In SAP Business One, è possibile definire diversi messaggi da inviare come fax, e-mail e messaggi interni. Tali messaggi possono essere inviati sia agli utenti del sistema sia a business partners definiti. È possibile inviare i messaggi anche ad altri destinatari, inviandoli a destinatari singoli o utilizzando l'elenco di distribuzione per inviarli a gruppi di destinatari.

È possibile utilizzare anche messaggi di allerta per inviare messaggi a utenti selezionati ogni volta che si verifica un determinato evento. Tali messaggi possono essere predefiniti. Inoltre, laddove si sia definita una procedura di rilascio per l'immissione di documenti di acquisto e vendita, anche il workflow della procedura di approvazione si avvarrà dei messaggi.

Per inviare messaggi fax e e-mail da SAP Business One è necessario installare il software di comunicazione richiesto.