Η διαμόρφωση της οικονομικής λογιστικής γίνεται όταν εγκαθιστάται το SAP Business One για πρώτη φορά. Κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης, ο συναλλασσόμενος, ο φορολογικός σύμβουλος και ο λογιστής ακολουθούν το GAAP και τους κρατικούς κανονισμούς για να διαμορφώσουν την οικονομική λογισιτκή.

Μόλις καθορίσετε τις οικονομικές περιόδους και τις περιόδους καταχώρισης αλλά και τα τμήματα του λογαριασμού, αν υπάρχουν, δημιουργείτε το λογιστικό σας σχέδιο. Ένα λογιστικό σχέδιο εμφανίζει τους λογαριασμούς γενικού καθολικού (Γ/Κ) της εταιρίας και είναι η βάση για τις δραστηριότητες αναφοράς και καταχώρισης.

Εκδότες, Τίτλοι και Ενεργοί Λογ/σμοί

Οι λογαριασμοί οργανώνονται ιεραρχικά σύμφωνα με τους εκδότες, τους τίτλους και τους ενεργούς λογαριασμούς. Ο οργανισμός του λογιστική σχεδίου ακολουθεί το GAAP, στο οποίο υπάρχει ξεχωριστός «εκδότης» για τους λογαριασμούς ενεργητικών, παθητικών, ίδιων κεφαλαίων, εσόδων, κόστους πωλήσεων, εξόδων, χρηματοδότησης και άλλα έσοδα και έξοδα (δείτε επίπεδο 1 στην εικόνα). Μέσα στον οργανισμό κάθε εκδότης, οργανώνει τους λογαριασμούς σας κατά επίπεδο σε λογικό στάδιο κατάλληλο για τις διαδικασίες οικονομικής λογιστικής. Οι εκδότες είναι η οργανωτική μονάδα στο ανώτερο επίπεδο. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τους προκαθορισμένους εκδότηες με το SAP Business One.

Κάθε λογαριασμός Γ/Λ καθορίζεται είτε ως λογαριασμός τίτλου ή ως ενεργός λογαριασμός. Μια ομάδα λογαριασμών τίτλου μαζί με όλους τους ενεργούς λογαριασμούς κάτω από αυτήν (δείτε επίπεδο 2, 3 και 4 στην εικόνα). Στις οικονομικές εκθέσεις, ένας τίτλος συνοψίζει όλα τα υπόλοιπα κάθε ενεργού λογαριασμού κάτω από αυτόν. Οι ενεργοί λογαριασμοί περιέχουν καταχωρίσεις κινήσεων (δείτε επίπεδο 4 και 5 στην εικόνα). Μπορείτε να διαφοροποιήσετε λογαριασμούς τίτλου και ενεργούς από το χρώμα του κειμένου τους: οι τίτλοι εμφανίζονται με μπλε, οι ενεργοί λογαριασμοί εμφανίζονται είτε ως πράσινοι ή ως μαύροι. Οι πράσινοι λογ/σμοί είναι λογ/σμοί ελέγχου που καθορίστηκαν ως προτεινόμενοι λογαριασμοί Γ/Λ για αυτόματη καταχώριση κινήσεων στο SAP Business One. Οι μαύροι λογ/σμοί είναι εκείνοι οι ενεργοί λογ/σμοόι που επιλέχτηκαν στον καθορισμό λογαριασμού Γ/Λ. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε Καθορισμός Λογαριασμού Γ/Λ.

Ο αριθμός των επιπέδων του λογιστικού σχεδίου σας μπορεί να εξαρτάται από την τοπική προσαρμογή και τις κοινές επιχειρηματικές πρακτικές. Μερικές χώρες έχουν συγκεκριμένο αριθμό επιπέδων γιατί απαιτείται από τη νομοθεσία.

Το SAP Business One προσφέρει προκαθορισμένα λογιστικά σχέδια για μεμονωμένες χώρες βάσει των τοπικών απαιτήσεων. Συζητήστε με τον συναλλασσόμενό σας ποιο προκαθορισμένο λογιστικό σχέδιο να χρησιμοποιήσετε, καθώς και ποιες προσθήκες και προσαρμογές είναι απαραίτητες για τη χώρα σας.