia predefiniowane plany kont dla poszczególnych krajów w oparciu o wymogi lokalne. Należy omówić z partnerem, który z predefiniowanych planów kont powinien być używany, oraz jakie czynności uzupełniające i korygujące są niezbędne w przypadku firmy użytkownika.