Processo

Il processo d'acquisto in SAP Business One può essere iniziato richiedendo ai fornitori offerte per articoli o servizi tramite il documento di richiesta di offerta a fornitore. Una volta confrontate le richieste dei fornitori e individuata l'offerta migliore, si procede con l'ordinazione delle merci. Per ordinare gli articoli o i servizi, si crea il documento dell'ordine d'acquisto.

La fase successiva è l'entrata merci da fornitore. Si tratta della fase in cui l'azienda riceve l'inventario. L'entrata merci è seguita da una fattura da fornitore, che è la richiesta di pagamento. Questo è l'unico documento obbligatorio del processo d'acquisto. La fattura da fornitore può essere creata senza aver precedentemente creato un'entrata merci o un ordine d'acquisto.

In SAP Business One è possibile creare una fattura proforma da fornitore. Questo documento è analogo all'ordine d'acquisto, ma comprende una richiesta di pagamento. La fattura pro forma acquisti viene utilizzata quando un fornitore non è sicuro della solvibilità dei propri clienti. Nel processo d'acquisto di SAP Business One, è possibile rendere le merci al fornitore se, ad esempio, le merci ricevute sono difettose. Utilizzare il reso a fornitore se la restituzione è basata su un'entrata merci da fornitore oppure una nota di credito da fornitore se la restituzione è basata su una fattura da fornitore.

Un documento nuovo può essere creato sulla base di uno o più documenti esistenti. Quando l'utente crea un documento nuovo con riferimento a un documento esistente, vengono visualizzati soltanto i documenti ancora aperti. Tutti i documenti per i quali non è stato creato un documento successivo hanno lo stato Aperto. I documenti aperti restano tali fino al trasferimento completo di tutti gli articoli nel documento successivo oppure fino alla chiusura manuale o al relativo storno.

Ciascun documento ha effetti sulle quantità magazzino e alcuni sulla contabilità generale. L'ordine d'acquisto ha effetti sulla quantità magazzino disponibile. L'entrata merci da fornitore aumenta la quantità magazzino effettiva. Se viene creata una fattura in entrata senza riferimento all'entrata merci, verrà aumentata anche la quantità in magazzino.

Per quanto concerne la contabilità, la fattura in entrata crea sempre una transazione contabile. Registra i costi di nolo e le imposte e aggiorna il conto fornitore sulla base del nuovo saldo insoluto.

La fattura proforma da fornitore ha effetti soltanto sulla quantità magazzino disponibile e crea una transazione contabile.

Il reso a fornitore riduce i livelli magazzino effettivi. La nota di credito da fornitore riduce i livelli magazzino effettivi e crea anche una transazione contabile applicando importi negativi ai conti fatturati in precedenza.