La configurazione della contabilità viene effettuata alla prima implementazione di SAP Business One. Durante l'implementazione il partner, il consulente fiscale e il responsabile della contabilità seguono i regolamenti GAAP o nazionali per configurare la contabilità.

Una volta determinati i periodi contabili e gli eventuali segmenti dei conti, è possibile creare il piano dei conti. Il piano dei conti contiene un elenco di tutti i conti della contabilità generale (Co.Ge.) di una società ed è la base per ogni attività di registrazione e reporting.

Livelli principali, titoli e conti attivi

I conti sono organizzati gerarchicamente in livelli principali, titoli e conti attivi. L'organizzazione del piano dei conti segue i principi GAAP, i quali prevedono un «livello principale» distinto per i conti che rappresentano attivo, passivo, patrimonio netto, ricavi, costi del venduto, spese, finanziamento e altri ricavi e spese (vedere il livello 1 nella figura). All'interno di ciascun livello principale è possibile organizzare i conti per livello secondo i criteri logici ritenuti appropriati in funzione dei processi contabili dell'azienda. I livelli principali rappresentano le unità organizzative di più alto livello. Non è possibile modificare i livelli principali predefiniti forniti con SAP Business One, ma è possibile rinominarli in base alle necessità. Per rinominare i livelli principali, attenersi alla seguente procedura:

Ogni conto Co.Ge. viene definito come conto titolo o come conto attivo. Il conto titolo raggruppa tutti i conti attivi sottostanti (vedere il livello 2, 3 e 4 nella figura). Nei report finanziari il titolo riepiloga tutti i saldi di ciascun conto attivo sottostante. I conti attivi contengono le registrazioni delle transazioni (vedere il livello 4 e 5 nella figura). È possibile distinguere i titoli e i conti attivi grazie al diverso colore del testo: i titoli vengono visualizzati blu, mentre i conti attivi in verde o nero. I conti verdi sono conti di controllo definiti come conti Co.Ge. di default per la registrazione automatica delle transazioni in SAP Business One. I conti che appaiono in nero sono i conti attivi che non sono stati selezionati nella determinazione conti Co.Ge. Per ulteriori informazioni, vedere Determinazione conto Co.Ge..

Il numero di livelli nel piano dei conti può dipendere dalla localizzazione e dalle comuni prassi aziendali. In alcune nazioni il numero di livelli è imposto per legge.

SAP Business One mette a disposizione piani dei conti predefiniti per singole nazioni basati sui requisiti locali. Valutare con il partner quali piani dei conti predefiniti utilizzare e quali integrazioni e modifiche sono necessarie per l'azienda.