Show TOC

ПроцессСистема напоминаний Найти этот документ в структуре навигации

 

При каждой продаже товаров или предоставлении услуг кредиторская задолженность соответствующего заказчика перед компанией увеличивается. С этого момента начинается контроль входящих платежей с целью проверки своевременности погашения задолженности. При задержках компания должна инициировать многоуровневый процесс получения причитающихся ей денежных средств, например, путем телефонных переговоров или направления письменных напоминаний заказчику.

В SAP Business One для создания таких напоминаний предусмотрен ассистент напоминаний. Эта программа обеспечивает проверку всех открытых продаж и операций, относящихся к задолженности, по всем заказчикам, а также распечатку и рассылку письменных напоминаний различных уровней. Кроме того, ассистент напоминаний позволяет автоматически проводить счета-фактуры за работы/услуги для пеней и сборов, взимаемых по напоминаниям.

В системе напоминаний выполняется проверка следующих документов:

  • Открытые продажи, включая продажи с частичным кредитованием или оплатой

  • Продажи с графиком выплат

  • Корректировки продаж

  • Входящие платежи, не основанные на продажах

  • Бухгалтерские проводки вручную с проводкой по крайней мере одной строки для заказчика

  • Операции входящего и исходящего сальдо

Для использования ассистента напоминаний необходимо предварительно задать ряд параметров.

Далее описывается настройка процесса напоминания и результаты выполнения ассистента напоминаний.

Предпосылки

Для выполнения ассистента напоминаний необходимо определить следующее:

  • Счета пеней и сборов за напоминания на закладке Продажи по пути   Администрирование   Определение   Финансы   Счета по умолчанию   для автоматической проводки пеней или сборов с помощью счетов-фактур за работы/услуги

  • Условия напоминания по пути   Администрирование   Определение   Бизнес-партнеры   Условия напоминания  .

    Условия напоминаний основаны на уровнях напоминаний и содержат параметры и значения, необходимые для процесса напоминания.

  • Условие напоминания заказчику по умолчанию на закладке БП по пути   Администрирование   Инициализация системы   Общие параметры настройки  

  • Условия напоминаний для заказчиков в Условие напоминания на закладке Условия оплаты по пути   Бизнес-партнеры   Справочник бизнес-партнеров  

Для исключения некоторых продаж из процесса напоминания используются следующие опции:

  • Для исключения определенной продажи:

    1. Выведите продажу на экран перед выполнением ассистента.

    2. На закладке Логистика выберите Блокировать напоминания.

      Позже можно отменить выбор этой опции для включения продажи в следующий процесс напоминания.

  • Для исключения всех продаж, созданных для определенного заказчика:

    1. Откройте карточку этого заказчика в окне Справочник бизнес-партнеров.

    2. На закладке Бухгалтерия выберите Блокировать напоминания.

Процесс

Выберите   Продажи   Ассистент напоминаний   и выполните перечисленные ниже шаги. На каждом шаге можно нажать кнопку:

  • Дальше для перехода к следующему шагу ассистента

  • Назад для перехода к предыдущему шагу

  • Отменить для отмены создания документов ассистентом напоминаний

  1. Шаг 1: Опции ассистента. Выберите необходимость запуска нового ассистента напоминаний или загрузки сохраненной программы.

  2. Шаг 2: Общие параметры. Измените имя ассистента напоминаний по умолчанию и выберите уровень напоминания.

  3. Шаг 3: Бизнес-партнеры: критерии выбора. Здесь выбирается диапазон кодов заказчиков для ассистента.

  4. Шаг 4: Параметры документа. Введите диапазон дат регистрации или дат исполнения для включения в прогон ассистента. Кроме того, выберите соответствующие виды документов и другие параметры напоминаний, например Разрешить напоминание с отрицательными суммами и Показать все открытые позиции.

  5. Шаг 5: Отчет по рекомендациям. Введите новый срок, до которого должен быть произведен платеж, и выберите продажи, включаемые в прогон ассистента, для каждого заказчика. Укажите, следует ли автоматически провести пеню и сборы и создать счета-фактуры за работы/услуги с этой целью.

  6. Шаг 6: Рекомендованные счета. Если была выбрана автоматическая проводка пени или сборов за напоминания, можно просмотреть рекомендуемые счета-фактуры за работы/услуги и решить, следует ли их добавлять.

  7. Шаг 7: Обработка. Выберите одну из следующих опций выполнения ассистента напоминаний:

    • Сохранить параметры выбора и завершить

    • Сохранить отчет по рекомендациям как черновик и завершить

    • Только выполнение, отложенная печать и завершение

    • Напечатать напоминания и завершить

Результат

При выполнении прогона программы напоминаний для продаж, включенных в прогон, обновляются уровень напоминания и дата последнего напоминания. При создании напоминания для заказчика обновляется карточка бизнес-партнера. На закладке Бухгалтерия в поле Дата напоминания отображается дата последнего создания напоминаний.

Если было выбрано автоматическое создание счетов-фактур за работы/услуги для пеней или сборов, создаются соответствующие счета-фактуры. Сводный отчет на шаге 8 показывает, какие напоминания были созданы и какие ошибки возникли (если это случилось).

Для просмотра истории напоминаний и списка всех продаж выберите   Бизнес-партнеры   Отчеты по бизнес-партнерам   История предупреждений  .