Schvaľovací proces 
Schvaľovací proces sa používa vo firmách, v ktorých štandardný pracovný postup vyžaduje, aby pracovníci mohli generovať určité doklady, napríklad objednávky, až po schválení vedúcim alebo iným nadriadeným pracovníkom. Vedúci pracovník definuje úrovne schvaľovacieho procesu a použité predlohy. Zahŕňa to:
ktoré doklady pracovníkov vyžadujú schválenie.
ktorí pracovníci môžu schvaľovať doklady.
ktoré doklady sú súčasťou schvaľovacieho procesu.
Proces schvaľovania dokladu začína vtedy, keď pracovník (ktorý je autorom dokladu) pridá doklad ako návrh v SAP Business One. Vedúcemu alebo nadriadenému pracovníkovi (schvaľovateľovi), od ktorého sa vyžaduje schválenie dokladu (podľa definícií v SAP Business One), sa internou správou odošle požiadavka na schválenie. Tieto interné správy podporujú schvaľovací proces tým, že informujú autorov i schvaľovateľov o statuse dokladov a o zmenách.
Proces schvaľovania dokladu sa končí vtedy, keď autor dostane konečné schválenie a pridá doklad ako riadny doklad.
Proces
Vedúci pracovník identifikuje schvaľovacie procesy požadované firmou.
Keď sa založí doklad, ktorý podlieha schvaľovaciemu procesu:
Autor dostane správu informujúcu o tom, že predtým, než je možné doklad uložiť ako riadny doklad, je potrebné schválenie.
Doklad sa uloží ako predbežne zadaný doklad.
PokynKeď sa zobrazí predbežne zadaný doklad, jeho status sa zobrazuje v hlavičke okna.
Koniec pokynuSchvaľovateľ dostane správu, že predbežne zadaný doklad vyžaduje schválenie.
Schvaľovateľ môže doklad schváliť alebo zamietnuť v okne Prehľad správ/výstrah zobrazením každej správy.
PokynAk má predloha schvaľovania dve úrovne s rôznymi schvaľovateľmi a obidvaja schvaľovatelia už doklad schválili, môže každý z nich doklad znova odmietnuť, pokiaľ nebol predbežne zadaný doklad uložený ako riadny doklad. Obidvaja schvaľovatelia majú rovnakú úroveň oprávnení na schvaľovanie. Poradie, v ktorom sú tieto úrovne v predlohe schvaľovania uvedené, neznamená, že rozhodnutie jedného schvaľovateľa má vyššiu prioritu ako rozhodnutie ostatných.
Koniec pokynu
Ak sa doklad:
schváli, autor dokladu dostane príslušnú správu. Autor môže potom skonvertovať schválený predbežný doklad na riadny doklad. Táto funkcia je k dispozícii aj v správe, kde autor alebo schvaľovateľ môže otvoriť príslušný doklad a potom ho uložiť ako riadny doklad.
zamietne, autor dokladu dostane príslušnú správu. V tomto prípade nie je možné skonvertovať predbežne zadaný doklad na riadny doklad. Predbežne zadaný doklad je možné odstrániť alebo zrušiť, ale najskôr sa musí zrušiť proces schvaľovania.
PokynAutor môže odmietnutý doklad upraviť. Ak zmenený doklad stále podlieha schvaľovaciemu procesu, aplikácia iniciuje nový schvaľovací proces a schvaľovatelia, ktorých schválenie sa požaduje, dostanú správu. Inak používateľ môže skonvertovať predbežný doklad na riadny doklad.
Koniec pokynuAk schvaľovateľ zruší proces schvaľovania počas niektorej úrovne schválenia, autor dokladu dostane príslušnú správu. V tomto prípade nie je možné konvertovať predbežne zadaný doklad na riadny doklad.
Ak bol krok schvaľovania zrušený a neskôr sa schvaľovací proces reštartuje, to znamená, že sa znovu vytvorí krok schvaľovania, autor dokladu dostane príslušnú správu. Do každej správy je možné pridať poznámky, ktoré poskytujú doplňujúce informácie o procese schvaľovania.
K dispozícii sú dva výkazy, ktoré oprávneným používateľom umožňujú sledovať a spracovávať všetky predbežne zadané doklady, ktoré sú práve predmetom procesu schvaľovania v systéme. Jeden z týchto výkazov je určený hlavne pre autora dokladu, je to Výkaz o statuse schválenia, a druhý pre schvaľovateľa, to je Výkaz o schválení.