Система напоминаний 
При каждой продаже товаров или предоставлении услуг кредиторская задолженность соответствующего заказчика перед компанией увеличивается. С этого момента начинается контроль входящих платежей с целью проверки своевременности погашения задолженности. При задержках компания должна инициировать многоуровневый процесс получения причитающихся ей денежных средств, например, путем телефонных переговоров или направления письменных напоминаний заказчику.
В SAP Business One для создания таких напоминаний предусмотрен ассистент напоминаний. Эта программа обеспечивает проверку всех открытых продаж и операций, относящихся к задолженности, по всем заказчикам, а также распечатку и рассылку письменных напоминаний различных уровней. Кроме того, ассистент напоминаний позволяет автоматически проводить счета-фактуры за работы/услуги для пеней и сборов, взимаемых по напоминаниям.
В системе напоминаний выполняется проверка следующих документов:
Открытые продажи, включая продажи с частичным кредитованием или оплатой
Продажи с графиком выплат
Корректировки продаж
Входящие платежи, не основанные на продажах
Бухгалтерские проводки вручную с проводкой по крайней мере одной строки для заказчика
Операции входящего и исходящего сальдо
Для использования ассистента напоминаний необходимо предварительно задать ряд параметров.
Далее описывается настройка процесса напоминания и результаты выполнения ассистента напоминаний.
Предпосылки
Для выполнения ассистента напоминаний необходимо определить следующее:
Счета пеней и сборов за напоминания на закладке Продажи по пути
Администрирование 
Определение Финансы Счета по умолчанию 
для автоматической проводки пеней или сборов с помощью счетов-фактур за работы/услугиУсловия напоминания по пути
Администрирование Определение Бизнес-партнеры Условия напоминания .Условия напоминаний основаны на уровнях напоминаний и содержат параметры и значения, необходимые для процесса напоминания.
Условие напоминания заказчику по умолчанию на закладке БП по пути
Администрирование Инициализация системы Общие параметры настройки Условия напоминаний для заказчиков в Условие напоминания на закладке Условия оплаты по пути
Бизнес-партнеры Справочник бизнес-партнеров
Для исключения некоторых продаж из процесса напоминания используются следующие опции:
Для исключения определенной продажи:
Выведите продажу на экран перед выполнением ассистента.
На закладке Логистика выберите Блокировать напоминания.
Позже можно отменить выбор этой опции для включения продажи в следующий процесс напоминания.
Для исключения всех продаж, созданных для определенного заказчика:
Откройте карточку этого заказчика в окне Справочник бизнес-партнеров.
На закладке Бухгалтерия выберите Блокировать напоминания.
Процесс
Выберите Продажи Ассистент напоминаний и выполните перечисленные ниже шаги. На каждом шаге можно нажать кнопку:
Дальше для перехода к следующему шагу ассистента
Назад для перехода к предыдущему шагу
Отменить для отмены создания документов ассистентом напоминаний
Шаг 1: Опции ассистента. Выберите необходимость запуска нового ассистента напоминаний или загрузки сохраненной программы.
Шаг 2: Общие параметры. Измените имя ассистента напоминаний по умолчанию и выберите уровень напоминания.
Шаг 3: Бизнес-партнеры: критерии выбора. Здесь выбирается диапазон кодов заказчиков для ассистента.
Шаг 4: Параметры документа. Введите диапазон дат регистрации или дат исполнения для включения в прогон ассистента. Кроме того, выберите соответствующие виды документов и другие параметры напоминаний, например Разрешить напоминание с отрицательными суммами и Показать все открытые позиции.
Шаг 5: Отчет по рекомендациям. Введите новый срок, до которого должен быть произведен платеж, и выберите продажи, включаемые в прогон ассистента, для каждого заказчика. Укажите, следует ли автоматически провести пеню и сборы и создать счета-фактуры за работы/услуги с этой целью.
Шаг 6: Рекомендованные счета. Если была выбрана автоматическая проводка пени или сборов за напоминания, можно просмотреть рекомендуемые счета-фактуры за работы/услуги и решить, следует ли их добавлять.
Шаг 7: Обработка. Выберите одну из следующих опций выполнения ассистента напоминаний:
Сохранить параметры выбора и завершить
Сохранить отчет по рекомендациям как черновик и завершить
Только выполнение, отложенная печать и завершение
Напечатать напоминания и завершить
Результат
При выполнении прогона программы напоминаний для продаж, включенных в прогон, обновляются уровень напоминания и дата последнего напоминания. При создании напоминания для заказчика обновляется карточка бизнес-партнера. На закладке Бухгалтерия в поле Дата напоминания отображается дата последнего создания напоминаний.
Если было выбрано автоматическое создание счетов-фактур за работы/услуги для пеней или сборов, создаются соответствующие счета-фактуры. Сводный отчет на шаге 8 показывает, какие напоминания были созданы и какие ошибки возникли (если это случилось).
Для просмотра истории напоминаний и списка всех продаж выберите Бизнес-партнеры Отчеты по бизнес-партнерам История предупреждений .