Az SAP Business One hatékonyabb használata érdekében a már definiált jogosultságok átmásolhatók egyik felhasználótól egy másik számára. A jogosultsági profil másolásával például azonos jogosultságokat biztosíthat az azonos osztályon dolgozók számára.

Az SAP Business One átfogó jogosultsági szolgáltatással rendelkezik, mely az egyes felhasználók számára testreszabható. Az implementációs fázis során a rendszeradminisztrátornak jogosultsági koncepciót kell kidolgoznia, mely megakadályozza a jogosulatlan hozzáférést az adatbázishoz.

Megjegyzés: a felhasználó történetének és a jogosultsági beállítások módosításait a rendszer nem rögzíti. A testreszabás (rendszerbeállítás) és a felhasználói beállítások módosításait manuálisan kell dokumentálni. Mivel a rendszerparaméterek módosításai a belső monitoring-rendszer részei, ezeket is dokumentálni kell. A dokumentáció lehet a táblatartalom egyszerű kinyomtatása vagy képernyőfotók készítése.

Bizonyos óvintézkedéseket meg kell tenni az adatokhoz való hozzáférés felügyeletének biztosítása érdekében. A főkönyvben azok a felhasználók, akiknek nincs jogosultságuk a bizonylatnaplóhoz, de jogosultak a naplóbejegyzésekhez, használhatják az adatrekord-nyomógombokat az adatbázisban való tallózáshoz és a bizonylatok megtekintéséhez. Ily módon más bejegyzéseket is megjeleníthetnek, noha nem jogosultak listák megjelenítésére, például a bizonylatnaplóban.

A megfelelő jogosultságok hozzárendelésével korlátozható a bizonylatmezők módosítása. Ez nem vonatkozik a superuserként definiált felhasználókra.